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企业文件存档及归档系统操作手册

前言

本手册旨在规范企业文件存档及归档系统的操作流程，帮助各部门员工高效、安全地完成文件归档、查询、借阅等日常工作，保证企业文件的完整性、保密性和可追溯性。手册适用于企业全体员工，建议结合系统实际界面功能同步学习。

系统概述

企业文件存档及归档系统是集文件存储、分类检索、权限管理、借阅审批于一体的数字化管理平台，主要功能包括：

文件与归档：支持多格式文件，自动关联文件元数据；

分类与标签管理：自定义文件分类目录，支持多维度标签检索；

权限控制：按角色设置文件查看、编辑、删除权限；

借阅审批：线上申请、审批文件借阅，记录借阅轨迹；

统计分析：按部门、类型、时间等维度统计文件数量及使用情况。

系统应用场景

日常办公文件归档：各部门将日常产生的通知、报告、会议纪要等文件按规范存入系统，形成部门档案库；

项目全周期文件管理：项目立项、执行、结题各阶段文件（如合同、方案、验收报告）集中归档，支持按项目检索；

合同档案专项管理：各类业务合同扫描，关联合同编号、金额、有效期等信息，便于到期预警与查阅；

历史文件数字化整理：将纸质档案通过扫描仪录入系统，补充元数据后实现电子化存档，替代传统纸质柜存储。

文件操作核心流程

一、文件与归档操作

适用范围：新增文件需存入系统时（含电子文件直接、纸质文件扫描后）。

操作步骤

登录系统

打开系统登录页面，输入企业统一账号及密码，验证通过后进入系统首页。

进入文件管理模块

在顶部导航栏【文件管理】，选择【文件】进入界面。

选择文件方式

方式一：直接电子文件

【选择文件】按钮，从本地文件夹选中需的文件（支持.doc/.docx/.pdf/.jpg/.xlsx等格式，单文件大小不超过50MB）；

如需批量，按住Ctrl键多选文件后【打开】。

方式二：扫描文件

连接扫描仪至电脑，【扫描】，在弹出的扫描设备窗口中选择目标扫描仪；

设置扫描参数（分辨率300DPI、色彩模式为彩色），放入纸质文件后【扫描】，扫描完成后【确认】。

填写文件元数据信息

文件后，系统自动弹出【文件信息填写】窗口，需准确填写以下字段：

文件编号：按企业规则填写（如“部门代码-年份-序号”，示例：“HR-2024-001”）；

文件名称：与文件内容一致，避免使用“新建文档1”等模糊名称；

所属分类：从下拉菜单选择对应分类（如“行政类-通知”“财务类-报告”），若无合适分类可联系管理员新增；

密级：根据文件重要性选择“内部公开”“秘密”“机密”（默认为“内部公开”）；

形成部门：选择文件所属部门（如“人力资源部”“财务部”）；

责任人：填写文件的主要负责人姓名（示例：“”）；

关联项目：若文件属于某项目，输入项目编号或名称（可选）；

备注：补充文件其他说明信息（可选）。

提交审核

确认信息无误后，【提交审核】。系统默认提交至部门负责人审核（若文件密级为“秘密”及以上，需提交至分管领导审核）。

审核通过后，文件自动归档至对应分类目录，可在【文件检索】中查询；审核驳回需根据驳回原因修改信息后重新提交。

二、文件查询与检索操作

适用范围：需快速定位系统中已归档文件时。

操作步骤

进入检索页面

在系统首页顶部导航栏【文件检索】，进入检索界面。

设置检索条件

系统支持多条件组合检索，可按需选择以下条件：

关键词检索：在搜索框输入文件名称、编号、备注中的关键词（示例：“2024年度预算”）；

分类检索：选择【所属分类】下拉菜单，逐级至目标分类（如“财务类-报告”）；

高级检索：【高级检索】，可按“形成日期范围”“密级”“责任人”“关联项目”等条件筛选。

执行检索并查看结果

【检索】按钮，系统列出符合条件的文件列表，默认按“形成日期”降序排列；

文件名称可查看文件详情（包含元信息及在线预览）；【】可保存文件至本地（需具备权限）。

使用标签辅助检索

若文件已添加标签（如“年度总结”“合同续签”），可在【标签检索】中选择标签快速筛选。

三、文件借阅与归还操作

适用范围：需临时获取系统中文件的使用权限时（如查阅合同、参考报告）。

操作步骤

发起借阅申请

在文件检索结果中找到目标文件，【操作】下拉菜单选择【申请借阅】；

填写【借阅申请表】，需注明：

借阅事由（示例：“项目方案编制参考”）；

借阅期限（默认3天，最长不超过7天，特殊需求需在备注中说明）；

申请人所在部门及姓名（系统自动填充，无需手动填写）。

提交审批

【提交申请】，系统按权限规则自动流转审批人：

密级“内部公开”文件：由部门负责人审批；

密级“秘密”及以上文件：由部门负责人→分管领导两级审批。

审批通过后获取文件

审批通过后，申请人可在【我的借阅】中查看借阅文件，【在线查看】直接预览，或【临时】获取文件（文件自带水印，包含“借阅人-申请日期”信息）；

文件仅限在借阅期限