合同管理模板及风险评估工具.docVIP

一、工具应用背景与适用范围

在企业运营及项目合作中，合同作为明确双方权利义务、规避法律风险的核心文件，其管理质量直接影响业务稳定性。本工具适用于企业法务部门、业务部门及项目团队，可应用于日常采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等各类合同的规范化管理，同时通过系统化风险评估提前识别潜在隐患，降低合同纠纷概率，保障企业合法权益。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同起草：需求梳理与条款拟定

需求收集：业务部门根据合作内容，明确合同主体（甲方/乙方）、合作标的、数量、质量标准、价款及支付方式、履行期限、违约责任等核心要素，填写《合同需求确认表》（见模板1）。

条款拟定：法务部门依据《民法典》《合同法》等法律法规，结合行业惯例及企业内部制度，起草合同文本，重点审核：

主体信息：名称、统一社会信用代码、法定代表人等是否准确；

权利义务：双方责任、交付标准、验收流程是否清晰；

违约条款：违约情形、赔偿范围、争议解决方式是否明确。

（二）合同审核：多部门协同把关

业务初审：业务负责人*核对合同内容是否与需求一致，重点关注标的物描述、价格、履约周期等业务条款，签署《合同审核意见表》。

法务复审：法务专员*重点审核法律条款合规性，排查格式条款无效、管辖约定不明等风险，提出修改意见并跟踪落实。

财务审核：财务经理*确认支付方式、开票信息、资金计划是否符合财务制度，防范资金风险。

最终审批：根据合同金额及重要性，由分管领导或总经理签署审批意见，重大合同需提交总经理办公会审议。

（三）合同签署：用印与生效管理

签署准备：审核通过的合同文本打印一式X份（根据合作方数量确定），保证文本内容与最终版本一致，骑缝章、页码齐全。

用印申请：经办人填写《合同用印申请单》，附审批通过的《合同审核意见表》，交行政/印章管理部门用印。

签署生效：双方法定代表人或授权代表签字并盖章，合同自最后一方签字盖章之日起生效；电子合同需通过第三方电子认证平台签署，保证法律效力。

（四）合同履行：动态跟踪与风险预警

履行跟踪：业务部门建立《合同履行台账》（见模板2），记录关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点），定期与对方确认进度，留存交付凭证、验收报告等书面材料。

变更管理：履行过程中需变更条款的，双方应签订《合同变更协议》（见模板3），履行原审批流程，避免口头约定。

纠纷处理：出现违约情形时，业务部门第一时间收集证据（函件、邮件、录音等），法务部门牵头制定应对方案，协商或通过法律途径解决。

（五）合同归档：全生命周期管理

分类归档：合同文本、审批文件、履行材料等统一由档案管理部门归档，按“合同类型-年份-合作方”分类编号，电子版存储至企业合同管理系统，设置查阅权限。

期限管理：合同到期前3个月，业务部门评估续约需求，启动续签或终止流程；保管期限根据合同类型确定（一般合同保管5年，重大合同保管10年以上）。

三、风险评估核心工具与模板表格

模板1：合同需求确认表

序号

需求模块

具体内容描述

责任部门

负责人

确认时间

1

合作主体

甲方/乙方名称、统一社会信用代码、联系方式

业务部

*

YYYY-MM-DD

2

合同标的

产品名称/服务内容、规格型号、技术参数

业务部

*

YYYY-MM-DD

3

履行期限

起始时间、交付/验收节点、付款周期

业务部

*

YYYY-MM-DD

4

付款方式

预付款比例、到账时间、发票类型（增值税专用/普通）

财务部

*

YYYY-MM-DD

5

违约责任

违约情形、赔偿标准、争议解决方式（诉讼/仲裁）

法务部

*

YYYY-MM-DD

模板2：合同履行跟踪表

合同编号

合同名称

合作方

履行阶段

计划节点

实际完成情况

责任人

风险预警（是/否）

备注

-001

采购合同

A公司

交付

YYYY-MM-DD

延期3天

*

是

物流延误

-002

服务合同

B公司

验收

YYYY-MM-DD

已完成

*

否

验收报告附后

模板3：合同风险评估表

风险类型

风险描述

可能性（高/中/低）

影响程度（高/中/低）

风险等级（红/黄/绿）

应对措施

责任部门/人

主体资格风险

合作方为未年检企业，可能丧失履约能力

中

高

红

要求提供年检证明，通过“信用中国”核实资质

法务部/*

履约能力风险

供应商产能不足，可能导致交付延迟

高

中

黄

签订合同时约定违约金，备选第二供应商

业务部/*

法律条款风险

争议解决约定为“由甲方所在地法院管辖”，可能增加维权成本

低

高

黄

修改为“由合同签订地法院管辖”

法务部/*

四、使用过程中的关键注意事项

条款严谨性：避免使用“尽可能”“大概”等模糊表述，价款、数量、时间等需量化；违约责任需明确具体金额或计算方式，避免“承担相应责任”等笼统条款。

主体资格审查：签约前核实对方营业执照、授权委托书（非法定代表人