原创力文档- 1、原创力文档（book118）网站文档一经付费（服务费），不意味着购买了该文档的版权，仅供个人/单位学习、研究之用，不得用于商业用途，未经授权，严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等，侵权必究。。
- 2、本站所有内容均由合作方或网友上传，本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺！文档内容仅供研究参考，付费前请自行鉴别。如您付费，意味着您自己接受本站规则且自行承担风险，本站不退款、不进行额外附加服务；查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档，您可以点击 这里二次下载。
- 3、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等，请点击“版权申诉”（推荐），也可以打举报电话：400-050-0827(电话支持时间：9:00-18:30)。
- 4、该文档为VIP文档，如果想要下载，成为VIP会员后，下载免费。
- 5、成为VIP后，下载本文档将扣除1次下载权益。下载后，不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 6、成为VIP后，您将拥有八大权益，权益包括：VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 7、VIP文档为合作方或网友上传，每下载1次， 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等，对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
一、适用范围与工作场景
本制度表适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常运营中产生的各类文档资料的规范化管理，涵盖业务合同、项目文件、会议纪要、人事档案、财务凭证、技术资料等。具体场景包括：新项目启动时的资料分类归档、年度审计前的文件梳理、员工离职时的资料交接、跨部门协作文件的共享管理、以及法律法规要求长期保存的合规性文件存档等。通过统一管理，保证文档资料的完整性、安全性及可追溯性，提升工作效率并规避信息丢失风险。
二、标准化操作流程
（一）文档分类与编码
明确分类标准：根据业务属性将文档分为一级类别（如“行政管理”“项目管理”“财务管理”“人力资源”“法务合规”等），再根据细分需求设置二级类别（如“行政管理”下分“会议纪要”“通知公告”“制度文件”）。
制定编码规则：采用“一级类别代码+二级类别代码+年份+流水号”格式（如“GL-XY-2024-001”代表“行政管理-会议纪要-2024年-第1号”），保证编码唯一且便于检索。
（二）资料收集与整理
责任部门收集：各部门指定专人（如为项目资料管理员，为人事档案管理员）负责本部门产生文档的日常收集，保证文件内容完整、版本最新。
初步整理核对：对收集的文档进行排序、去除重复件、检查页码完整性，并在文件右上角标注“已归档”标识及归档日期。
（三）移交与归档
填写移交清单：资料管理员填写《文档归档移交清单》（模板见第三部分），列明文档编号、名称、份数、页数等信息，经部门负责人**签字确认后，连同文档一并移交至档案管理部门。
档案部门接收：档案管理员核对清单与实物无误后，双方签字确认，档案管理部门将文档按类别存入指定档案柜（电子文档同步至档案管理系统，命名规则与纸质编码一致）。
（四）借阅与使用管理
借阅申请：因工作需要借阅文档时，借阅人需填写《文档借阅申请表》，注明借阅用途、归还期限，经所在部门负责人及档案管理部门审批（涉密文件需额外经分管领导赵六签字）。
借阅登记与归还：档案管理员登记借阅信息（借阅人、借阅时间、归还时间），借阅人现场查阅或复印后需及时归还，档案管理员检查文档完整性后办理归还手续，借阅记录长期保存。
（五）定期盘点与销毁
年度盘点：每年12月由档案管理部门牵头，联合各部门对归档文档进行全面盘点，核对实物与台账是否一致，形成《文档盘点报告》并报备管理层。
到期销毁：对达到保管期限的文档，由档案管理部门提出销毁申请，附《文档销毁清单》，经法务部门及分管领导审核后，由两人以上共同监销，销毁过程记录存档，电子文档彻底删除并备份销毁记录。
三、文档归档管理表单模板
表1：文档归档移交清单
序号
文档编号
文档名称
类别
份数
页数
移交日期
移交人
接收人
备注
1
GL-XY-2024-001
2024年第一次办公会议纪要
行政管理-会议纪要
1
5
2024-01-15
*
*钱七
含签字页
2
XM-FC-2024-002
A项目可行性研究报告
项目管理-可行性研究
2
48
2024-02-20
*
*钱七
正本1份，副本1份
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
表2：文档借阅申请表
借阅人
所在部门
联系方式
*孙八
市场部
5678
文档编号
文档名称
借阅用途
GL-XY-2024-001
2024年第一次办公会议纪要
制定部门年度工作计划
借阅期限
预计归还日期
审批意见
3个工作日
2024-03-10
部门负责人：*周九
档案部门：*钱七
表3：文档销毁清单
序号
文档编号
文档名称
类别
保管期限
销毁原因
销毁日期
监销人
备注
1
CW-PZ-2020-001
2020年Q3费用报销凭证
财务管理-凭证
10年（已到期）
保管期限届满
2024-03-01
吴十、郑十一
已复印存档
…
…
…
…
…
…
…
…
…
四、执行要点与风险提示
分类一致性：各部门需严格遵循统一的文档分类标准，避免因分类混乱导致检索困难，档案管理部门每半年组织一次分类标准培训。
及时性要求：文档应在事件结束后5个工作日内完成初步整理，30个工作日内完成归档，严禁长期积压在个人手中或办公桌面。
保密管理：涉密文档需标注“秘密”“机密”等密级，存放于带锁保密柜，电子文档加密存储，借阅需严格履行审批手续，严禁擅自复制外传。
电子文档备份：电子档案需定期（每月）进行本地及云端双重备份，备份数据至少保存3年，防止因系统故障或硬件损坏导致数据丢失。
权限控制：档案管理系统需设置分级权限，普通员工仅能查看本部门文档，管理员拥有最高权限，定期（每季度）核查权限设置合理性。
合规性审查：涉及法律法规要求长期保存的文档（如审计报告、劳动合同、知识产权文件），需单独建立“永久保存”台账，保证符合《档案法》及行业监管要求。
文档评论（0）