某音效设计工作室合同审核管理办法.docx

某音效设计工作室合同审核管理办法

一、基本说明

为了让我们的小工作室能够更加顺畅地运转，让每一位伙伴都能在这里找到归属感，发挥创意，同时也能确保我们的工作质量和效率，我们共同制定了这份合同审核管理办法。这份制度适用于工作室里的每一位成员，无论是负责接单、设计、制作还是其他工作内容。我们希望通过这份制度，能够明确彼此的权利和义务，减少不必要的摩擦，让大家可以更专注于创作本身。同时，也希望这份制度能够随着工作室的发展而不断完善，成为我们共同的财富。

二、合同审核流程

1.接单前的初步评估

所有新进的合作合同或项目提案，首先由负责对接的伙伴进行初步阅读，判断项目是否符合工作室的定位和能力范围。若存在疑问，需在两天内提出，以便及时沟通。

2.关键信息核对

合同中涉及的关键信息，如项目周期、交付物规格、费用明细、付款方式等，必须逐项核对，确保没有遗漏或错误。任何模糊不清的地方，都要在正式签署前向客户或相关部门确认。

3.法务支持申请

对于金额较大或合同条款较为复杂的项目，需提前申请法务支持，由专业人员进行审核，并提供修改建议。未经法务支持的合同，原则上不予签署。

4.内部评审会议

每周五下午，召开合同内部评审会议，对本周待审核的合同进行集中讨论。会议由项目负责人主持，参与人员包括设计主管、财务人员及法务支持（如有）。会议需记录所有决策过程，并存档备查。

5.客户沟通与确认

合同审核过程中，如需与客户沟通，必须由指定的伙伴负责，并做好沟通记录。所有重要承诺均需以书面形式确认，避免口头协议带来的风险。

6.合同签署与归档

经内部评审通过的合同，由负责人与客户签署。签署后的合同原件需交由财务部门存档，电子版则由项目组自行备份，并标注签署日期和版本号。

7.合同履行监督

合同签署后，项目组需严格按照合同条款执行，任何变更均需提前与客户沟通，并形成书面补充协议。履行过程中遇到的问题，要及时上报，共同解决。

8.逾期处理机制

若客户未按合同约定支付款项，项目组需在逾期后三天内正式发出催款通知，并保留所有沟通记录。逾期超过十五天，可依据合同条款采取进一步措施，如暂停项目或解除合同。

三、项目创意提案规范

1.提案前的市场调研

每个新项目启动前，需进行必要的市场调研，了解行业动态和客户需求。调研结果需整理成文档，作为提案的基础材料之一，确保提案具有针对性和可行性。

2.创意方案的多方案制

对于重要项目，鼓励提出至少两个不同风格的创意方案，供客户选择。方案需详细说明设计理念、执行步骤和预期效果，并标注各自的优缺点，方便客户决策。

3.内部创意评审

提案提交前，需经过内部创意评审。评审由设计主管主持，可邀请其他成员参与，共同评估方案的创意性、可行性和市场潜力。评审结果需记录在案，作为提案修改的参考。

4.客户反馈的快速响应

提案提交后，需密切关注客户的反馈意见。对于客户的合理建议，要认真考虑并作出调整；若客户的意见与工作室的创意方向存在较大差异，需及时沟通，避免后期返工。

5.提案的正式确认

客户确认提案后，需签署正式的确认函，作为项目启动的依据。确认函中应包含项目的主要内容和执行细节，并标注确认日期和双方签字。

6.创意成果的版权保护

所有提案中的创意成果，未经工作室同意，不得擅自用于其他项目或对外泄露。客户如有独立使用需求，需在合同中明确约定版权归属和使用范围。

7.提案模板的标准化

为提高提案效率，工作室统一制定了提案模板，包含封面、目录、创意说明、执行计划等部分。所有提案均需按照模板制作，确保格式规范、内容完整。

8.提案的持续优化

提案制作过程中，如发现新的灵感或更优的方案，需及时更新提案内容，并通知相关人员。最终提交的提案版本，需经过多人复核，确保没有遗漏或错误。

四、客户沟通与服务标准

1.首次沟通的规范流程

每个项目启动后，需在三天内与客户进行首次正式沟通，确认项目需求、沟通方式和反馈机制。首次沟通的内容需记录在案，并作为后续服务的参考。

2.定期进度汇报制度

对于周期较长的项目，需建立定期进度汇报制度。汇报频率根据项目情况确定，但不得低于每周一次。汇报内容应包括已完成的工作、下一步计划以及遇到的问题。

3.客户反馈的及时处理

客户提出的任何反馈，无论大小，均需在二十四小时内作出回应。对于合理建议，要积极采纳并告知客户；若无法采纳，需说明原因，并尝试提供替代方案。

4.服务态度的统一标准

所有与客户沟通的伙伴，均需保持专业、热情、耐心的服务态度。对于客户的疑问或不满，要积极倾听并妥善处理，避免将情绪传递给客户。

5.紧急情况的处理预案

若项目遇到突发情况，可能影响交付时间或质量，需立即启动应急预案。应急预案中应包含备