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行政物品库存盘点实用清单

一、盘点工作适用情境

行政物品库存盘点是行政管理的常态化工作，主要适用于以下场景：

定期全面盘点：每季度、半年度或年度末，对行政仓库所有物品进行系统性清查，保证账实相符，掌握库存动态；

岗位交接盘点：行政人员岗位变动（如仓库管理员离职、调岗）时，需对所管物品进行全面盘点，明确交接责任，避免资产流失；

临时专项盘点：针对贵重物品（如办公设备、电子设备）、易损耗品（如打印耗材）或特定类别物品（如防疫物资）进行不定期抽查，核实库存状态；

审计配合盘点：内外部审计前，需对行政库存进行全面梳理，提供准确的inventory数据，配合审计需求。

二、库存盘点全流程操作指引

（一）盘点前准备阶段

明确盘点范围与目标

根据盘点类型（定期/交接/专项），确定盘点的物品类别（如办公用品、固定资产、劳保用品等）、具体区域（主仓库、分仓库、前台备用区等）及目标（如核查账实准确率、更新库存数据等）；

列出《盘点物品清单》，标注物品名称、规格型号、单位、最近入库/出库日期等关键信息，避免漏盘或重复盘点。

组建盘点小组与分工

指定盘点总负责人（如行政主管“张*”），统筹协调盘点工作；

按区域或物品类别划分盘点小组，每组至少2人（1人清点记录、1人复核监督），明确组长职责；

涉及财务审计时，需邀请财务人员“王*”参与监督，保证盘点结果客观公正。

准备盘点工具与资料

打印《行政物品库存盘点表》（含账面数量、实盘数量、差异、原因等列），或使用电子盘点设备（如扫码枪、盘点PDA）；

准备标签纸、笔、计算器、相机（用于记录物品状态，如破损、过期）；

整理现有库存台账（Excel表格或管理系统数据），保证账面数据为盘点截止日前最新状态（如暂停盘点前所有物品入库、领用手续办理完毕）。

通知相关人员与时间安排

提前3个工作日通过邮件或工作群发布盘点通知，明确盘点时间、地点、分组及注意事项；

通知各部门在盘点前暂停物品领用（紧急情况需提前报备），避免盘点期间数据变动；

对仓库物品进行预处理：归类整理、贴好临时标签（标注名称和编码），清点区域划分清晰，便于快速盘点。

（二）盘中执行阶段

分组现场清点

盘点小组按分工进入指定区域，对照《盘点物品清单》逐一清点：

点数法：适用于常规物品（如笔、本册），逐个或按包装单位（箱、盒）清点数量；

称重法：适用于散装物品（如复印纸、订书钉），需扣除包装重量；

设备识别法：适用于固定资产（如电脑、打印机），记录设备编号、型号及使用状态（正常/维修/闲置）。

清点时注意物品质量：检查是否过期、损坏、受潮，对异常物品单独记录并拍照存档。

实时记录与初步核对

清点人员将实盘数量准确填写在《盘点表》“实盘数量”列，字迹清晰，不得涂改；

复核人员同步核对清点结果与记录，保证“点数-记录-复核”一致，如发觉差异当场重新清点，确认无误后双方签字确认；

对盘点中发觉的“账外物品”（未在台账中记录）或“已报废未处理物品”，标注“待确认”并记录详情。

跨区域与特殊物品处理

对存放分散的物品（如各部门备用文具），需提前与部门对接人“李*”确认数量，共同盘点；

对易混淆物品（不同规格的硒鼓、墨盒），需仔细核对型号，避免错盘；

对借出物品（如会议设备、临时外借工具），需联系借用部门确认归还状态，未归还的需在备注中注明“借出-借用部门：”。

（三）盘点后处理阶段

数据汇总与差异统计

各小组将《盘点表》提交至总负责人，汇总所有区域盘点数据，《库存盘点汇总表》；

计算差异率：差异率=（实盘数量-账面数量）/账面数量×100%，按物品类别和差异类型（盘盈/盘亏）分类统计。

差异分析与原因排查

对差异率超过5%或金额较大的物品，组织复盘：核对出入库记录、领用单据、入库验收单，追溯原因；

常见差异原因：

盘盈：入库漏登记、供应商多送、previous盘点遗漏；

盘亏：领用未登记、物品损坏丢失、发放错误、previous盘点错误；

账实不符：台账录入错误、物品编码混乱、摆放位置变动未更新。

库存调整与责任认定

根据差异分析结果，由行政部填写《库存调整申请单》，附《盘点表》和差异原因说明，经财务“王*”及部门负责人审批后，更新库存台账或管理系统数据；

对因管理疏漏导致的盘亏（如未按规定领用、保管不当），明确责任人（如领用人、仓库管理员“赵*”），按公司规定处理（如赔偿、通报批评）；

对账外物品或报废物品，及时办理入库或报废手续，保证资产账实一致。

报告归档与流程优化

编写《库存盘点报告》，内容包括盘点概况、结果（账实相符率、差异明细）、原因分析、处理措施及改进建议；

将《盘点表》《汇总表》《差异分析报告》《调整申请单》等资料整理归档（电子版+纸质版），保存期限不少于2年；

根据盘点问题优化库存管理流程：如完善领用登记制度、加强入库验收、定期清理呆