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企业人力资源管理实用模板：新员工入职管理标准化流程

一、适用情境

二、操作流程详解

步骤1：入职需求确认与岗位对接

操作主体：用人部门负责人、HR

具体操作：

用人部门根据业务需求，提前5个工作日向HR提交《人员需求申请表》，明确岗位名称、职责、任职要求、到岗时间及人员编制情况。

HR审核需求是否符合公司年度招聘计划及编制要求，若需调整，与用人部门沟通确认后反馈至分管领导审批。

审批通过后，HR启动招聘流程，待候选人录用后，提前3个工作日通知用人部门准备岗位资源（如工位、办公设备、系统权限等），并向新员工发送《入职通知书》，明确入职时间、需携带材料（证件号码、学历证明、体检报告等）及报到地点。

步骤2：新员工信息收集与材料核验

操作主体：HR、新员工

具体操作：

新员工入职前1个工作日，通过企业指定渠道（如OA系统、邮箱）提交电子版材料，包括：证件号码正反面复印件、学历/学位证书复印件、离职证明（如有）、近期体检报告（指定医院）、银行卡信息（用于薪资发放）及一寸免冠照片。

入职当日，HR核验原件与复印件是否一致，确认材料齐全后，引导新员工填写《新员工入职信息登记表》（内容详见“配套工具表单”），收集个人基本信息、紧急联系人、职业资格等信息。

对关键信息（如学历、离职原因）进行初步核实，若有疑问及时与新员工或原单位沟通确认。

步骤3：入职前资源准备与系统配置

操作主体：HR、行政部、IT部

具体操作：

HR提前1个工作日向行政部提交《新员工入职物品申请单》，申领办公桌椅、文具、工牌、门禁卡等物品；行政部在入职当日将物品摆放至指定工位。

IT部根据HR提供的岗位信息，提前开通企业邮箱、内部通讯软件（如钉钉、企业）、OA系统及业务系统权限，保证新员工入职后可正常使用。

HR将新员工信息录入人力资源管理系统（HRMS），员工编号，同步更新组织架构信息。

步骤4：入职办理与合同签订

操作主体：HR、新员工、用人部门负责人

具体操作：

新员工到报到后，HR引导其办理入职登记，签署《劳动合同》《保密协议》《岗位职责说明书》等文件，一式两份，企业与员工各执一份。

安排新员工拍摄工牌照，制作工牌及门禁卡，并讲解考勤制度、假期规定、办公纪律等基础规则。

带领新员工熟悉办公环境（如会议室、茶水间、卫生间等），介绍部门同事及负责人，由用人部门负责人安排入职引导人（资深员工），协助其熟悉岗位职责及工作流程。

步骤5：入职引导与试用期跟踪

操作主体：用人部门、HR、入职引导人

具体操作：

入职首周，入职引导人每日向新员工讲解岗位技能、工作流程及团队协作要求，每日下班前沟通当日学习情况并解答疑问。

用人部门负责人在入职1周内组织新员工沟通会，明确试用期（1-6个月，根据岗位确定）考核目标及标准。

HR在入职第1个月、第3个月分别与新员工及用人部门负责人进行沟通，知晓工作适应情况、遇到的困难及培训需求，形成《试用期跟踪记录表》，作为试用期转正评估依据。

三、配套工具表单

表1：新员工入职信息登记表

项目

填写内容

备注

姓名

*某

与证件号码一致

性别

男/女

出生年月

年月

证件号码号

需提供原件核验

学历/学位

学历/学位

如：本科/学士

联系方式

紧急联系方式

紧急联系人

*某（关系：）

电话：139

银行卡号

开户行：银行支行

岗位名称

岗位

如：市场专员

所属部门

部门

如：市场营销部

入职日期

年月日

试用期时长

X个月

根据岗位确定

表2：入职材料清单及交接表

序号

材料名称

提交状态（√）

备注

1

证件号码复印件（正反面）

需核验原件

2

学历/学位证书复印件

需核验原件

3

离职证明（如有）

原单位盖章

4

体检报告

三个月内有效

5

银行卡复印件

需注明开户行

6

一寸免冠照片（2张）

7

其他：__________________

如：职业资格证

提交人签字：*某

HR核验人签字：*某

日期：年月日

表3：新员工入职引导计划表

阶段

引导内容

负责人

时间节点

入职当日

办公环境介绍、同事认识、基础制度讲解

HR、部门负责人

入职当天

入职第1周

岗位职责说明、工作流程实操、工具使用培训

入职引导人

每日下班前

入职第2周

独立处理基础任务、团队协作演练

入职引导人、直属上级

每周总结

入职第1月

试用期目标确认、跨部门对接流程学习

部门负责人、HR

月度沟通会

四、关键要点提示

信息准确性保障：入职信息登记表需由新员工本人填写，HR需逐项核验原件与复印件，避免信息错误导致后续薪资发放、社保缴纳等问题。

流程时效性管理：各环节需明确时间节点（如材料提前提交、权限提前开通），避免因准备不足导致新员工入职后无法正常开展工作。

部门协作一致性：HR、行政部、IT部及用人部门需提前沟通，保证工位、设备、系统权限等资源同步到位，避免责任推诿。