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业务拓展合同管理统一化工具包

适用场景与核心价值

本工具包适用于企业业务拓展过程中各类合同的规范化管理，涵盖新客户合作、渠道拓展、项目外包、服务采购等场景。通过统一模板、标准化流程和集中化管理，解决合同版本混乱、审批效率低、履约跟踪困难、关键信息遗漏等问题，降低法律风险，提升跨部门协作效率，保证业务拓展过程中的合同权责清晰、流程可追溯。

全流程操作指南

一、合同发起与信息录入

操作目标：明确合作需求，完成合同基础信息采集，保证关键要素完整。

步骤说明：

需求提报：业务发起人（如销售经理）根据合作意向，填写《业务拓展需求表》，明确合作方背景、合作内容、预期目标、核心条款（如金额、期限、交付标准）等，提交至部门负责人审批。

合同模板选择：根据合作类型（如采购合同、服务合同、分销协议），从工具包“标准化模板库”中选取对应基础模板，避免使用非标模板。

信息录入：在合同模板中填写完整信息，包括：

合同主体：甲方（企业全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人*、联系方式）；

合同标的：合作内容、服务范围、产品规格、数量/期限等；

商务条款：合同金额（含税/不含税、支付方式、分期计划）、违约责任、争议解决方式；

附件清单：技术协议、验收标准、报价单等需作为附件的文件。

初步审核：业务发起人自查合同信息与需求一致性，保证无漏填、错填字段，提交至法务专员*进行合规性预审。

二、内部审批流程

操作目标：通过多部门协同审批，保证合同条款合法、合规、合理，符合企业利益。

步骤说明：

部门负责人审批：业务部门负责人*审核合同的业务必要性、资源匹配度（如预算、人员），签署审批意见。

法务合规审批：法务专员*重点审核条款合法性（如法律效力、违约责任、知识产权归属）、风险点（如不可抗力条款、保密义务），提出修改意见并反馈至业务发起人调整。

财务审批：财务专员*审核金额准确性、支付方式合理性（如是否符合企业资金管理政策）、税务处理合规性，保证发票类型、开票信息与合同一致。

高层审批：根据合同金额或重要性，由分管副总或总经理最终审批，重大合同（如金额超100万元）需提交至总经理办公会审议。

关键节点：审批环节如需退回修改，需明确修改意见及反馈时限，避免流程停滞。

三、合同签署与生效

操作目标：完成合同签署，明确生效条件，保证法律效力。

步骤说明：

最终版本确认：审批通过后，业务发起人获取最终版合同文本，与合作方确认签署版本（避免使用修订痕迹过多的版本）。

签署方式：

电子签署：通过企业认证的电子签署平台（如e签宝、法大大），完成双方电子签章，签署后PDF版本并归档；

纸质签署：打印合同文本（双面打印，加盖骑缝章），双方法定代表人或授权代表*签字并加盖公章/合同章，保证签署页清晰、无涂改。

生效条件确认：合同生效需满足约定条件（如双方签字盖章后生效、或满足特定审批后生效），业务发起人需记录生效日期并同步至相关部门。

四、履约跟踪与过程管理

操作目标：实时监控合同履行进度，及时发觉并解决履约风险，保证合作目标达成。

步骤说明：

履约计划制定：合同生效后，业务部门联合相关部门（如项目组、交付团队）制定《履约跟踪表》，明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）、责任人及完成标准。

进度更新：责任人按周期（如每周/每月）更新履约进度，交付成果、验收报告等证明材料，记录异常情况（如延迟交付、质量问题）。

风险预警：当履约进度滞后或出现风险时（如合作方违约、不可抗力事件），业务发起人需在24小时内上报部门负责人*，启动应急预案（如协商变更条款、终止合同）。

沟通协调：定期与合作方召开履约沟通会（如月度例会），确认双方履约情况，解决争议，形成会议纪要并归档。

五、合同变更与终止

操作目标：规范合同变更与终止流程，保证变更内容合法、终止程序合规。

步骤说明：

变更申请：因业务需求变化或不可抗力需变更合同时由业务发起人提交《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容（如金额调整、期限延长、范围变更）及影响，附双方协商一致的书面文件。

变更审批：变更审批流程与原合同审批流程一致，需经法务、财务、高层审批通过后，签署《合同变更补充协议》，作为原合同附件。

终止申请：符合终止条件（如一方严重违约、合同目的无法实现）时，业务发起人提交《合同终止申请表》，说明终止原因、终止时间、后续处理方案（如结算、赔偿），经审批后与合作方签订《合同终止协议》。

六、归档与复盘

操作目标：实现合同全生命周期管理，积累经验教训，优化后续合同管理。

步骤说明：

资料归档：合同签署后，业务发起人收集完整资料（合同文本、审批记录、签署页、附件、履约跟踪表、变更/终止协议等），按“一合同一档”原则整理，至企业合同管理系统（或指定档案柜），标注归档日期及档案编号。

复盘分析：合同履行结束后，业务部门组织复盘会议，分