行政办公物资采购计划书审批流程明确版.docVIP

行政办公物资采购计划书审批流程工具包

一、适用范围与场景

本工具适用于企业、事业单位及社会团体等组织行政办公物资（如办公用品、设备耗材、清洁用品等）采购前的计划审批环节，旨在规范采购申请、预算控制及责任分工，保证采购流程合规、高效。具体场景包括：

月度/季度行政办公物资集中采购计划申报；

零星物资采购需求（单次金额超过规定标准时）；

新增部门或临时性办公物资补充采购计划。

二、审批流程全步骤详解

步骤一：需求部门发起计划申请

操作主体：需求部门申请人（如行政专员、部门助理）

操作内容：

根据部门实际办公需求，梳理所需物资名称、规格、数量、预估单价及用途，填写《行政办公物资采购计划表》（详见模板）；

附上物资需求说明（如新增部门需提供部门成立文件、设备更新需提供旧设备报废证明等辅助材料）；

提交计划表至部门负责人进行初步审核。

输出材料：《行政办公物资采购计划表》（含部门负责人签字版）、需求说明附件。

步骤二：部门负责人审核需求合理性

操作主体：需求部门负责人（如部门经理）

操作内容：

核查本部门物资需求的必要性（如是否为日常办公必需、是否存在重复申请等）；

确认需求数量与部门实际规模、工作量匹配（如人数与办公用品数量比例、设备使用频率等）；

审核无误后，在计划表“部门负责人审核意见”栏签字确认，并提交至行政部。

审核要点：需求真实性、数量合理性、是否符合部门预算范围。

步骤三：行政部审核采购合规性与库存匹配度

操作主体：行政部采购专员/负责人

操作内容：

查看物资需求是否符合公司《行政办公物资管理办法》中的品类范围（如禁止采购非办公类物资）；

核对现有库存（通过库存管理系统或台账），确认是否存在可调配物资，避免重复采购；

审核物资规格型号的标准化程度（如优先选用公司常用型号，减少特殊规格采购成本）；

汇总各部门需求，形成初步采购计划，提交财务部进行预算审核。

审核要点：合规性、库存匹配度、规格标准化。

步骤四：财务部审核预算符合性

操作主体：财务部预算专员/负责人

操作内容：

核对采购计划总金额是否在部门年度/季度预算额度内；

审查物资预估单价的合理性（参考历史采购价格、市场价格行情）；

对超预算计划，要求需求部门说明原因并提交预算调整申请（如无合理原因则退回修改）；

审核通过后，在计划表“财务部审核意见”栏签字，提交至分管领导审批。

审核要点：预算额度、单价合理性、超预算说明。

步骤五：分管领导审批采购优先级

操作主体：公司分管行政/财务的副总经理/总监

操作内容：

综合各部门需求重要性、紧急程度及预算情况，确定采购计划的执行优先级；

对跨部门共用物资（如打印机、投影仪等），协调明确使用责任主体；

审批通过后，在计划表“分管领导审批意见”栏签字，提交至总经理审批（或按权限由分管领导最终审批）。

步骤六：总经理/最终审批人确认（如需）

操作主体：公司总经理/决策负责人

操作内容：

对重大采购计划（如单次金额超过元、涉及固定资产采购等），进行最终审批；

确认采购计划与公司整体战略目标一致（如成本控制、效率提升等）；

审批通过后，在计划表“总经理审批意见”栏签字，流程闭环至行政部。

步骤七：行政部备案与计划执行

操作主体：行政部采购专员

操作内容：

将审批通过的《行政办公物资采购计划表》分类存档（电子版+纸质版），作为采购执行依据；

根据计划制定采购方案（如选择供应商、确定采购方式），启动采购流程；

采购完成后，及时更新库存台账，并将采购结果反馈至需求部门及财务部。

三、采购计划书标准模板

行政办公物资采购计划表

基本信息

内容

计划编号

（由行政部按年度+流水号填写，如2024-CG-001）

申请部门

申请日期

年月日

采购周期

□月度计划□季度计划□零星临时计划

物资明细

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

备注（如库存情况）

示例：A4复印纸

70g/500张/包

包

20

25.00

500.00

日常办公打印使用

现有库存5包，需补充

示例：签字笔

0.5mm黑色/支

支

50

2.50

125.00

部门员工日常使用

…

…

…

…

…

…

…

…

合计金额

（大写）：人民币仟佰拾元角分

625.00

审批意见

审核人

签字

日期

需求部门负责人

年月日

行政部审核

年月日

财务部审核

年月日

分管领导审批

年月日

总经理审批（如需）

年月日

附件清单|□需求说明□库存清单□预算调整申请□其他：|

四、操作关键要点提示

时间要求：

月度/季度采购计划需在每月25日前提交至行政部，保证次月采购顺利执行；

各部门审批环节需在2个工作日内完成，避免流程延误；

紧急采购需求（如突发办公故障需立即更换物资）可启动“绿色通道”，但需在审批表中注明“紧