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行政文件归档管理制度文件分类及存储规范

一、适用范围与工作场景

本规范适用于企业内部各类行政文件的归档管理，涵盖综合管理、人力资源、财务资产、业务运营等部门的日常文件处理。具体工作场景包括：新员工入职培训时的文件管理指导、年度文件归档工作部署、审计检查前的文件整理、跨部门文件调阅协调等。通过标准化分类与存储，保证文件查找便捷、安全可控，满足日常工作追溯、合规审计及历史资料查阅需求。

二、行政文件归档全流程操作指引

（一）文件收集：明确范围与责任主体

收集范围：

制度类：公司章程、管理制度、流程规范、通知公告等；

合同类：各类合作协议、服务合同、采购合同、租赁协议等；

会议类：董事会/办公会会议纪要、专项会议记录、会议签到表等；

人事类：员工花名册、劳动合同、入职离职手续、培训记录、绩效考核表等；

财务类：预算报表、费用报销单、审计报告、税务申报资料等；

证照类：营业执照、资质证书、许可证、年检资料等；

其他：重要往来函件、项目资料、客户资料（需符合隐私保护要求）等。

责任分工：

各部门指定专人（如部门文员）负责本部门文件收集，保证文件完整、原件归档；

综合管理部每月5日前汇总上月需归档文件，核对文件清单与实际文件一致性。

（二）文件分类：建立层级清晰的分类体系

采用“一级分类+二级分类+三级细分”的逻辑，保证文件归类无歧义：

一级分类

二级分类

三级细分（示例）

综合管理类

制度文件

公司章程、管理制度、流程规范

会议文件

董事会纪要、办公会纪要、专题会议记录

公文通知

上级单位文件、公司发文、部门通知

人力资源类

员工管理

花名册、劳动合同、入职离职手续

培训考核

培训计划、签到表、考核结果、奖惩记录

财务资产类

财务报告

年度/季度/月度报表、审计报告、税务申报资料

资产管理

固定资产台账、采购合同、资产盘点记录

业务运营类

项目资料

立项文件、项目计划、验收报告

客户资料

合作协议、沟通记录（需脱敏处理）

证照资质类

公司证照

营业执照、资质证书、许可证

年检备案

证照年检资料、工商变更文件

（三）文件编号：统一规则便于追溯

采用“部门代码-年份-流水号-版本号”的编号规则，示例：

部门代码：综合管理部（Z）、人力资源部（R）、财务部（C）、业务部（Y）；

年份：文件形成年份（如2024年标注“24”）；

流水号：按文件收集顺序三位数编号（如001、002）；

版本号：文件修订版本（首次为V1.0，修订一次为V2.0）。

示例：Z24001V1.0表示2024年综合管理部第1号文件，版本1.0。

（四）文件存储：区分介质规范存放

1.纸质文件存储

装订要求：左侧装订，去除金属夹，使用牛皮纸档案盒封装，每盒不超过200页；

标签规范：档案盒正面标注“一级分类-二级分类-文件名称-年份-盒号”，侧面标注起止流水号；

存放管理：按分类编号顺序放入专用档案柜，柜体张贴分类索引标签，温湿度控制在18-22℃、45-60%，防火防潮防虫。

2.电子文件存储

命名规则：与纸质文件编号一致，如“Z24001V1.0_公司管理制度.docx”；

存储路径：按“服务器-部门分类-年份-文件类型”分层存储，示例：

\\服务器\行政部\2024\综合管理类\制度文件\Z24001V1.0_公司管理制度.docx；

备份要求：电子文件双备份（本地服务器+移动硬盘），每月28日前由综合管理部系统管理员执行备份，备份记录留存3年。

（五）文件借阅：规范流程保证安全

借阅申请：填写《文件借阅申请表》，注明文件编号、借阅事由、归还期限，部门负责人签字后提交综合管理部；

审批权限：

普通文件：部门负责人审批；

密级文件（如财务报表、未公开合同）：分管副总审批；

借阅登记：借阅时由综合管理部档案管理员登记借阅人、借阅时间、归还时间，借阅期限一般不超过5个工作日；

归还检查：归还时检查文件完整性，如有损坏或缺失，按公司相关规定处理。

（六）文件销毁：履行程序合规处置

鉴定标准：对超过保管期限的文件，由综合管理部会同相关部门鉴定，确认无继续保存价值；

审批流程：填写《文件销毁审批表》，经部门负责人、分管副总审批后，由两人以上共同监销；

销毁记录：监销人签字确认《文件销毁清单》，留存销毁记录2年；密级文件需使用碎纸机销毁，保证信息无法恢复。

三、标准化表格模板

表1：行政文件分类目录表（示例）

一级分类

二级分类

文件编号

文件名称

形成部门

形成日期

保管期限

存放位置（柜号-盒号）

综合管理类

制度文件

Z23005V2.0

员工考勤管理制度

综合管理部

2023-06-15

长期

A-01-05

人力资源类

员工管理

R24012V1.0

2024年员工花名册

人力资源部

2024-01-10

长期

B-02-12

财务资产类

财务报告

C23120V