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会议管理会议纪要与行动计划模板

适用范围

操作流程

一、会前准备

明确会议目标：会议发起人需提前明确会议核心议题（如项目决策、问题解决、进度同步等）及预期成果，避免主题发散。

确定参会人员：根据议题邀请相关决策人、执行人及支持部门，提前发送会议通知（含时间、地点、议程、前置材料）。

准备会议工具：指定记录人，准备纪要模板、签到表、投影设备等，保证会议记录顺畅。

二、会中记录

基本信息登记：记录会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题。

议程跟踪：按会议议程逐项记录讨论内容，重点标注：

各议题的核心观点、分歧点及共识；

关键数据、结论或决策（需明确“决议事项”而非“讨论方向”）；

待解决问题及初步解决方案。

行动项捕捉：对需后续执行的任务，实时记录：任务内容、负责人、计划完成时间（具体到日期）、所需资源或支持。

三、会后整理

纪要初稿撰写：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理纪要初稿，内容包括：

会议基本信息（同会中记录）；

议程及讨论摘要（按议题分点，突出结论而非过程细节）；

决议事项清单（明确“决议内容”“决策依据”）；

行动计划表（任务、负责人、时间、交付物）。

内容确认：将初稿发给主持人及关键参会人核对，保证决议与行动项准确无误，1个工作日内完成反馈。

正式分发与归档：确认无误后分发至所有参会人及相关部门，同步至共享平台（如企业网盘、项目管理工具）存档，命名规则为“会议名称-日期-版本号”。

四、行动计划跟踪

任务分配与提醒：负责人收到行动计划后，需确认任务可行性，如有疑问及时反馈。记录人在任务截止日前3天发送提醒。

进度更新：负责人每周更新任务进度（如“进行中”“已完成”“阻塞”），在下次会议中同步进展。

闭环管理：任务完成后，提交交付物（如报告、方案、数据表）至记录人，由主持人验收并标记“已完成”，未完成的需说明原因及新计划。

会议纪要与行动计划模板

一、会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：XX项目Q3启动会

会议时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点

线上会议室/XX会议室

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、、（共X人）

缺席人员

（原因：）、（原因：）

会议主题

明确XX项目Q3目标、分工及关键里程碑

二、会议议程与讨论记录表

议程序号

议题名称

讨论要点摘要

决议事项

1

Q3项目目标确认

-市场部：目标用户增长30%，*补充竞品分析数据-研发部：需评估技术实现难度，建议分阶段落地

决议：Q3核心目标为“新增用户25%，产品功能V2.0版本上线”（由*最终确认）

2

跨部门分工协调

-设计部：需在7月15日前输出UI初稿，研发部配合提供接口文档-运营部：负责用户测试招募，8月1日前启动

决议：设计部优先级最高，运营部同步准备测试方案，每周五同步进度

3

资源需求与风险预案

-研发部提出需增加2名前端开发，预算需审批-市场部提醒第三方数据接口可能延迟

决议：负责协调人力资源部招聘，对接供应商确认接口交付时间，7月10日前反馈

三、行动计划跟踪表

任务编号

任务内容

负责人

计划开始时间

计划完成时间

交付物

当前进度

备注（如风险/支持需求）

A001

输出Q3项目目标最终版

*

2024-07-01

2024-07-03

签字版目标文档

已完成

已同步至管理层

A002

设计UI初稿

*

2024-07-05

2024-07-15

高保真设计稿（含5个核心页面）

进行中

等待产品部确认交互流程

A003

第三方数据接口对接

*

2024-07-08

2024-07-20

接口文档及测试报告

阻塞

供应商反馈因假期延迟至7月18日

A004

用户测试方案制定

*

2024-07-10

2024-07-25

测试流程及招募标准

未开始

需市场部提供用户画像数据

使用要点

记录精准化：避免模糊表述（如“尽快推进”“后续考虑”），决议需明确“谁、做什么、何时完成”，行动项需可量化（如“完成”而非“推进”）。

责任到人：每个行动项必须指定唯一负责人，避免多人负责导致任务落空；若需跨部门协作，明确牵头人及配合人职责。

时效性管理：纪要需在会后24-48小时内分发，行动计划跟踪表需动态更新（建议项目管理工具同步，如飞书、钉钉任务）。

保密与合规：涉密会议需标注“内部资料仅限参会人查阅”，纪要归档时设置访问权限；避免记录与会议无关的私人讨论或敏感信息。

持续优化：每季度复盘会议效率，若频繁出现同一问题未解决，可优化会议议程或增加专项跟进机制。