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公司采购全流程管理规范和操作手册

前言

本手册旨在规范公司采购行为，优化采购流程，降低采购成本，确保采购物资与服务的质量，提高采购效率，防范采购风险，保障公司各项业务的顺利开展。本手册适用于公司所有部门及员工涉及的采购活动，自发布之日起执行。全体相关人员须认真学习并严格遵守。

第一章采购需求管理

1.1采购需求的提出

各需求部门根据实际业务发展、生产运营或项目建设需要，应提前规划并提出采购需求。需求提出应基于充分的市场调研和内部评估，避免盲目采购和资源浪费。

1.2采购需求的内容

采购需求单应清晰、准确、完整地包含以下信息：

*采购物品或服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准；

*预计数量、计量单位；

*期望交付时间、交付地点；

*预算金额（如有）及资金来源；

*需求部门联系人及联系方式；

*其他特殊要求（如售后服务、培训等）。

1.3采购需求的审批

需求部门负责人需对本部门提出的采购需求的真实性、必要性及合理性进行初步审核。审核通过后，按照公司规定的审批权限逐级上报审批。对于大额或重大采购项目，还需附上可行性分析报告或专项申请说明。未通过审批的采购需求，需返回需求部门重新梳理或取消。

第二章供应商管理

2.1供应商的寻源

采购部门（或指定人员）应根据采购需求的特性，通过多种渠道积极寻找潜在供应商。寻源渠道包括但不限于行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐、供应商自荐等。

2.2供应商的评估与准入

对潜在供应商，应进行全面的评估。评估内容通常包括：

*企业资质（营业执照、相关生产/经营许可证、认证证书等）；

*生产能力、供货能力及稳定性；

*产品质量或服务水平，及其保障体系；

*价格竞争力；

*财务状况及商业信誉；

*售后服务能力及响应速度；

*社会责任与合规性（如环保、劳动用工等）。

评估合格的供应商，方可纳入公司合格供应商名录进行管理。对于关键物料或长期合作的供应商，建议进行现场考察。

2.3供应商信息档案管理

应为每一位合格供应商建立详细的信息档案，记录其基本信息、资质文件、评估结果、合作历史、合同履行情况、奖惩记录等。供应商信息应定期更新，确保准确性和时效性。

2.4供应商的动态管理与绩效评估

建立供应商绩效评估机制，定期（如每季度或每半年）对供应商的表现进行综合评价。评估结果可作为后续合作、订单分配、供应商等级调整及淘汰的重要依据。对于表现优异的供应商，可考虑建立战略合作伙伴关系；对于问题供应商，应及时沟通改进，必要时暂停合作或从合格供应商名录中剔除。

第三章采购方式的选择与执行

3.1采购方式的分类

根据采购物品的特性、金额、市场竞争程度及公司相关规定，选择适宜的采购方式，主要包括：

*询价采购：向不少于三家合格供应商发出询价单，获取报价并进行比较，择优确定供应商。适用于金额不大、市场价格透明、规格标准统一的常规物品。

*比价采购：对多家供应商的报价、资质、服务等进行综合比较，选择最有利的供应商。比价过程应更注重综合因素。

*议价采购：与选定的供应商进行面对面或书面谈判，就价格、付款条件、交付周期等进行协商确定。适用于采购金额较大、或存在特殊技术要求、或市场竞争不充分的情况。

*招标采购：对于达到公司规定金额标准的重大采购项目，应采用招标方式（公开招标、邀请招标等），遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。具体执行按公司招标管理相关规定进行。

3.2采购方式的审批

采购部门应根据采购需求的金额、性质及公司制度，提出采购方式的建议，并按审批权限报请相关领导审批。

3.3采购执行过程

*询价/比价/议价：采购人员根据审批确定的采购方式，向合格供应商发出采购信息，明确采购需求细节、报价截止时间等。收到报价后，应整理报价信息，进行横向比较（价格、质量、服务、交货期等），必要时可进行二次询价或谈判。

*招标采购：严格按照招标流程执行，包括编制招标文件、发布招标公告/邀请、接收投标文件、组织开标、评标、定标等环节，并确保过程的合规性与记录的完整性。

*确定供应商：综合评估各方面因素后，确定最终供应商，并形成书面的采购决策依据。

第四章合同管理

4.1合同的起草与谈判

采购合同是明确供需双方权利义务的重要法律文件。合同应根据采购的具体情况（如金额、复杂度、风险等级）采用标准合同范本或专项拟定。合同主要条款应包括：标的（物品/服务名称、规格、数量）、价格、质量标准、交付时间与地点、验收标准、付款方式与期限、违约责任、不可抗力、争议解决方式等。合同条款需经过与供应商的充分谈判和确认。

4.2合同的审核与签订

合同文本拟定完成后，须按公司合同审批流程进行审核。审核部门通常包括采购部门、