采购合同审核标准化流程及要点.docVIP

采购合同审核标准化流程及要点工具模板

适用场景与价值

本工具模板适用于企业采购部门、法务部门及相关业务人员对采购合同进行标准化审核的场景，涵盖原材料采购、服务外包、设备采购等各类采购类型。通过明确审核流程、关键要点及工具表单，可帮助审核人员快速识别合同风险、保证条款合规、提升审核效率，同时为合同签署后的履约管理提供清晰依据，降低企业法律与经营风险。

标准化审核流程及操作指引

一、前置准备：合同资料完整性核对

操作目标：保证审核所需的合同基础资料齐全，避免因信息缺失导致审核疏漏。

操作步骤：

资料清单收集：接收采购部门提交的合同审核资料，包括但不限于：

合同草案（需明确采购方、供应商名称、合同编号、版本号）；

供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、代理授权书等，如涉及）；

采购需求文件（如采购订单、技术规格书、招标文件中标通知书等）；

历史合作记录（如适用，previous合同履约评估报告）。

完整性检查：核对资料是否齐全，重点确认合同草案中是否包含核心要素（如双方主体信息、标的物、价格、履行期限、违约责任等），缺失资料需要求采购部门补充完整后方可进入下一步审核。

二、主体资质审核：供应商履约能力验证

操作目标：确认签约主体合法存在且具备履约资质，避免因主体不适格导致合同无效或履约风险。

审核要点：

供应商主体资格：

核对营业执照名称、统一社会信用代码是否与合同签署方一致，确认是否为合法存续的企业（可通过“国家企业信用信息公示系统”简要查询，禁止记录，仅说明查询途径）；

检查经营范围是否包含本次采购标的物或服务内容，如涉及特殊行业（如食品、医疗器械、建筑工程等），需验证其是否持有有效的行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）。

供应商履约能力：

对于大额或长期采购合同，可要求供应商提供近1年经审计的财务报表（重点查看资产负-债率、现金流等），或查询其信用记录（如中国裁判文书网涉诉信息，仅说明查询途径）；

涉及代理、经销的供应商，需核查其提供的授权书是否真实有效（授权范围、期限是否与合同约定一致）。

输出结果：填写《采购合同主体资质审核表》，明确“通过”“不通过”或“补充资料”结论，对不通过项需标注具体原因。

三、商务条款审核：核心商业条款合规性核对

操作目标：保证合同中的商务条款（价格、交付、验收等）清晰、合理，符合企业采购政策与商业惯例。

审核要点：

标的物描述：

核对标的物名称、规格型号、数量、质量标准是否与采购需求文件一致，避免模糊描述（如“优质产品”“类似产品”等），需明确执行标准（如国家标准、行业标准或双方约定的技术参数）。

价格与支付：

价格是否明确含税/不含税，税率是否符合税务规定；

支付方式（如预付款、进度款、尾款比例及支付条件）是否与企业财务制度一致，尾款支付是否与验收结果挂钩；

涉及价格调整的条款（如原材料波动、汇率变化），需明确调整触发条件、计算方式及双方确认流程。

交付与物流：

交付时间、地点、方式（如送货上门、上门提货）是否具体，避免“尽快”“尽快交付”等模糊表述；

运输费用承担方、毁损灭失风险转移节点（如“交付前毁损灭失由供应商承担”）是否明确。

验收标准与流程：

验收依据（如技术规格书、样品、行业标准）、验收期限（如“到货后X个工作日内”）、验收方法（如全检、抽检比例）是否清晰；

验收不合格的处理方式（如退货、换货、降价）及供应商响应时限（如“不合格后X日内补发”）需明确约定。

输出结果：在合同草案中对商务条款进行标注修订，或填写《采购合同条款审核要点清单》，逐项确认“合规”“需修改”“不合规”。

四、法律条款审核：风险防控与合规性把关

操作目标：保证法律条款合法有效，明确双方权利义务，降低履约争议风险。

审核要点：

合同生效与终止：

生效条件（如“双方签字盖章后生效”“需办理备案后生效”）是否符合企业规定；

终止情形（如“一方违约导致合同无法履行”“不可抗力导致合同目的无法实现”）及终止后清算条款（如未履行部分的付款义务、资料返还义务）是否明确。

违约责任：

是否明确违约情形（如逾期交货、验收不合格、付款延迟）及对应的违约金计算方式（如“按逾期金额每日X‰支付违约金”），违约金是否合理（避免过高或过低）；

约定违约责任是否覆盖核心风险点（如供应商交付伪劣产品、采购方无故拒收货物）。

争议解决：

争议解决方式（诉讼或仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰（如“供应商所在地有管辖权的人民法院”），避免“由双方协商解决”的模糊表述（协商可作为前置程序，但需明确后续争议解决途径）。

保密与知识产权：

涉及商业秘密（如技术信息、客户信息）的，需明保证密范围、期限及违约责任；

若采购标的物涉及第三方知识产权，需约定供应商保证其提供的产品/服务不侵犯第三方权利，如发生侵权由供应商承担