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公司规章制度标准化制定流程工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本流程适用于公司各类规章制度的制定、修订与废止工作，包括但不限于行政管理、人力资源管理、财务管理、业务运营等领域的制度规范。典型应用场景包括：新业务开展需配套制度规范、现有制度与实际运营不符需修订、法律法规更新需调整制度内容、跨部门协作需统一标准等。通过标准化流程，保证制度内容的合规性、可操作性与权威性，为公司高效管理提供制度保障。

二、规章制度标准化制定步骤详解

（一）前期准备：明确需求与职责分工

目的：保证制度制定方向清晰，责任到人，避免后续流程反复。

操作内容：

需求发起：由业务部门或职能部门根据管理需求提交《规章制度立项申请表》（见模板1），明确制度名称、制定目的、适用范围、核心解决的问题、预计完成时间等。

立项审批：行政管理部门汇总立项申请，提交公司分管领导审批；重大项目制度需报总经理审批，通过后列入年度制度制定计划。

组建小组：成立制度制定专项小组，一般包括：

牵头部门：业务需求发起部门（如人力资源部负责考勤制度）；

配合部门：法务部、财务部、行政部等提供专业支持；

关键岗位人员：一线业务骨干、员工代表*（涉及员工权益时需纳入）。

输出成果：《规章制度立项申请表》（审批通过版）、《制度制定专项小组名单》。

（二）调研分析：掌握现状与依据

目的：保证制度内容贴合实际，有充分的数据与法规支持。

操作内容：

现状调研：通过访谈、问卷、资料分析等方式，梳理现有相关制度、业务流程、执行问题及员工反馈。例如制定《差旅费管理制度》需调研现有报销流程、各部门差旅频次与费用标准、员工对报销流程的意见等。

依据收集：收集与制度相关的法律法规（如《劳动法》《会计法》）、行业规范、公司战略目标、现有制度文件等，保证制度内容不冲突、不违规。

问题诊断：结合调研结果，明确当前管理中存在的痛点（如流程冗余、标准不统一、责任不清等），作为制度核心解决方向。

输出成果：《规章制度调研报告》（含现状分析、问题清单、制定依据）。

（三）草案拟定：构建制度框架与内容

目的：形成结构清晰、内容具体的制度初稿。

操作内容：

框架设计：制度一般包含以下章节：

总则：目的、依据、适用范围、基本原则；

职责分工：明确各部门/岗位在制度执行中的权责；

具体规定：核心流程、操作标准、行为规范（需量化指标，避免模糊表述）；

附则：解释权、生效日期、与旧制度的衔接规定等。

内容撰写：

语言规范：使用“应”“须”“不得”等肯定性表述，避免“建议”“尽量”等模糊词汇；

可操作性：明确“谁来做、怎么做、何时完成、如何记录”，如“员工出差需提前3个工作日在OA系统提交《出差申请表》，经部门负责人*审批后方可出发”；

风险规避：涉及员工权益的条款（如考勤、奖惩）需符合劳动法规，涉及财务、合规的条款需经法务部、财务部审核。

输出成果：《规章制度（草案）》《起草说明》（含框架设计思路、核心条款说明）。

（四）意见征集与修订：保证内容共识

目的：广泛听取各方意见，提升制度的科学性与认可度。

操作内容：

意见征集：将《规章制度（草案）》及《起草说明》通过内部系统、会议等方式征求相关部门、员工代表的意见，明确反馈时限（一般不少于5个工作日）。同步向工会（如有）征求意见，涉及职工切身利益的制度需经职工代表大会*或全体职工讨论。

意见梳理：行政管理部门汇总反馈意见，分类整理为“采纳”“部分采纳”“不采纳”三类，并说明理由（不采纳意见需与提出方沟通解释）。

修订完善：制度制定小组根据采纳的意见修改草案，形成《规章制度（修订版）》。若意见分歧较大，可召开专题协调会，由分管领导*裁决。

输出成果：《规章制度征求意见汇总表》《规章制度（修订版）》。

（五）审议与审批：保证制度权威性

目的：通过层级审批，保障制度的合规性与严肃性。

操作内容：

部门审核：修订版草案先由牵头部门负责人审核，确认内容符合业务需求；再提交法务部审核，重点审查合法性、合规性及与其他制度的衔接性；财务部、人力资源部等相关部门会签涉及专业内容的条款。

集体审议：根据制度重要性，提交不同层级会议审议：

一般制度：由行政管理部门组织分管领导*、相关部门负责人召开审议会；

重大制度（如涉及公司战略、核心业务、全员权益调整）：需提交总经理办公会或董事会审议。

最终审批：审议通过后，按权限报批：

分管领导审批权限：部门级制度、局部修订制度；

总经理审批权限：公司级核心制度（如《员工手册》）；

董事会审批权限：章程性制度、重大变革制度。

输出成果：《规章制度审批表》（含各环节审核意见）、正式批准的制度文本。

（六）发布与宣贯：保证制度落地

目的：让全员知晓制度内容，理解执行要求。

操作内容：

正式发布：审批通过的制度由行政管理部门统一编号（如“公司制〔2024〕X号”），通过公司官网