企业流程管理制度工具集.docVIP

企业日常流程管理制度工具集

一、适用场景与范围

本工具集适用于企业内部各类常规管理流程的标准化执行，涵盖行政办公、人事管理、业务协作等高频场景，具体包括：

员工请假、加班、出差等考勤类流程；

办公用品申领、固定资产采购等物资管理流程；

会议组织、纪要跟进等协作类流程；

制度文件、合同资料等档案管理流程；

跨部门项目请示、费用报销等审批类流程。

通过标准化模板与操作指引，可提升流程效率、明确责任分工，降低沟通成本与管理风险。

二、标准化操作流程

（一）员工请假流程

适用情形：员工需请年假、病假、事假、婚假等假期时。

操作步骤：

提交申请：员工通过OA系统或线下《请假申请单》提交申请，注明请假类型、起止时间、事由及工作交接人。

部门审批：直属经理审核请假事由合理性及工作安排，确认同意后签字；请假3天以上（含）需部门负责人额外审批。

HR备案：人事部门核对员工假期余额（如年假剩余天数），确认符合公司休假制度后备案。

执行休假：员工按批准时间休假，保持通讯畅通以便临时工作联系；紧急情况需提前报备变更。

销假与记录：假期结束后，员工需在1个工作日内通过OA系统或联系人事部门销假，HR更新考勤记录。

（二）会议组织与跟进流程

适用情形：召开部门例会、项目推进会、专题研讨会等企业内部会议。

操作步骤：

发起会议：需求人（如部门经理、项目负责人）提前2个工作日发起会议申请，明确会议主题、目标、时间、地点及参会人员。

准备材料：组织人收集会议议题相关材料（如数据报表、方案草案），提前1天发送至参会人员，预留审阅时间。

发送通知：通过OA系统或邮件发送会议通知，附会议议程及材料，提醒参会人员准时出席，无法参会需提前1天向组织人请假。

召开会议：主持人按议程主持会议，控制各环节时长，保证讨论聚焦主题；指定专人记录会议要点（决议、待办事项、责任人及完成时限）。

纪要跟进：会议结束后24小时内，整理人完成《会议纪要》并经主持人确认，发送至参会人员及相关部门；跟进人对纪要中的待办事项进行跟踪，每周更新进度至项目群。

（三）办公用品采购与领用流程

适用情形：部门或员工需采购/领用笔、纸、文件夹等日常办公用品。

操作步骤：

需求提报：每月25日前，各部门统计下月办公用品需求，填写《月度用品需求表》，提交至行政部。

采购审批：行政部汇总需求，制定采购计划，提交至部门负责人审批；金额超500元需额外经分管领导审批。

执行采购：审批通过后，行政部按公司采购制度选择供应商（比价、质优价廉原则），完成采购并留存采购凭证。

入库登记：物品到货后，行政部核对数量与规格，填写《办公用品入库台账》，登记入库日期、名称、数量、单价及经手人。

领用登记：员工领用用品时，填写《办公用品领用表》，注明领用人、部门、物品名称及数量；行政部更新台账，保证账实相符。

（四）文件归档管理流程

适用情形：企业制度、合同、会议纪要、项目资料等文件的归档与查阅。

操作步骤：

文件分类：行政部统一制定文件分类标准（如“行政类-制度”“业务类-合同”），明确编码规则（如“年份-部门-序号”）。

收集整理：各部门在文件形成后3个工作日内，将电子版（PDF格式）及纸质版提交至行政部；行政部核对文件完整性，剔除重复或无效材料。

归档存储：电子文件存储至企业共享服务器指定文件夹，纸质文件存入档案柜，标注文件名称、编码及归档日期；涉密文件单独加密存储。

查阅权限：普通员工可查阅本部门非涉密文件，跨部门查阅需提交《文件查阅申请表》，文件所属部门负责人审批；涉密文件需经分管领导审批。

定期清理：每年12月，行政部对档案进行清点，对超期保存文件（如超过10年的非涉密制度）按流程销毁，销毁前需登记并经部门负责人签字确认。

三、工具模板示例

（一）员工请假申请单

申请人

*某

所在部门

市场部

请假类型

□事假□病假□年假□婚假

请假时间

2023年10月11日-10月13日（共3天）

请假事由

处理个人事务

工作交接人

*某

直属经理审批意见

工作已交接，同意请假。签字：*某日期：2023-10-09

部门负责人审批意见

同意。签字：*某日期：2023-10-09

HR备案

剩余年假：5天，本次使用3天，余额2天。备案人：*某日期：2023-10-10

（二）会议纪要表

会议主题

Q3项目进度推进会

会议时间

2023年10月16日14:00-16:00

参会人员

某（项目负责人）、某（技术部）、某（市场部）、某（行政部）

缺席人员

无

会议议程

1.各模块进度汇报；2.问题讨论与解决；3.下阶段计划明确。

会议决议

1.技术部10月20日前完成测试环境搭建，责任人某；2.市场部10月25日前提交推广方案初稿，责任人某；3.项目例会时间调整为每周三17:00。

待办事项跟踪

序号

任务描述

1

测试环