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会议纪要标准化撰写格式及使用规范

一、引言

会议纪要作为会议成果的书面载体，是传递信息、明确责任、追溯决策的重要工具。为统一会议纪要的撰写标准，提高信息传递效率与规范性，特制定本标准化格式及使用规范，适用于各类工作会议、项目推进会、决策研讨会等场景，保证会议内容清晰、可执行、可追溯。

二、适用范围与典型场景

本规范适用于企业内部、项目团队、跨部门协作等各类会议场景，尤其适用于以下典型情形：

常规例会：如周例会、月度总结会，需同步工作进展、明确下一步计划；

专项会议：如项目启动会、需求评审会，需记录关键决策、技术方案或资源协调事项；

决策会议：如战略研讨会、预算审批会，需固化会议结论、待办事项及责任主体；

问题解决会：如故障复盘会、投诉处理会，需分析问题原因、制定改进措施及完成时限。

三、标准化撰写操作流程

（一）会前准备：明确会议要素，奠定记录基础

获取会议信息：提前向会议组织者（如主持人）确认会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人、核心参会人）、会议议程及预期目标。

准备记录工具：根据会议重要性选择记录方式（如电子文档、专用纪要模板、录音辅助），提前熟悉模板结构，预留关键信息填写区域。

梳理背景资料：若会议涉及专项议题，提前查阅相关背景材料（如项目文档、上期纪要、问题清单），保证记录时能快速关联上下文。

（二）会中记录：聚焦核心内容，保证信息完整

记录基本信息：准确填写会议名称、日期、具体起止时间（如“2024年X月X日14:00-16:30”）、会议地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人，以及参会人员名单（含缺席人员*及原因，如“因出差请假”）。

梳理会议议程：按会议议程顺序记录各议题的讨论过程，重点关注“讨论要点”“不同意见”“结论性观点”，避免逐字逐句记录，提炼关键信息。

固化决策与待办：对会议形成的决议（如“同意采用A方案”）、需跟进的事项（如“完成模块开发”），需明确以下要素：

事项描述：清晰说明任务内容（避免模糊表述，如“尽快完成”需改为“6月30日前完成模块开发”）；

责任主体：指定具体负责人（如“负责人：*”）；

完成时限：明确截止日期（如“截止时间：2024年6月30日”）；

所需资源（若有）：如“需协调设计部提供UI支持”。

记录附件与补充说明：若会议涉及演示文稿、数据报表、协议草案等附件，需在纪要中注明附件名称及获取方式（如“附件：《项目需求说明书v2.0》见会议共享文件夹”）。

（三）会后整理：核对信息准确性，规范输出格式

整理初稿：会议结束后2个工作日内，根据会中记录整理纪要初稿，保证逻辑清晰、语言简练，重点突出“决议事项”和“待办任务”，删除无关讨论细节。

内容核对：将初稿提交至主持人及关键参会人（如事项负责人*）核对，重点确认：

决议结论是否准确反映会议结果；

待办事项的责任主体、时限、描述是否无误；

参会人员名单、时间地点等基本信息是否完整。

定稿与分发：核对无误后，按公司规定流程定稿（如需部门负责人*签字确认），通过邮件、企业等正式渠道分发至所有参会人员及相关方，并抄送存档部门。

归档管理：电子版纪要按“年份-月份-会议主题”命名（如“2024-05-项目启动会纪要”），存储至指定共享文件夹；纸质版纪要（若有）按部门分类归档，保存期限不少于2年（重要项目纪要可长期保存）。

四、会议纪要标准模板

会议纪要

会议基本信息

会议名称

（例：产品2024年第二季度规划会）

会议日期

年月日

会议时间

：—：（24小时制）

会议地点

（例：公司3楼会议室A/腾讯会议号X）

主持人

*

记录人

*

参会人员

（含部门/职务）、（部门/职务）、……（按职务或部门排序）

缺席人员及原因

*（部门/职务，因原因缺席）

会议议程

1.议题一：工作进展汇报2.议题二：问题讨论与决策3.议题三：下一阶段工作安排

会议内容记录

议题一：工作进展汇报

讨论要点：-汇报：项目已完成需求分析，输出文档见附件1；当前进度较计划提前2天。-补充：技术团队已完成架构设计，需确认第三方接口对接方案。决议事项：-同意第三方接口对接采用方案B，由*赵六牵头协调供应商，6月15日前提交测试版本。待办事项：

议题二：问题讨论与决策

讨论要点：-周八提出：当前用户反馈功能操作复杂，需优化交互流程。-吴九建议：参考竞品设计，简化步骤3-5，优先处理高频场景。决议事项：-同意优化功能交互流程，由*周八负责组织用户调研，6月20日前输出新版原型。待办事项：

议题三：下一阶段工作安排

决议事项：-6月底前完成项目V1.0版本开发，进入测试阶段。-下次例会时间：2024年7月5日14:00，地点：3楼会议室A。待办事项：

其他事项

附件清单

1.《项目需求说明书v2.0》2.第三方接口对