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行业通用合同管理流程及模板

一、行业应用场景与适用对象

本合同管理流程及模板适用于各类企业、事业单位、社会团体等组织（以下简称“单位”）在日常经营活动中涉及的合同管理全流程，覆盖采购、销售、服务合作、技术开发、租赁、人力资源等常见业务场景。具体包括但不限于：

企业采购：原材料、设备、办公用品等采购合同的签订与履行；

业务合作：市场推广、项目外包、咨询服务等合作协议的管理；

资产处置：固定资产买卖、房屋租赁等权属转移合同的规范；

内部管理：保密协议、劳动合同、服务承诺书等内部契约文件的存档。

适用对象包括单位法务部门、业务部门、行政部门及相关管理人员，旨在通过标准化流程降低合同风险，提升管理效率。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同发起与需求确认

操作主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理等）

需求梳理：明确合作方（对方单位/个人）、合同标的（货物/服务/项目）、核心条款（数量、价款、履行期限等），填写《合同需求申请表》（见附件1），部门负责人签字确认。

材料准备：收集合作方主体资格证明（如营业执照复印件、身份证复印件等），涉及特殊业务的需提供资质证明（如食品经营许可证、安全生产许可证等）。

流程发起：通过单位OA系统或纸质流程提交合同申请，附《合同需求申请表》及相关材料扫描件。

注意事项：合作方为自然人的，需核实其身份信息及完全民事行为能力；合作方为企业组织的，需核实其营业执照、法定代表人身份及授权委托书（如非法定代表人签署）。

（二）合同起草与模板选用

操作主体：业务部门经办人、法务专员（如有）

模板选择：优先从单位《合同模板库》中选用标准化模板（如《买卖合同模板》《服务合同模板》），无对应模板时，参照行业通用模板起草。

条款填写：根据《合同需求申请表》填写核心条款，包括：

合同主体：双方全称、统一社会信用代码/身份证号、地址、法定代表人/授权代表；

标的物/服务：名称、规格、型号、数量、质量标准（需明确执行国家标准/行业标准/双方约定标准）；

权利义务：价款/报酬（含税价、不含税价、支付方式、账户信息）、履行期限（起始/结束日期、交付/验收节点）、地点（交货地、服务地）、运输方式及费用承担；

违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标）及违约金计算方式（建议不超过实际损失的30%）；

争议解决：约定诉讼管辖地（被告所在地/合同履行地）或仲裁机构（如仲裁委员会）。

内部审核：业务部门负责人审核条款与业务需求一致性，法务部门（如有）审核合法性、合规性，形成《合同审核记录表》（见附件2）。

注意事项：价款需注明大写和小写；质量标准需具体可执行（如“符合GB/T19001-2016标准”）；避免使用“大概”“左右”等模糊表述。

（三）合同评审与定稿

操作主体：业务部门、法务部门、财务部门、分管领导

多部门评审：

财务部门：审核价款合理性、支付方式是否符合财务制度、发票类型（增值税专用发票/普通发票）；

法务部门：审核条款是否规避法律风险（如格式条款是否公平、知识产权归属是否明确）；

分管领导：审核合同是否符合单位战略及业务规划。

修订反馈：评审部门在《合同审核记录表》中提出修改意见，业务部门根据意见修订合同，直至所有评审部门无异议。

最终定稿：业务部门汇总审核意见，形成合同终稿，由双方授权代表签字（盖章）前确认文本一致性。

注意事项：评审意见需明确具体，避免“同意”“修改”等模糊表述；重大合同（如金额超过50万元或涉及核心业务）需增加总经理办公会审议环节。

（四）合同签署与生效

操作主体：双方授权代表、行政部门（盖章）

签署方式：

纸质合同：双方在合同文本上签字（自然人需签字+按手印，企业需法定代表人签字或盖章+授权代表签字+单位公章）；

电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名符合《电子签名法》要求。

盖章管理：行政部门根据《合同用印申请表》（需附终版合同及评审记录）加盖单位公章，合同份数一般为3-5份（双方各执1-2份，单位财务、业务、法务部门各存1份）。

生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效；约定附条件生效的（如“本合同自取得批文之日起生效”），需满足条件后确认生效。

注意事项：严禁在空白合同或未审核合同上盖章；电子合同需保存签署日志及CA认证证书；合同文本需骑缝章（纸质合同）或防篡改技术（电子合同）。

（五）履行跟踪与归档

操作主体：业务部门经办人、档案管理员

履行跟踪：业务部门建立《合同履行台账》（见附件3），记录履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点），对逾期履行或违约情况及时上报，并保存沟通记录（邮件、函件、会议纪要等）。

验收确认：标的物/服务交付后，双方签署《验收确认单》（需明确验收标准、结果、日期），作为付款及结算依据。

归档管理：

归档范围：合同文本、评审记录、