合同管理与审批流程表.docVIP

合同管理与审批流程工具指南

一、适用范围与典型场景

本工具适用于企业内部各类合同的全生命周期管理，涵盖采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议等多种类型。典型场景包括：

业务部门发起外部合作合同需内部审批时；

跨部门协作的合同需明确各方权责时；

法务部门需统一审核合同合规性时；

管理层需对重大金额或风险合同进行决策时。

通过标准化流程，保证合同审批高效、权责清晰、风险可控。

二、合同审批全流程操作指南

步骤1：需求提出与合同起草

发起人：业务部门经办人（某）

操作内容：

明确合作需求，收集对方主体资质（如营业执照、授权委托书等）；

根据合同类型使用标准模板（或参考模板章节），填写合同核心条款（标的、金额、履行期限、违约责任等）；

附上相关支撑材料（如报价单、技术协议、过往合作记录等），通过OA系统或审批工具提交“合同审批申请”。

步骤2：部门内部初审

审核人：业务部门负责人（某）

审核要点：

合同内容是否符合业务需求，条款是否完整；

合同金额是否在部门预算范围内，超出部分需说明理由；

合作方资质是否真实有效，履约能力是否符合要求；

填写《部门初审意见表》，通过则流转至下一环节，驳回则注明修改要求并退回发起人。

步骤3：跨部门会签（如需）

会签部门：财务部、人力资源部、行政部等（根据合同类型确定）

财务部审核（某）：重点关注付款方式、税务条款、发票类型、资金安排是否符合财务制度；

其他部门审核：如行政部审核场地租赁相关条款，人力资源部审核劳动合同/服务协议中的人员资质条款；

要求：各部门需在2个工作日内完成会签，逾期未反馈视为默认通过。

步骤4：法务合规审核

审核人：法务专员（某）

审核要点：

合同主体、内容是否符合法律法规及公司内部规定；

权利义务条款是否对等，违约责任是否明确、可执行；

是否存在法律风险（如知识产权、保密条款、争议解决方式等）；

出具《法务审核意见》，对重大风险条款需标注并要求业务部门修改。

步骤5：管理层最终审批

审批人：根据合同金额/类型确定（如部门总监、分管副总、总经理）

审批权限：

金额≤5万元：部门总监审批；

5万元＜金额≤20万元：分管副总审批；

金额＞20万元或重大风险合同：总经理审批；

审批内容：重点审核合同战略匹配度、成本效益、风险可控性，签署《管理层审批意见》。

步骤6：用印与签署

执行人：行政部/综合管理部（某）

操作流程：

审批通过后，发起人凭《审批完成单》申请合同用印；

行政部核对审批流程完整性、合同文本与审批版本一致性，加盖合同专用章或公章；

双方签署：按合同约定签署方式（纸质签署/电子签署），保证签字/盖章清晰、签署日期准确。

步骤7：归档与备案

归档人：业务部门+档案管理员（某）

要求：

纸质合同正本（一式X份，按合作方+公司留存）交档案室统一管理；

电子版合同同步至公司文档管理系统，标注合同编号、名称、关键词；

更新《合同台账》，记录合同编号、名称、签署日期、金额、履行期限、归档状态等信息，便于后续查询与跟踪。

三、合同审批流程表模板

合同编号

合同名称

合同类型

甲方/乙方

合同金额（元）

起草部门

起草人

发起日期

审批节点

审核/审批意见

审批日期

当前状态

备注

HT-2024-001

采购服务合同

服务类

公司/我方

80,000

市场部

张

2024-03-01

部门初审（李）

同意，按流程推进

2024-03-02

法务审核中

需补充对方资质复印件

HT-2024-002

办公场地租赁合同

租赁类

物业/我方

120,000

行政部

王

2024-03-03

财务会签（赵）

付款方式调整为季度

2024-03-04

管理层审批中

租期3年，含免租期2个月

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

四、使用过程中的关键注意事项

材料完整性：发起审批前需保证合同文本、合作方资质、支撑材料等齐全，避免因材料不全导致审批延误。

时限管理：各部门需在规定时限内完成审核（一般不超过3个工作日），紧急合同可标注“加急”并同步沟通审批人。

版本一致性：审批通过后，合同文本不得擅自修改；如需变更，需重新发起审批流程并注明“变更原因”。

风险防控：法务审核意见为必备环节，对“高风险条款”（如无限责任、争议管辖约定不明等）必须整改后再提交审批。

保密要求：合同涉及商业秘密的，需在发起时标注“保密”，仅限审批链相关人员查看，严禁外泄。

台账更新：合同签署后3个工作日内完成归档与台账更新，保证合同状态实时可查，避免“重审批、轻管理”。