行业的文档审批及电子签名模板.docVIP

通用文档审批及电子签名模板工具说明

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各行业企业内部或跨组织间的文档审批流程，需通过电子签名确认审批效力的场景，包括但不限于：

合同类：服务合同、采购协议、保密协议、劳动合同等；

项目类：项目立项申请、项目预算审批、项目结题报告等；

行政类：制度文件发布、公章使用申请、办公设备采购申请等；

人事类：员工入职审批、转岗申请、离职手续确认、考勤异常处理等；

财务类：费用报销单、付款申请、预算调整审批等。

二、标准化操作流程详解

（一）发起审批阶段

模板选择与填写

发起人根据文档类型（如合同、申请单等），从企业内部系统或模板库中选择对应审批模板；

按模板要求完整填写文档信息，包括但不限于：文档标题、编号、版本号、涉及部门/人员、核心内容摘要、附件清单（如合同附件、报价单等），保证信息真实、准确，无遗漏关键条款。

发起人电子签名

发起人使用企业认证的电子签名工具（如第三方CA机构认证、内部系统的数字证书等）对填写完成的文档进行首次签名，确认发起意愿；

签名后系统自动“发起编号”，供后续流程跟进。

提交审批路径配置

根据文档性质及企业权限规范，设置审批流程路径（如“部门负责人→分管领导→法务→总经理”或“申请人→直属上级→行政部门”）；

明确各审批环节的审批人、审批时限（如每个环节不超过3个工作日），并抄送相关知会人员（如项目组、财务部门等）。

（二）审批流转阶段

部门初审

第一审批人（通常为部门负责人或直属上级）登录系统查看待审批文档，重点审核：

文档内容是否符合部门业务需求；

信息填写是否完整、数据是否准确；

附件是否齐全且有效（如合同附件需与一致）。

审批通过：“同意”并签名，流程自动转至下一审批人；

审批不通过：填写具体驳回理由（如“预算金额超标准”“条款表述不清晰”），“驳回”，文档退回发起人修改，修改后需重新提交审批。

跨部门会签（如需）

若文档涉及多部门协作（如采购合同需法务审核、财务审核预算），系统会按预设顺序依次推送至各部门审批人；

各审批人需在时限内完成审核，重点关注本部门职责范围内的内容（如法务审核合规性、财务审核资金安排），无需重复审核已确认部分。

终审确认

最终审批人（如总经理、分管副总等）对文档进行全面审核，确认：

整体流程是否符合企业制度；

决策依据是否充分（如项目立项需附可行性报告）；

最终结果是否符合企业利益。

终审通过后，系统标记审批流程完成，进入签名汇总阶段；

终审不通过：流程终止，文档退回发起人并说明原因，或启动补充审批流程（如需重新论证）。

（三）电子签名与归档阶段

多方电子签名确认

审批流程通过后，系统自动汇总所有审批环节的审批人及发起人，需依次完成电子签名；

签名方式：通过企业统一认证的签名工具（如短信验证码、人脸识别、USBKey等）进行个人签名，保证签名行为由本人操作；

签名顺序：按审批流程倒序（最终审批人→前一审批人→…→发起人）或并行签名，系统记录签名时间及操作日志。

审批版本与归档

所有签名完成后，系统自动带电子签名的最终审批版本（PDF格式），文件名包含“文档名称-审批编号-签署日期”；

发起人及审批人可最终版文档，同时系统自动将文档、审批日志、签名记录归档至企业文档管理系统（如OA系统、档案管理系统），设定保存期限（如合同类保存10年，申请类保存3年），支持关键词检索及调阅。

三、通用审批及签名模板结构

文档基本信息区

项目

内容示例

填写说明

文档名称

《公司2024年办公设备采购合同》

需与文档标题一致

文档编号

CG-2024-001

按企业编号规则填写（如合同-年份-序号）

版本号

V1.0

初次提交为V1.0，修改后递增（V1.1等）

发起部门

行政部

填写发起部门全称

发起人

某

填写发起人姓名，用*号代替具体字

联系方式（内部）

内部分机*123

填写企业内部联系方式，避免隐私信息

提交日期

2024-03-15

填写提交审批的日期

文档摘要

为采购50台办公电脑签订采购合同，预算15万元

简述文档核心内容及目的，不超过200字

附件清单

1.采购报价单（附件1）2.供应商资质文件（附件2）

列明所有附件名称及编号

审批流程记录区

审批环节

审批人/角色

审批意见（同意/驳回）

驳回理由（如驳回）

签名/签批

签署日期

部门初审

行政部负责人*经理

同意

-

[电子签名]

2024-03-16

财务审核

财务部*主管

同意

-

[电子签名]

2024-03-17

法务审核

法务部*专员

同意

-

[电子签名]

2024-03-18

终审

总经理*总

同意

-

[电子签名]

2024-03-19

发起人确认

*某（发起人）

已确认

-

[电子签名]

2024-03-20

四、使用规范与风险提示

文档填写规范

所有信息需真实、