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采购申请与审批流程规范文档

一、规范制定目的与意义

为规范公司采购行为，保证采购活动合规、高效、透明，明确各部门职责分工，控制采购成本，保障生产经营需求，特制定本流程规范。本规范旨在通过标准化采购申请与审批环节，减少流程冗余，防范采购风险，提升采购管理质量，为公司运营提供坚实的物资与服务保障。

二、规范适用范围与对象

（一）适用部门

公司各部门、各分支机构（以下统称“需求部门”）及采购部、财务部、行政部（或资产管理部门，根据公司实际调整）等相关职能部门。

（二）适用采购类型

物资采购：包括办公用品、生产原材料、设备配件、劳保用品等有形资产；

服务采购：包括咨询服务、技术服务、维修服务、外包服务等无形资产；

工程采购：包括小型装修、改造工程等（需结合公司工程管理流程单独规定）。

（三）排除情形

单次采购金额低于500元（或公司规定的最低限额）的零星紧急采购，可通过“零星采购登记表”备案后直接执行，事后补录审批；

年度框架协议内已约定的常规采购，可简化审批流程，按协议约定执行。

三、采购全流程操作指引

（一）第一步：需求发起与申请单填写

责任主体：需求部门申请人（部门员工或指定采购对接人）

操作说明：

需求部门根据实际工作需要（如新增岗位物资、设备故障维修、项目实施等），确认采购的必要性、规格型号、数量及预算金额；

登录公司采购管理系统（或填写纸质《采购申请表》），完整填写以下信息：

基础信息：申请部门、申请人、联系电话、申请日期、预计到货日期；

采购明细：物资/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、单位、数量、预估单价、预算总金额、主要用途（需注明项目名称或使用场景）；

附件资料：根据采购类型必要支撑文件，如：

大额采购（单笔≥1万元）：需附至少3家供应商的报价单（或比价记录）、技术参数对比表；

固定资产采购：需附《固定资产申购审批单》（如有）、设备配置清单；

服务类采购：需附《服务需求说明书》、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证等）。

确认信息无误后，提交申请至部门负责人审核。

时限要求：常规采购至少提前3个工作日发起；紧急采购需在申请单中标注“紧急”字样，说明紧急原因，并同步口头通知部门负责人及采购部。

（二）第二步：部门负责人审核

责任主体：需求部门负责人（或部门最高负责人）

操作说明：

审核采购需求的合理性：是否符合部门年度工作计划、预算范围，是否存在重复采购或过度采购；

审核采购明细的准确性：数量、规格型号是否匹配实际需求，预算金额是否在部门可控范围内；

审核附件资料的完整性：比价记录、技术参数等是否齐全、有效；

审核通过后，在采购管理系统中“同意”，并流转至下一环节（采购部复核）；审核不通过的，需注明驳回理由（如“需求不明确”“预算超支”等），退回申请人修改。

时限要求：常规采购1个工作日内完成；紧急采购2小时内完成。

（三）第三步：采购部门复核

责任主体：采购部专员（或采购负责人）

操作说明：

合规性复核：

检查采购申请是否属于公司集中采购目录内项目（如适用），是否需履行招标、竞争性谈判等特殊采购流程；

核对采购类型与公司规定的审批权限是否匹配（如金额≥5万元需分管副总审批，≥10万元需总经理审批）；

必要性及预算复核：

与需求部门沟通，确认采购需求的紧迫性及替代方案可行性（如是否可通过内部调拨满足需求）；

核对预算金额与历史采购价格、市场行情是否差异过大，必要时要求申请人补充说明或重新提供比价记录；

供应商管理复核：

检查供应商资质（如营业执照、相关认证）是否在有效期内，是否在公司合格供应商名录内；

对于新供应商，需确认其是否已完成供应商准入评估流程。

复核通过后，流转至财务部审核；复核不通过的，注明原因（如“未按规定比价”“供应商资质不全”等），退回需求部门。

时限要求：常规采购2个工作日内完成；紧急采购4小时内完成。

（四）第四步：财务部预算与合规审核

责任主体：财务部专员（或财务负责人）

操作说明：

预算审核：

核对采购预算金额是否在部门年度/月度预算额度内，是否存在超预算情况；

若超预算，需确认是否有预算调整流程（如提交《预算调整申请表》），并附上级审批文件；

资金支付方式审核：

根据采购金额、供应商类型，确认支付方式（如预付款比例、货到付款、分期付款等）是否符合公司财务制度；

发票与税务合规性审核：

提醒申请人后续需取得合规发票（增值税专用发票/普通发票），发票类型与采购内容是否匹配。

审核通过后，流转至对应审批权限领导；审核不通过的，注明理由（如“预算不足”“支付方式违规”等），退回采购部。

时限要求：常规采购1个工作日内完成；紧急采购2小时内完成。

（五）第五步：分级审批决策

责任主体：分管副总、总经理（根据采购金额及类型划分权限）

审批权限划分（示例）：

采购金额（元）

审批人

＜5,00