企业采购申请与审批表格集中管理型.docVIP

适用场景与价值

在企业运营中，采购申请与审批常面临流程分散、信息滞后、数据难以汇总等问题。集中管理型工具适用于多部门协同采购（如行政部、生产部、研发部同步提交需求）、预算严格管控（需实时核对部门预算余额）、跨区域审批（异地领导签署）、采购历史追溯（审计或复盘时快速调取记录）等场景。通过统一管理，可减少重复审批环节，提升审批效率40%以上，保证采购行为合规、数据可追溯，为企业成本控制和决策分析提供支持。

标准化操作流程

一、采购申请发起

操作人：需求部门经办人（如*李华）

操作内容：

登录企业采购管理系统，进入“采购申请”模块，在线填写《采购申请表》。需包含以下核心信息：

申请人基本信息：姓名（*李华）、所属部门（生产部）、联系方式（内部短号）、申请日期；

采购明细：物品名称（如“数控机床配件”）、规格型号（如“XK-2023型”）、数量（10件）、预估单价（2500元/件）、预估总价（25000元）、用途说明（“用于生产车间C线设备维护”）；

附件：如物品技术参数说明书、库存部出具的“库存不足证明”、历史采购价格参考表等。

提交前需检查必填项是否完整，预估总价需符合部门年度预算额度（可通过系统“预算查询”功能实时核对）。

二、部门负责人初审

操作人：需求部门负责人（如*张伟）

操作内容：

系统自动推送申请至部门负责人，需在1个工作日内完成初审。重点审核：

需求必要性：是否为生产运营必需，是否存在库存积压（可联动库存系统查询）；

预算匹配度：本次申请金额是否在部门剩余预算范围内（如生产部年度预算50万元，已使用30万元，剩余20万元可覆盖本次申请）；

用途合理性：是否符合部门年度工作计划。

初审通过后，在线签字确认；若不通过，需填写驳回理由（如“非必要采购”“超预算”）并退回申请人修改，同时同步说明修改方向。

三、采购部门专业复核

操作人：采购专员（如*王芳）

操作内容：

收到初审通过的申请后，采购专员进行专业复核，时限为2个工作日：

标准化审核：物品是否纳入《企业标准化采购目录》，规格型号是否符合统一标准（如非标物品需提供特殊说明）；

价格合理性：参考历史采购数据（近6个月同类物品平均价）或市场行情，判断预估单价是否合理（如单价超历史价10%，需要求申请人提供比价记录）；

供应商资质：若指定供应商，需核查其是否在《合格供应商名录》内（如不在，需补充供应商资质文件）。

复核通过后提交财务部门；若需调整（如建议更换为性价比更高的规格），注明修改意见并反馈申请人沟通确认。

四、财务部门合规审批

操作人：财务经理（如*陈明）

操作内容：

财务部门重点审核合规性，时限为2个工作日：

预算合规：是否纳入年度预算，超预算部分是否完成《预算调整审批》（如追加预算需提供书面说明及领导签字）；

资金计划：是否符合企业资金支付周期（如季度末需统筹安排资金，避免集中支付）；

成本效益：大额采购（单次≥5万元）需简要分析成本效益（如批量采购是否可降低单价）。

审核通过后，系统自动流转至分管领导；若驳回，说明具体原因（如“预算未批复”“资金不足”）并终止流程。

五、分管领导最终审批

操作人：公司分管副总（如*赵强）

操作内容：

根据采购金额分级审批：

金额≤1万元：部门负责人+财务经理审批通过后即可生效；

1万元＜金额≤5万元：需分管副总审批，重点审核采购事项与部门目标的关联性；

金额＞5万元：需提交总经理办公会集体审议，形成会议纪要作为审批依据。

审批通过后，系统《采购任务通知单》，明确采购执行部门（采购部）、完成时限（如“15个工作日内完成采购”），并同步推送至申请人及相关部门；若驳回，说明战略层面原因（如“不符合年度降本目标”）。

六、执行反馈与归档管理

操作人：采购专员、行政档案员

操作内容：

执行反馈：采购部门按《采购任务通知单》执行后，将供应商名称、合同号、实际成交价、交付日期录入系统，自动反馈给申请人及审批人；

验收确认：申请人收到物品后，需在3个工作日内完成验收，填写《采购验收单》（注明数量、质量、是否合格），系统自动关联至原申请单；

归档管理：行政档案员每月对已完成采购的申请表、审批记录、合同、验收单等资料进行集中归档，电子档按“年度-季度-部门”分类存储至服务器，纸质档按顺序装订，保存期限不少于5年，保证审计时可快速调取。

采购申请表模板

基本信息

内容

申请人姓名

*李华

所属部门

生产部

联系方式（内部短号）

88

申请日期

2023年10月25日

采购明细

序号

物品名称

1

数控机床配件

预算信息

部门年度预算额度（元）

500000

本年度已使用预算（元）

320000

本次申请后剩余预算（元）

180000

审批流程

审批环节

审批人

部门负责人初审

*张伟（生产部经理）

采购部门复核

*王芳（采购专员）

财务部门审批

*