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采购申请审批流程模板：采购管理场景实用指南

一、适用范围与场景说明

二、采购申请审批全流程操作指引

申请发起：需求提报与材料准备

操作人：申请人（部门采购需求对接人）

具体步骤：

（1）明确采购需求：根据部门工作计划或实际需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途及期望到货日期。

（2）填写《采购申请审批表》：模板详见第三部分，完整填写“基本信息”“采购明细”“用途说明”等字段。

（3）附支撑材料：根据采购类型准备必要材料，如办公用品采购需附《需求清单》，固定资产采购需附《设备配置说明》，大额采购（金额超1万元）需提供至少3家供应商的《报价单》或《比价记录》。

（4）提交审批：将填写完整的审批表及支撑材料提交至部门负责人初审。

部门初审：需求合理性核验

操作人：部门经理/部门负责人

审核要点：

（1）需求必要性：确认采购内容是否为部门工作开展必需，是否存在可内部调配或替代方案。

（2）预算匹配度：核对采购预算是否在部门年度/月度预算范围内，超预算需说明理由并标注“预算申请”标识。

（3）规格参数准确性：确认物品/服务的规格型号是否符合工作需求，避免过度采购或功能冗余。

输出结果：审核通过后签字确认，反馈申请人；驳回需注明原因并退回修改。

采购部审核：采购方案可行性评估

操作人：采购主管/采购专员

审核要点：

（1）采购合规性：确认采购类型是否符合企业采购制度（如是否需招标、是否为定点供应商采购）。

（2）供应商信息：核查供应商资质（营业执照、相关行业许可证等），对于新供应商需完成《供应商准入评估》。

（3）成本合理性：对比历史采购价格或市场行情，评估预估单价是否合理，大额采购需组织询价或比价。

输出结果：审核通过后转财务部门；若需调整供应商或价格，反馈申请人补充材料。

财务复核：预算与资金安排确认

操作人：财务经理/财务专员

审核要点：

（1）预算控制：确认采购总金额是否在审批预算内，超预算部分需核查《预算调整申请》是否获批。

（2）资金安排：评估企业当前资金状况，确认是否可安排支付周期（如预付款比例、尾款结算条件）。

（3）成本归集：核对采购项目是否正确归属成本中心（如生产物料归集至“制造费用”，办公用品归集至“管理费用”）。

输出结果：审核通过后转交对应层级领导审批；驳回需说明财务合规问题（如预算不足、资金未落实）。

领导审批：权限内最终确认

操作人：根据采购金额分级审批：

金额≤5000元：部门经理审批（已覆盖部门初审环节可合并）；

5000元＜金额≤2万元：分管副总审批；

金额＞2万元：总经理审批。

审批要点：

（1）重大采购：评估采购对企业战略或日常运营的影响，如固定资产采购需结合长期发展规划。

（2）特殊事项：确认紧急采购（如生产突发故障需备件）是否走“绿色通道”，事后需补流程说明。

输出结果：审批通过后，采购部启动采购执行；驳回需明确意见并退回至发起部门。

采购执行：订单下达与履约跟踪

操作人：采购专员

具体步骤：

（1）下达订单：根据审批通过的采购申请，向选定供应商发送《采购订单》，明确交付时间、质量标准、验收方式及违约条款。

（2）履约跟踪：定期跟进供应商生产/备货进度，保证按约定时间交付，延迟需及时同步申请人和财务部。

（3）异常处理：若出现供应商无法履约、质量不达标等情况，启动应急方案（如更换供应商、协商赔偿）。

结果反馈：收货确认与流程闭环

操作人：申请人（收货确认）、采购专员（信息同步）、财务部（账务处理）

具体步骤：

（1）收货确认：申请人收到物品/服务后，在《验收单》上签字确认，注明数量、质量是否达标。

（2）信息同步：采购专员将验收结果反馈至财务部，更新采购台账。

（3）账务处理：财务部根据《采购订单》《验收单》《发票》（合规票据）办理付款，完成采购全流程闭环。

三、采购申请审批表模板

采购申请审批表

基本信息

申请部门

申请人

（姓名*）

联系方式

申请日期

年月日

采购类型□办公物资□生产物料□固定资产□服务类□其他

预计到货日期

年月日

采购明细

序号

物品/服务名称

1

2

审批流程

部门经理审核

意见：□通过□驳回（原因：）

采购部审核

意见：□通过□驳回（原因：）

财务部复核

意见：□通过□驳回（原因：）

分管领导审批（如需）

意见：□通过□驳回（原因：）

总经理审批（如需）

意见：□通过□驳回（原因：）

备注说明

紧急程度□一般□紧急

采购部执行记录

订单号：交付情况：□按时□延迟（原因：）

四、使用关键注意事项

预算控制优先：申请前需确认部门预算余额，超预算采购必须提前提交《预算调整申请》，经财务及领导审批后方可发起流程，避免因预算不足导致采购延误。

材料完整性要求：采购申请需附清晰的需求说明和供应商报价，金额超5000元需