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企业项目文档存档标准化操作流程

一、适用场景与背景

在企业项目管理中，文档是项目全过程的真实记录，涵盖项目启动、规划、执行、监控及收尾各阶段的关键信息。标准化存档操作适用于以下场景：

新产品研发项目：从需求分析、设计方案到测试验收的全流程文档管理；

市场营销活动项目：活动策划、执行报告、效果评估等材料归档；

信息系统升级项目：需求文档、开发记录、测试报告、用户手册等存档；

工程建设项目：招投标文件、施工图纸、验收报告等资料管理。

规范存档可保证文档完整性、可追溯性，支持项目复盘、合规审计及知识沉淀，避免因人员变动或流程混乱导致文档丢失或版本混乱。

二、标准化操作流程步骤

步骤1：存档前期准备

明确职责分工：

项目经理为项目文档存档第一责任人，指定专人（如项目助理明）担任文档管理员，负责文档收集、分类、整理及日常维护；部门文档负责人（如行政部主管）监督存档合规性。

制定分类规则：

根据项目阶段和文档类型，建立分类体系（示例）：

项目管理类：项目章程、计划书、会议纪要、变更申请单；

需求文档类：需求规格说明书、用户需求调研报告、评审记录；

过程文档类：设计文档、开发日志、测试用例、测试报告；

成果交付类：验收报告、用户手册、培训材料、项目总结报告；

合同支持类：招投标文件、合同文本、供应商资质材料。

步骤2：文档收集与完整性核查

收集节点：

在项目各阶段里程碑（如需求确认、设计评审、测试上线、项目验收）完成后3个工作日内，由项目成员提交阶段文档至文档管理员。

完整性核查：

文档管理员对照《项目文档交付清单》（见附件模板）检查文档是否齐全，重点核对：

文档名称、版本号是否符合命名规范（如“项目名称_阶段_文档类型_V版本号_日期”，示例：“产品研发_需求阶段_需求规格说明书_V1.0）；

关键签字栏（如编制人、审核人、批准人）是否完整，电子文档是否为最终版；

附件、图表、数据是否与对应。

若文档缺失或不符合要求，及时反馈项目成员补充整改，整改完成后重新提交核查。

步骤3：文档审核与归档登记

多级审核：

编制人：保证文档内容真实、准确，符合项目要求；

部门负责人（如研发部*经理）：审核文档的专业性和完整性；

项目经理：最终审核文档与项目目标的一致性，确认无误后签字批准归档。

归档登记：

文档管理员审核通过后，在《项目文档存档登记表》（见附件模板）中填写信息，包括项目编号、文档名称、类型、版本、编制人、存档日期、存放位置（物理档案柜编号/电子系统路径）等，同时将电子文档至企业指定的文档管理系统（如OA系统、SharePoint），物理文档按分类编号存入档案柜。

步骤4：存储与安全管理

物理存储：

重要纸质文档采用档案盒封装，盒面标注项目名称、文档范围、存档日期及密级（如“内部公开”“机密”），存放于带锁档案柜中，存放环境需防潮、防火、防虫；普通文档可按部门集中存放，标注“项目文档-项目名称”便于检索。

电子存储：

电子文档需存储在企业指定的服务器或云端平台，设置访问权限（如项目负责人可读写，项目成员可读，外部人员需申请授权），定期进行数据备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地保存。

密级管理：

涉及商业秘密、核心技术或客户敏感信息的文档，需在封面标注“机密”字样，仅限项目核心成员查阅，借阅需经项目经理及部门负责人书面批准。

步骤5：借阅与更新管理

借阅流程：

员工因工作需要借阅文档时，填写《项目文档借阅申请表》，注明借阅人、部门、文档名称、用途、借阅期限（一般不超过5个工作日），经部门负责人审批后，文档管理员办理借阅手续；电子文档借阅通过系统提交申请，审批通过后在线查阅，禁止或转发（经批准的特殊用途除外）。

更新与版本控制：

项目文档如需修改，由原编制人填写《文档变更申请单》，说明变更内容及原因，经项目经理及部门负责人审批后，更新文档并重新分配版本号（如V1.0升级为V1.1），同时更新《项目文档存档登记表》中的版本信息和存档日期，旧版文档标注“作废”保留3个月后统一销毁。

步骤6：到期鉴定与处置

存档期限：

根据项目类型及法规要求设定存档期限（示例）：

常规项目（如市场活动）：项目结束后保存5年；

研发项目：产品生命周期结束后保存10年；

合同类文档：合同终止后保存15年。

到期鉴定：

存档期满前1个月，由文档管理员联合法务部*专员、部门负责人组成鉴定小组，对文档进行价值评估：仍有参考价值的办理延期保存手续，无保存价值的列出《销毁清单》，经部门负责人及分管领导批准后统一销毁。

销毁管理：

纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档进行彻底删除（低级格式化），销毁过程需2人以上监督，《销毁清单》存档备查。

三、项目文档存档登记表（模板）

项目基本信息

项目名称

项目编号

项目负责人

*经理

存档负责人

项目起止时间