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2025/12/24

在线会议管理

汇报人：WPS

CONTENTS

目录

01

在线会议前期准备

02

在线会议进行过程

03

在线会议后期跟进

04

在线会议技术与工具

在线会议前期准备

01

确定会议目标

明确会议核心议题

如项目进度汇报会，需提前明确讨论“Q3研发进度滞后解决方案”，避免会议偏离主题，如华为某研发团队曾因议题模糊导致会议延长1小时。

设定可量化成果指标

例如销售策略会，目标设定为“确定3个新区域市场的进入策略及Q4销售目标提升15%”，参考阿里巴巴区域拓展会议的目标设定方式。

确定会议目标

划分参会者角色职责

明确主持人（控场）、记录员（整理会议纪要）、主讲人（汇报核心内容），如腾讯在线会议中会提前通过会议议程表标注各角色。

预估会议时长与节奏

根据议题复杂度分配时间，如产品需求讨论会中，需求讲解20分钟、讨论30分钟、决策10分钟，参考字节跳动“25分钟高效会议”模式。

选择会议时间

考虑跨时区参会者时间

如跨国团队会议，可参考微软Teams的查找时间功能，自动分析成员时区，推荐重叠可用时段。

避开高频干扰时段

根据Zoom会议数据，工作日10:00-11:30及15:00-16:30为在线会议黄金时段，可减少日程冲突。

邀请参会人员

精准筛选参会名单

根据会议议题，如产品发布会优先邀请研发、市场团队，参考腾讯会议数据，无关人员参会率降低30%会提升效率。

定制化会议邀请

采用钉钉会议邀请模板，注明会议目标、议程和会前准备清单，华为某部门应用后参会准时率提升45%。

多渠道提醒确认

通过企业微信发送日历邀请，会前24小时、1小时短信提醒，字节跳动用此方法使参会确认率达92%。

准备会议资料

制作会议议程文档

需明确会议主题、时间节点、发言顺序及时长分配，如腾讯会议常用模板会标注“产品需求讨论（14:00-14:20）”等细节。

整理背景材料包

应包含项目进度报告、数据分析图表等，例如字节跳动会议前会将用户增长数据Excel与竞品分析PDF打包发送参会者。

在线会议进行过程

02

开场与介绍

会议主题与议程明确

主持人需清晰说明会议主题，如“Q3销售目标复盘”，并逐项介绍议程，如腾讯会议常用「议程共享」功能提前同步。

参会人员身份确认

通过点名或在线举手功能确认到会情况，例如远程团队会议中，用Zoom的「参会者列表」核对30人团队实到人数。

会议规则与工具演示

明确发言顺序和时长限制，演示屏幕共享操作，如用钉钉会议演示如何标注重点PPT页面，确保全员掌握协作工具。

议题讨论与发言

制作会议议程文档

需明确会议议题、发言顺序及时长，如腾讯会议常用模板将产品迭代讨论环节设为20分钟，附时间节点提醒。

整理背景材料包

按逻辑分类打包数据报告、历史会议纪要等，字节跳动会前会将用户调研数据与竞品分析PDF整合成加密压缩包发送。

互动环节设置

01

分析参会者时区分布

跨国团队可使用WorldTimeBuddy工具，如谷歌北京与纽约团队会议，避开凌晨时段，选16:00-17:00双方工作时间重叠段。

02

参考历史会议数据

根据Zoom平台统计，周三下午2-3点参会率比周一上午高23%，可优先选择此黄金时段减少迟到缺席。

会议总结与结论

会议主题与目标明确

主持人需清晰说明会议主题，如“2024Q3产品迭代规划”，并简述目标，如确定核心功能优先级，确保参会者方向一致。

参会人员与角色介绍

逐一介绍参会者姓名、部门及职责，如“技术部张工负责后端开发，市场部李经理对接需求”，避免信息不对称影响协作。

议程与时间规则说明

展示会议议程表，明确各环节时长（如需求讨论20分钟），举例“参考腾讯会议常用时间管理法，超时将举黄牌提醒”，保障高效推进。

在线会议后期跟进

03

会议记录整理

精准筛选参会名单

根据会议议题明确核心决策层（如部门总监）、执行层（项目负责人）及必要列席者（技术支持），避免无关人员占用资源。

制定分层邀请策略

对关键人员采用“邮件+即时通讯”双重邀请，如腾讯会议可同步发送日历邀约，确保CEO等核心成员48小时内确认。

设计个性化邀请函

包含会议主题、目标、议程、预读材料链接及ZOOM会议号，如华为对外会议会标注“请提前5分钟测试设备”。

跟进会议决议

明确会议核心议题

如项目进度会议需聚焦“Q3研发任务完成情况”，避免讨论无关的市场推广方案，参考腾讯会议高效议题管理案例。

设定可量化成果指标

例如销售会议目标设定为“敲定3个区域代理商合作意向”，而非模糊的“提升合作意向”，华为常用此方法确保会议产出。

跟进会议决议

规划决策事项清单

某互联网公司产品会提前列出“新功能优先级排序”“预算分配方案”等3项需决