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行政人事部工作职责与流程指导

引言

行政人事部作为组织运营的核心枢纽部门，肩负着行政管理与人力资源开发两大关键职能。其工作效能直接关系到组织的日常运转效率、员工满意度及长远发展潜力。本指导旨在明确行政人事部的核心工作职责，规范关键工作流程，为部门成员提供清晰的行动指南，以期提升整体工作质量与协同效率，更好地服务于组织战略目标的实现。

一、行政管理核心职责与流程

行政管理致力于为组织营造高效、有序、舒适的办公环境与运营支持体系，确保各项行政事务的顺畅进行。

1.1办公环境与设施管理

核心职责：

*负责办公区域（包括前台、会议室、公共空间及办公卡位）的日常维护、清洁与秩序管理。

*保障办公设施设备（如空调、照明、网络、打印机、投影仪等）的正常运行，协调故障报修与维护。

*管理公司固定资产，包括登记、盘点、维护、调拨及报废等全生命周期管理。

*负责办公环境的安全、消防及应急管理工作，定期组织检查与演练。

关键流程：

*固定资产管理流程：需求申请→采购（或调拨）→验收入库→登记台账→领用/分发→日常维护→定期盘点→报废处置。

*办公设施报修流程：报修申请（线上/线下）→问题核实→安排维修（内部/外部供应商）→维修跟踪→验收确认→费用结算（如涉及）。

1.2行政事务与支持

核心职责：

*负责公司各类会议的筹备、组织与保障工作，包括场地布置、设备调试、材料准备、餐饮安排等。

*管理公司差旅事务，为员工提供差旅政策咨询，协助或办理交通、住宿预订等事宜。

*负责办公用品的采购、入库、领用、分发与库存管理，确保供应及时、合理控制成本。

*管理公司印信、证照，严格按照规定流程进行使用、借阅与保管。

*负责公司文件、档案的分类、归档、保管、借阅与销毁工作，确保信息安全与查阅便捷。

关键流程：

*办公用品管理流程：需求汇总→制定采购计划→供应商选择与比价→采购执行→入库登记→领用申请与审批→发放→库存监控与补充。

*会务组织流程：会议需求确认（时间、地点、参会人、议题）→会议通知→场地与设备准备→物料准备→会议现场服务→会议纪要整理与分发→会后收尾。

1.3后勤保障与服务

核心职责：

*负责公司车辆的调度、日常维护保养、年检及安全管理工作（如适用）。

*协调与管理公司的安全保卫、环境卫生、绿化等后勤服务。

*协助组织公司各类员工活动，如团建、年会等，增强团队凝聚力。

*负责或协助管理员工食堂、宿舍等生活配套设施（如适用）。

*处理与行政后勤相关的其他突发事务。

二、人力资源管理核心职责与流程

人力资源管理致力于吸引、发展、激励与保留优秀人才，构建与组织战略相匹配的人力资源体系，支撑组织持续健康发展。

2.1人力资源规划与配置

核心职责：

*根据公司发展战略与业务需求，协助制定与调整人力资源规划，包括人员编制、结构优化等。

*分析各部门人力资源需求，编制职位说明书，明确岗位职责与任职要求。

*优化人力资源配置，促进内部人才合理流动，提升整体人效。

2.2招聘与录用

核心职责：

*根据招聘需求，制定招聘计划，选择合适的招聘渠道（内部招聘、外部招聘：网络、猎头、校园、现场等）。

*负责简历筛选、面试组织（初试、复试安排）、背景调查等甄选环节。

*负责录用offer的发放、入职引导与手续办理，协助新员工融入。

*建立与维护人才库，进行人才储备。

关键流程：

*招聘流程：招聘需求提出与审批→职位描述更新→招聘信息发布→简历筛选→面试评估（初试、复试、终试）→背景调查→薪酬谈判→发放录用通知→入职准备→新员工入职。

2.3培训与发展

核心职责：

*建立与完善公司培训体系，包括新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训、职业发展培训等。

*识别培训需求，制定年度、季度培训计划并组织实施。

*拓展与维护内外部培训资源，开发针对性的培训课程。

*负责培训效果的评估、反馈与持续改进，跟踪培训成果转化。

*协助建立员工职业发展通道，提供职业发展咨询与支持。

关键流程：

*培训管理流程：培训需求调研与分析→培训计划制定与审批→培训资源准备（讲师、教材、场地）→培训实施→培训效果评估（反应、学习、行为、结果）→培训档案归档与总结改进。

2.4绩效管理

核心职责：

*建立、实施与持续优化公司绩效管理体系，确保绩效目标与公司战略一致。

*组织各部门进行绩效目标设定、过程辅导、绩效评估与反馈面谈。

*收集、整理