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会议组织策划及执行方案模板

一、适用范围与场景

二、会议组织策划与执行全流程指南

（一）会前筹备阶段操作指南

明确会议核心目标与主题

操作步骤：

（1）与发起人（如总监、经理）沟通，确认会议需解决的核心问题（如决策事项、信息同步、方案研讨等）；

（2）提炼会议主题，保证简洁聚焦（如“2024年Q3产品上线方案研讨会”“跨部门协作效率提升推进会”）；

（3）定义会议预期成果（如输出《产品上线任务清单》《协作流程优化方案》等）。

确定参会人员与分工

操作步骤：

（1）列出核心参会人员：决策层（如总经理）、执行层（如部门主管）、相关业务人员（如专员、助理）、记录人员（指定*助理担任）；

（2）明确分工：总负责人（经理）统筹全程，主持人（主管）把控议程，记录人整理纪要，后勤人员（*行政）落实场地与物料。

选择会议时间与地点

操作步骤：

（1）时间：避开节假日、公司大型活动期及参会人员日程冲突（通过共享日历工具征求意向时间，如选择“周三下午14:00-16:00”）；

（2）地点：根据会议规模选择（10人以下用会议室A，50人以下用多功能厅B，线上会议则确认腾讯会议/Zoom账号并提前测试）；

（3）特殊需求：如需投影设备、白板、麦克风等，提前与后勤人员确认。

制定详细会议议程

操作步骤：

（1）按“开场-议题研讨-决策-总结”逻辑设计流程，明确每个环节的时长（如开场5分钟、议题研讨60分钟、决策15分钟、总结5分钟）；

（2）标注每个环节的负责人（如“议题1：市场推广方案（汇报人：*市场部主管，时长30分钟）”）；

（3）预留弹性时间（如10分钟），避免超时。

准备会议材料与工具

操作步骤：

（1）材料：提前3天分发会议通知（含议程、背景资料、预读材料），如需纸质版打印份数=参会人数+2（备用）；

（2）工具：测试投影仪、麦克风、网络、会议软件（线上会议需提前发送和参会指南）；

（3）物料：签到表、笔、矿泉水、会议名牌（标注姓名+职务）、议程单（每人1份）。

发布正式会议通知

操作步骤：

（1）通过企业/邮件发送通知，包含：会议主题、时间、地点（线上）、参会人员、议程、需提前准备的资料；

（2）要求参会人员提前1天反馈是否出席，未回复者由*助理电话确认。

（二）会中执行阶段操作指南

签到与入场引导

操作步骤：

（1）会议开始前30分钟，后勤人员（*行政）到场布置：检查设备、摆放物料、设置签到台；

（2）参会人员签到时，记录人发放会议材料（议程单、背景资料、笔），引导至指定座位（名牌已提前摆放）。

开场与议程确认

操作步骤：

（1）主持人（*主管）准时开场，介绍会议目标、议程及时长规则（“请严格控制发言时间，超时将提醒”）；

（2）确认参会人员到齐情况，如有人缺席，简要说明原因（如“技术部主管因紧急项目无法参会，已委托专员代为传达意见”）。

按议程推进会议

操作步骤：

（1）每个议题由负责人汇报（如*市场部主管用PPT讲解推广方案），汇报结束后预留5分钟提问互动；

（2）主持人引导讨论，聚焦核心问题（如“针对方案中的预算问题，请各位提出具体优化建议”），避免偏离主题；

（3）需决策的事项，组织举手投票或口头征询意见（如“是否同意按此方案执行？同意的请举手”），记录人当场统计结果。

突发情况处理

操作步骤：

（1）设备故障：后勤人员立即启用备用设备（如切换备用投影仪、使用手机热点）；

（2）发言超时：主持人礼貌提醒（“*经理，您的观点很重要，请用2分钟总结核心建议”）；

（3）意见分歧：主持人引导双方聚焦数据或事实（“关于推广渠道的选择，我们来看下两组用户调研数据”）。

会议总结与收尾

操作步骤：

（1）主持人总结会议成果（如“本次会议确定3项任务：1.市场部于周五前提交预算明细；2.技术部下周二完成方案可行性测试；3.*设计部周四前输出宣传物料初稿”）；

（2）明确各项任务的负责人、完成时间及交付标准；

（3）宣布散会，提醒参会人员阅读会后纪要（将于次日发送）。

（三）会后总结阶段操作指南

整理会议资料

操作步骤：

（1）记录人24小时内完成会议纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、核心议题、讨论要点、决议事项、任务清单（含负责人、时间节点）；

（2）收集会议中的照片、PPT、签到表等材料，归档至公司共享文件夹（命名规则：“2024-06-20产品上线方案研讨会资料”）。

分发会议纪要与任务跟进

操作步骤：

（1）会议纪要经总负责人（*经理）审核后，通过企业/邮件发送给所有参会人员及相关部门；

（2）任务负责人按时间节点推进工作，记录人每周五更新任务进度表，发送给*经理及各负责人。

会议效果评估与反馈

操作步骤：

（1）会议结束后3天内，通过问卷星收集参会人员反馈（问题示例：“本次会议目标是否清晰？”“议程安排是否合