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固定资产管理盘点清单及操作指南

一、适用场景与盘点时机

固定资产盘点是企业资产管理中的常规性工作，旨在保证账实相符、资产安全完整，适用于以下场景：

定期全面盘点：每年末或每季度末对全部固定资产进行系统性清查，核实资产总量、状态及分布情况；

新增资产专项盘点：部门新增固定资产后，在投入使用1个月内完成盘点，保证新资产及时纳入管理体系；

人员变动交接盘点：员工离职、调岗或部门重组时，对其名下固定资产进行交接盘点，明确资产权属与责任；

临时抽查盘点：针对特定资产（如高价值设备、易流失资产）或异常情况（如账实差异预警）进行不定期抽查，强化过程管控；

资产报废处置前盘点：对拟报废、处置的固定资产进行最终核实，确认资产状态与处置依据，避免资产流失。

二、标准化操作流程详解

（一）盘点前准备阶段

成立盘点工作小组

由财务部门牵头，联合行政部、资产使用部门及IT部门（涉及电子设备时）组建临时盘点小组，明确分工：

组长（财务部经理）：统筹协调，审批盘点结果；

成员A（行政专员）：负责资产标签核对、存放地点确认；

成员B（部门资产协管员）：协助本部门资产清点，提供使用记录；

成员C（IT技术员）：负责电子设备资产信息核对、系统数据支持。

制定盘点计划

明确盘点范围（按部门、资产类别或存放地点划分）、时间节点（具体日期及每日时段，避免影响正常工作）、人员分工（各区域负责人），并提前3个工作日通知相关部门。

核对资产台账与清册

财务部门提前导出当前固定资产台账，包含资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、责任人等核心信息，与行政部资产管理系统数据交叉核对，保证台账信息完整、准确。

准备盘点工具与物料

准备盘点表格（纸质或电子版）、资产标签扫描器（用于快速读取二维码/条形码）、相机（拍摄资产实物及状态）、笔、便签等，并提前测试工具可用性。

（二）盘点实施阶段

实地清点与信息核对

盘点小组按计划到达指定区域，对照资产台账逐项清点实物：

资产编号：扫描标签或手动核对，保证与台账一致；

资产状态：检查是否完好、在用、闲置、维修或报废，并记录具体状态（如“正常使用”“屏幕破损”“待维修”）；

存放地点：确认实际存放位置是否与台账一致（如“办公室301”“仓库A区2排”）；

责任人：与使用人现场核对，确认资产保管责任归属。

对无法直接核对的资产（如异地使用、借出资产），需联系使用人或借出部门提供书面说明及佐证材料（如借用单、照片）。

信息记录与标记

采用“台账+现场记录”双轨制：

纸质盘点表需用签字笔填写，字迹清晰，不得涂改；确需修改的，需在修改处签字确认；

电子盘点表可通过平板或手机录入，实时至共享系统，避免数据丢失；

对盘盈（台账无、实物有）、盘亏（台账有、实物无）资产，单独记录并标注“待核实”，同时拍摄实物照片（需包含资产编号及现场环境）。

交叉复核与签字确认

盘点小组内部实行“双人复核制”：由成员A与成员B交叉核对各自区域的盘点记录，保证资产编号、数量、状态等信息一致；

复核完成后，由盘点小组全体成员及使用部门负责人在盘点表上签字确认，保证责任可追溯。

（三）差异处理与结果分析

编制盘点差异报告

财务部门汇总所有盘点数据，对比台账信息，编制《固定资产盘点差异表》，内容包括：资产编号、名称、账面数量、实盘数量、盘盈/盘亏数量、差异原因（如“标签脱落遗漏”“已报废未销账”“员工离职未交接”）、责任部门及处理建议。

差异原因核查

针对盘盈资产：追溯来源（如未及时入账的捐赠资产、部门自行购置未报备资产），补充办理入库、登记手续；

针对盘亏资产：查明原因（如遗失、损坏已无法使用、提前报废未报批），区分责任（个人责任、部门管理责任或系统录入错误），形成书面说明。

审批与账务调整

差异报告经盘点小组组长审核后，按企业审批流程报批（如金额较小的由财务总监审批，重大的需总经理办公会审批）；

审批通过后，财务部门根据调整结果更新固定资产台账，保证账实一致，并同步更新资产管理系统数据。

（四）盘点结果归档

资料整理与存档

将盘点表、差异报告、审批文件、照片佐证等资料分类整理，按“年度+季度+部门”编号存档（电子版备份至服务器，纸质版装订成册），保存期限不少于5年。

复盘与流程优化

盘点结束后1周内，组织复盘会议，分析盘点中暴露的问题（如台账更新滞后、责任不明确、标签管理混乱等），提出改进措施（如优化资产领用流程、定期标签检查、加强员工培训等），形成《固定资产管理优化方案》并跟踪落实。

三、固定资产盘点清单模板

资产编号

资产名称

规格型号

购置日期

原值（元）

使用部门

责任人

存放地点

账面数量

实盘数量

盘盈数量

盘亏数量

资产状态

差异原因（如有）

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