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销售订单处理与发货流程手册

一、手册目的与适用范围

本手册旨在规范企业销售订单从接收至发货完成的全流程操作，明确各环节职责分工与操作标准，保证订单信息准确、库存调配高效、物流交付及时，同时提升客户满意度与内部协作效率。适用于企业销售部门、仓储部门、物流部门及相关岗位人员，涵盖常规销售订单的处理场景（含线上平台订单、线下客户订单等），特殊订单（如定制订单、批量订单）可在此基础上补充流程。

二、订单处理全流程操作说明

（一）订单接收与初步核验

操作目标：保证订单信息完整、基础要素准确，为后续流程奠定基础。

操作步骤：

订单获取：

线上订单：通过企业电商平台、ERP系统自动同步订单数据至销售管理系统；

线下订单：由客户经理*通过CRM系统录入订单信息，或接收客户传真的《销售订单申请表》（需加盖客户公章或指定人签字）。

基础信息核验：

核对客户名称、客户编码、联系方式（电话/联系人）、收货地址（含省份、城市、详细地址及邮编）是否完整；

检查订单编号、下单日期、期望交付日期是否符合规范（订单编号需唯一，避免重复）；

确认产品信息（产品编码、名称、规格型号、数量、单位）与公司产品目录一致，数量为非负整数，特殊规格需标注详细参数（如尺寸、材质、颜色等）。

异常初步处理：

若信息缺失（如未填写收货人电话），立即联系客户经理*或客户补充，记录沟通时间及结果；

若产品编码不存在或规格模糊，反馈至销售专员*确认，保证录入信息准确后继续流程。

（二）订单审核与确认

操作目标：验证订单合法性、合理性，确认客户信用及库存状态，避免后续履约风险。

操作步骤：

销售审核：

销售专员*登录销售管理系统，调取订单详情，核对客户历史合作记录（如是否为老客户、信用评级、过往付款及时率）；

确认订单价格是否符合公司定价策略（如是否享受折扣、促销政策，需提供对应审批单号）；

检查订单特殊要求（如定制化需求、包装要求、配送时效）是否具备执行条件，需协调生产或技术部门支持的，提前发起需求对接。

财务审核：

财务人员*通过系统查看订单金额、付款方式（预付款/账期/到付），确认客户当前信用额度是否充足；

若为预付款订单，核实客户是否已支付全款或定金（需提供付款凭证截图，系统自动同步付款状态）；

若为账期订单，确认账期天数是否符合公司信用政策，超信用额度的需提交销售总监*审批。

审核结果反馈：

审核通过：系统自动更新订单状态为“已审核”，同步通知仓储部门准备库存；

审核不通过：注明原因（如信用不足、价格异常、信息错误），由销售专员*反馈客户，协商修改后重新提交审核。

（三）库存检查与预留

操作目标：实时掌握库存动态，保证订单可执行性，避免超卖或库存积压。

操作步骤：

库存查询：

仓库管理员*通过WMS（仓储管理系统）输入订单产品编码，查询当前可用库存（含库存数量、库位状态、效期等信息）；

区分“现货库存”“在途库存”（已采购未入库）、“预留库存”（已被其他订单占用）。

库存分配：

若现货充足：直接按订单数量分配库存，系统《库存预留单》，标注订单编号、产品信息、预留数量、预留有效期（默认48小时，超时自动释放）；

若现货不足：查询在途库存预计入库时间，与客户期望交付日期比对：

若在途入库时间能满足交付需求，按“现货+在途”组合分配库存，同步更新客户预期交付时间；

若无法满足，由销售专员*与客户协商是否分批发货、调整交付日期或取消订单。

库存异常处理：

若发觉库存数据与实际不符（如系统显示有货但实物缺失），仓库管理员*立即盘点核实，属数据差异的调整库存系统，属丢失或损坏的启动库存盘点差异流程，同时通知销售部门与客户沟通。

（四）订单生产/备货准备

操作目标：根据审核通过的订单及库存分配结果，完成产品生产或备货，保证按时发货。

操作步骤：

生产订单（针对定制/非标产品）：

生产计划员*根据订单信息在ERP系统中创建生产工单，明确产品规格、数量、工艺要求、生产优先级；

下达生产指令至生产车间，跟踪生产进度，每日更新系统生产状态（如“已排产”“生产中”“待质检”）。

备货作业（针对现货/标准产品）：

仓库管理员*根据《库存预留单》打印《拣货单》，按“先进先出”“按库位就近”原则拣货；

拣货完成后进行复核（双人复核或系统扫码复核），保证产品编码、数量、规格与订单一致，复核无误后贴“待发货”标签。

质检环节：

质检员*对备货产品进行质量检查（如外观、功能、包装完整性），合格产品贴“质检合格”标签，不合格产品隔离并反馈生产/仓库部门处理（返工/换货/报废）。

（五）发货打包与物流交接

操作目标：规范打包流程，保证产品安全交付，物流信息准确可追溯。

操作步骤：

打包准备：

仓库管理员*根据订单信息准备包装材料（如纸箱、泡沫、填充物），保证包装强度符合产品运输要求；

定制化包装需按客户要求执行（如印