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企业公文处理流程及文档格式模板

一、适用工作场景与类型

决策部署类：如年度工作计划、战略实施方案、管理制度文件等；

请示报告类：如部门经费请示、项目进展报告、重大事项请示等；

沟通协调类：如跨部门协作函、工作对接通知、会议安排等；

事务通知类：如节假日放假通知、员工行为规范、办公设备管理规定等。

通过统一流程与格式，保证公文内容严谨、传递高效、归档规范，提升企业内部管理协同效率。

二、公文处理全流程操作指南

公文处理需遵循“起草-审核-签发-编号-分发-执行-归档”的闭环流程，各环节责任主体及操作要点

1.公文起草

责任主体：内容发起部门（如行政部、业务部等）经办人。

操作步骤：

明确主题与依据：根据工作需求确定公文核心内容，保证符合企业相关制度及上级要求；

收集与整理资料：汇总数据、政策文件、会议决议等支撑材料，保证信息真实准确；

撰写按模板结构撰写内容，逻辑清晰、语言简练，避免口语化表达；

格式初步排版：设置标题、字体、字号、行距等基础格式（详见模板示例）。

2.部门审核

责任主体：发起部门负责人。

审核要点：

内容是否贴合部门工作实际，是否符合企业战略目标；

数据、案例等关键信息是否准确无误，有无矛盾或遗漏；

格式是否符合模板基础规范（如标题居中、段落分明等）。

输出结果：审核通过后签字确认；需修改的，退回经办人调整并重新提交。

3.会签或复核

责任主体：涉及相关部门负责人（如跨部门文件）或企业法务/合规专员（如涉及合规性文件）。

操作要求：

跨部门文件：需送至相关部门会签，确认职责分工、协作内容等无异议；

合规性文件：由法务/合规专员审核法律风险、条款合规性，出具书面意见。

输出结果：会签/复核通过后，方可进入下一环节。

4.领导签发

责任主体：根据公文重要性及权限，由分管领导、总经理或董事长签发。

签发权限：

日常事务通知、部门内部文件：分管领导签发；

重大制度、年度计划、重要请示：总经理签发；

战略性、全局性文件：董事长签发。

输出结果：签发人在公文签发页签字，确认文件最终版本。

5.文编号登记

责任主体：企业行政部或综合管理专员。

操作规范：

按企业公文编号规则赋予唯一文号（如“企发〔2024〕X号”），其中“X”为当年发文序号；

在《公文登记台账》中记录文号、标题、签发人、发文日期、分发范围等信息，保证可追溯。

6.印制与分发

责任主体：行政部文员。

操作要求：

印制：使用企业统一公文纸（A4纸），标题字体为小标宋简体二号，为仿宋GB2312三号，行距28磅，页码页脚居中；

分发：按登记台账范围分发纸质版（需接收人签字确认），同步通过企业内部系统发送电子版，并留存分发记录。

7.执行与跟踪

责任主体：文件中明确的执行部门或责任人。

操作规范：

接收公文后，需在3个工作日内确认执行要求，制定具体落实计划；

重要公文（如项目方案、制度文件）需定期反馈执行进展，行政部负责跟踪督办。

8.归档管理

责任主体：行政部档案管理员。

归档要求：

公文办理完毕后1个月内，收集纸质版原件（含签发页、审核意见）及电子版，按“年度-文号-类别”分类整理；

归档文件需标注“密级”（如内部公开、秘密等），存储于企业档案系统或专用档案柜，保存期限按企业档案管理规定执行。

三、常用公文模板示例

模板1：请示类公文（示例：关于举办年度员工培训的请示）

要素

内容要求

标题

关于[事由]的请示（居中，小标宋简体二号）

文号

企发〔2024〕号（顶格，仿宋GB2312三号）

主送机关：*总经理：

一、背景与目的为提升员工专业技能，根据年度培训计划，拟于2024年X月X日至X日举办年度员工培训。二、培训方案（一）培训内容：技能、制度等；（二）参训人员：各部门员工共人；（三）预算金额：元（含讲师费、场地费等）。三、请示事项恳请批准上述培训方案及预算。

附件

1.《年度员工培训安排表》2.《培训预算明细表》

发文机关

人力资源部（仿宋GB2312三号，右对齐）

成文日期

2024年X月X日（阿拉伯数字，右对齐）

签发页

分管领导签字：__________总经理签字：__________（日期：2024年X月X日）

模板2：通知类公文（示例：关于2024年端午节放假安排的通知）

要素

内容要求

标题

关于[事由]的通知（居中，小标宋简体二号）

文号

企发〔2024〕号（顶格，仿宋GB2312三号）

主送机关：各部门、全体员工：

根据国家法定节假日安排，结合企业实际，现将2024年端午节放假安排通知一、放假时间：X月X日至X月X日，共X天；二、注意事项：1.请各部门提前做好工作安排，保证假期前后工作衔接；2.放假期间注意安全，关闭办公区域电源。

发文机关

行政部（仿宋GB2312三号，右对齐）

成文日期

2024年X月X日（