企业采购审批与流程指引.docVIP

企业日常采购审批与流程指引

一、适用场景与启动条件

本指引适用于企业日常运营中各类采购活动的规范化管理，具体场景包括但不限于：

日常办公物资采购：如文具、纸张、耗材等，当部门库存低于安全库存量或新项目需求时启动；

生产运营物料采购：如原材料、零部件、包装物等，根据生产计划或库存预警发起；

固定资产购置：如办公设备、生产设备、工具器具等，因新增、替换或维修需求提出；

服务类采购：如设备维修、咨询服务、会议服务等，为保障业务开展需外部支持时。

启动条件：采购需求部门需明确采购物品/服务的具体用途、规格及数量，且预算已纳入部门年度或月度预算额度内（特殊紧急情况需同步提交补预算申请）。

二、标准化操作流程

（一）需求提出与部门初审

需求确认：采购需求人填写《部门采购需求单》（附件1），注明物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途及期望交付时间，经部门负责人*审核确认需求的合理性与必要性。

库存核查：涉及可复用物资的，需同步联系仓储部门核对库存，避免重复采购。

初审反馈：部门负责人*在1个工作日内完成初审，对不符合需求或超预算的采购需求，退回需求部门调整。

（二）采购申请与资料提交

填写申请表：需求部门通过OA系统或纸质版填写《企业采购申请表》（模板见第三部分），附件需包含：

《部门采购需求单》（部门负责人*签字版）；

固定资产采购需附《固定资产购置可行性说明》（如适用）；

服务类采购需附《服务需求说明书》（明确服务范围、标准、周期等）。

提交申请：将完整的《采购申请表》及附件提交至采购部，同步在系统中发起审批流程。

（三）分级审批与预算核查

根据采购金额及类别，审批流程如下（金额含税）：

采购金额

审批节点

5,000元以下

需求部门负责人*→采购部负责人*→财务部负责人*

5,000元-20,000元

需求部门负责人*→采购部负责人*→财务部负责人*→分管副总*

20,000元以上

需求部门负责人*→采购部负责人*→财务部负责人*→分管副总*→总经理*

审批时限要求：每个审批节点需在1个工作日内完成，特殊情况需注明原因并同步下一环节。财务部负责人*需重点核查采购预算是否充足、费用列支科目是否准确。

（四）供应商选择与采购执行

供应商匹配：采购部根据采购需求，从《合格供应商名录》中选择至少3家供应商进行比价（紧急小额采购可简化为2家）；

询价与确认：对于通用物资，采购部通过电话、邮件或平台获取报价；对于定制化服务或大额采购，需供应商提供书面报价单（加盖公章），采购部汇总分析后确定最优供应商；

合同/订单签订：

5,000元以下：采购部下达《采购订单》（需注明物品信息、价格、交付时间、付款方式等），供应商签字确认；

5,000元以上：需签订《采购合同》，合同条款需法务部（或指定人员）审核无误后，由采购负责人*及供应商双方签字盖章。

（五）验收入库与交接

到货验收：物品送达后，需求部门联合仓储部门（涉及物资入库的）对照《采购订单》/《合同》核对：

数量是否一致；

规格型号、质量是否符合要求（需提供质检报告的，需一并查验）；

包装是否完好、附件是否齐全。

验收确认：验收合格后，填写《采购验收单》（需需求部门验收人、仓储部门管理员签字）；若不合格，需在2个工作日内反馈采购部，采购部负责与供应商协商退换货或索赔。

入库登记：仓储部门根据《采购验收单》办理入库手续，及时更新库存台账，并将单据复印件反馈至采购部及财务部。

（六）付款结算与资料归档

单据审核：财务部收到《采购验收单》、供应商开具的合规票据（抬头为企业全称、税号准确）、《采购订单》/《合同》等资料后，在3个工作日内完成审核；

付款审批：审核通过后，财务部根据合同约定的付款方式（如预付款、货到付款、分期付款）发起付款流程，按审批权限签字后安排付款；

资料归档：采购部将《采购申请表》《采购订单》《采购合同》《采购验收单》等资料整理归档，保存期限不少于3年。

三、采购申请表模板

企业采购申请表

申请编号

申请日期

年月日

申请人

部门

联系方式

采购类型

采购明细

序号

物品/服务名称

规格型号

1

2

供应商信息

候选供应商1名称

联系人

候选供应商2名称

联系人

审批流程

需求部门负责人

签字：

日期：

采购部负责人

签字：

日期：

财务部负责人

签字：

日期：

分管副总（如需）

签字：

日期：

总经理（如需）

签字：

日期：

备注

四、执行要点与风险提示

（一）核心原则

按需采购：严格按照实际需求提出申请，杜绝超量、超标采购；

预算控制：无预算或超预算采购需提交专项说明，经总经理*审批后方可执行；

合规优先：供应商选择、合同签订、付款流程需严格遵守企业制度及国家法律法规。

（二）风险提示

审批时效：各环节审批人需在规定时限内完成，避免因流程