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合同签订及存档管理工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业、机构在业务开展过程中，涉及合同签订、履行、归档的全流程管理，覆盖采购、销售、服务、合作、人事等多个场景。具体包括：

采购场景：企业与供应商签订原材料、设备采购合同，明确交付标准、付款周期、违约责任等；

销售场景：企业与客户签订产品销售或服务提供合同，约定交付范围、验收方式、售后条款等；

合作场景：企业间或企业与个人签订项目合作协议，界定双方权责、收益分配、合作期限等；

人事场景：企业与员工签订劳动合同、保密协议，约定岗位职责、薪酬福利、保密义务等。

通过标准化流程，可保证合同条款合规、权责清晰，同时实现合同全生命周期可追溯，降低法律风险与管理成本。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与合同意向确认

操作目标：明确合作需求，确认双方合作意向，为合同起草奠定基础。

责任主体：业务部门负责人、需求发起人。

操作步骤：

业务部门根据业务需求（如采购原材料、拓展销售渠道等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、核心诉求（如数量、价格、交付时间等）；

需求发起人与合作方初步沟通，确认合作意向，获取合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等），核实合作方经营范围、资质许可等是否符合合作要求；

业务部门负责人对需求申请进行审批，确认合作必要性与可行性。

（二）合同起草与内容核对

操作目标：依据合作意向，起草合同文本，保证核心条款完整、表述清晰。

责任主体：法务人员（或指定起草人）、业务部门、财务部门。

操作步骤：

法务人员（或业务部门）根据《合同需求申请表》及合作方反馈，使用《合同模板》起草合同文本，内容包括：合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）、合作标的、数量/质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等；

业务部门核对合同内容是否与需求一致，重点检查标的物描述、交付要求、验收标准等业务条款；

财务部门核对价款、支付方式、税费承担等财务条款是否符合公司财务制度，保证资金安全；

法务人员审核合同的法律合规性，保证条款不违反法律法规，无歧义、无漏洞（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定等）。

（三）内部审核与修订

操作目标：通过多部门审核，降低合同风险，保证内容准确无误。

责任主体：法务部门、财务部门、业务部门负责人、分管领导。

操作步骤：

起草完成后的合同文本，依次提交至法务部门、财务部门、业务部门负责人审核，各部门填写《合同审批表》，明确审核意见（如“同意”“需修改XX条款”等）；

若审核中存在修改意见，由法务人员（或起草人）汇总修订，再次提交相关部门确认，直至所有审核部门无异议；

涉及重大合同（如金额超过XX万元、合作期限超过X年等）需提交至公司分管领导或总经理审批，最终确定合同文本。

（四）对方确认与谈判

操作目标：与合作方就合同条款达成一致，形成正式签约文本。

责任主体：业务部门负责人、法务人员、谈判代表。

操作步骤：

将最终审核通过的合同文本发送至合作方，明确告知签约时间、地点及所需材料（如授权委托书、公章等）；

若合作方提出修改意见，由业务部门与法务人员共同参与谈判，对非核心条款（如付款周期微调、交付时间小幅调整等）可协商一致，核心条款（如标的物、金额、违约责任等）需重新履行内部审批流程；

双方就所有条款达成一致后，共同在合同文本上签字盖章（合作方为企业的需加盖公章及法定代表人签章，为个人的需签字按手印）。

（五）正式签署与用印管理

操作目标：完成合同签署流程，保证合同法律效力。

责任主体：行政部（或指定用印管理人员）、法定代表人/授权代表。

操作步骤：

业务部门将双方确认的合同文本提交至行政部，填写《合同用印申请表》，附上合作方主体资格证明、审批流程文件等材料；

行政部审核用印材料完整性，确认合同文本与审批内容一致后，按照公司用印管理制度加盖公司公章（或合同专用章）；

用印完成后，行政部留存合同原件1-2份（根据合作方需求及存档要求确定），其余返还业务部门。

（六）合同分发与执行跟踪

操作目标：保证合同有效履行，及时跟踪执行进度。

责任主体：业务部门、财务部门、履约部门。

操作步骤：

业务部门将合同复印件分发给相关部门（如财务部门用于付款、履约部门用于执行），明确各部门职责；

履约部门按照合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），同步跟踪合作方履约情况（如付款进度、验收反馈等），填写《合同履行跟踪表》；

财务部门根据合同约定及履约进度，办理付款、开票等手续，保证资金流转与合同条款一致；

若履约过程中出现问题（如对方逾期交付、质量不达标等），业务部门及时与对方沟通，协商解决方案，必要时启动违约责任条款。

（七）存档登记与管理

操作目标：实现合同规范化