供应链采购流程标准化模板确保采购效率与质量.docVIP

供应链采购流程标准化模板：保证采购效率与质量

一、引言

供应链采购是企业运营的核心环节，直接影响成本控制、生产效率及产品质量。为规范采购行为、降低操作风险、提升采购效率与质量，特制定本标准化流程模板。本模板整合需求识别、供应商管理、订单执行、验收结算等关键环节，适用于各类企业的日常采购活动，助力采购工作实现“流程标准化、决策数据化、风险可控化”。

二、适用范围与应用场景

（一）适用企业类型

本模板适用于制造业、零售业、服务业等各类有采购需求的企业，特别是采购品类多、供应商规模差异大、对流程规范性要求较高的企业。

（二）适用采购场景

生产物料采购：直接用于产品生产的原材料、零部件、半成品等；

非生产物料采购：办公用品、设备耗材、服务类采购（如物流、咨询）；

紧急采购：需快速响应的生产突发需求或临时性物料短缺；

战略采购：长期合作供应商的年度框架协议采购。

三、标准化采购流程操作步骤

采购流程按“需求发起—寻源评估—订单执行—交付验收—结算归档”五个阶段推进，各阶段明确责任部门、操作内容及输出成果，保证全流程可追溯、可管控。

（一）需求识别与提报：明确“买什么、买多少、何时买”

责任部门：需求部门（生产部、行政部、项目部等）、采购部

操作步骤：

需求发起：需求部门根据生产计划、库存情况或业务需要，填写《采购申请单》，详细说明物料名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望交付日期、预算金额及用途（如“生产A产品需用零件，数量500件，需于X月X日前到货”）。

需求审核：需求部门负责人（如生产部*经理）对需求的合理性（数量、规格是否符合标准）进行初审；采购部对预算合规性（是否超年度预算）、市场供应可行性进行复审。

审批生效：根据采购金额分级审批（如金额≤1万元由采购部经理审批；1万-5万元由分管副总审批；＞5万元由总经理*审批），审批通过后流转至采购部。

输出成果：《采购申请单》（审批版）

（二）供应商寻源与评估：锁定“优质、合规、高效”的合作伙伴

责任部门：采购部、质检部、财务部

操作步骤：

供应商寻源：

对于常规物料，从《合格供应商名录》中筛选3家及以上候选供应商；

对于新物料或紧急采购，通过行业展会、招标平台、行业协会等渠道拓展新供应商，收集其营业执照、生产许可证、相关认证（如ISO9001）等资质文件。

供应商评估：采购部组织质检部、财务部对候选供应商进行综合评分，评分维度包括：

价格（占比30%）：对比同类物料市场价格，选择性价比最优；

质量（占比40%）：查看供应商历史供货质量合格率、客户投诉记录；必要时安排现场验厂（如生产设备、工艺流程、质量管控体系）；

交付（占比20%）：评估供应商平均交货周期、准时交付率；

服务（占比10%）：响应速度、售后保障能力（如退换货政策、技术支持）。

供应商确定：根据评分结果，选择综合得分最高的供应商作为候选合作方；若金额≥5万元，需组织供应商谈判，最终确定合作价格及条款。

输出成果：《供应商评估表》《供应商谈判记录》

（三）采购订单：固化“权责、价格、交付”条款

责任部门：采购部、法务部（可选）、供应商

操作步骤：

订单创建：采购专员*根据审批通过的《采购申请单》及供应商谈判结果，在ERP系统中创建《采购订单》，明确以下信息：

订单编号、供应商全称及联系方式；

物料名称、规格型号、数量、单价、总金额；

交货地点、交货批次、交付时间；

付款方式（如“货到30天付款”）、质量标准（如“符合GB/T19001-2016”）、违约责任（如“逾期交付按日收取0.05%违约金”）。

订单审批：采购部经理*审核订单信息准确性（数量、价格、交期与申请单一致），法务部（可选）审核合同条款合规性。

订单确认：采购部将《采购订单》盖章后发送至供应商，供应商确认盖章后回传，订单正式生效。

输出成果：《采购订单》（双方盖章版）

（四）订单执行与交付跟踪：保证“按期、按量、按质”到货

责任部门：采购部、需求部门、仓库

操作步骤：

进度跟踪：采购专员*通过ERP系统或定期与供应商沟通，跟踪订单生产/备货进度，重点关注：

生产/备货是否按计划进行；

若遇供应商产能不足、原材料短缺等风险，要求供应商提供解决方案及预计交付时间，必要时启动备选供应商。

到货通知：供应商发货前1-2天通知采购部及仓库，提供《发货清单》（含物料名称、批次、数量、物流单号）；仓库根据《发货清单》准备收货场地。

异常处理：若供应商无法按期交付，采购部需及时向需求部门反馈，协商调整生产计划或启动紧急采购流程；若价格、规格等与订单不符，暂停收货并要求供应商整改。

输出成果：《发货清单》《进度跟踪记录》

（五）验收与入库：严控“数量、质量、合规”关口

责任部门：仓库、需求部门、质检部、采购部

操作步骤：

数量验收：仓库根据《采购订单》《发货清单》核对到货