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采购物品清单及规格说明书模板
适用范围与典型场景
模板使用流程详解
第一步：明确采购需求与需求部门确认
需求发起：由需求部门（如行政部、生产部、项目部）根据实际工作需要，梳理拟采购物品的名称、预估数量、用途及基本要求，填写《采购需求申请表》（可作为本模板的附件或前置单据）。
需求确认：需求部门负责人与使用人（如设备操作员、项目执行人）共同核对需求细节，保证采购物品的必要性及数量合理性，避免过度采购或遗漏关键物品。
第二步：收集物品规格与参数信息
技术参数梳理：针对采购物品，需向使用部门或技术人员确认核心规格参数，包括但不限于：
设备类：品牌型号、功率、电压、尺寸（长/宽/高）、重量、材质、接口类型、兼容性要求等；
物料类：规格型号、执行标准（如国标/行标）、材质成分、尺寸公差、包装要求、存储条件等；
办公类：品牌、型号、颜色、规格（如A4纸克重）、功能特性（如打印机打印分辨率）等。
供应商参考：若已有意向供应商，可提前收集供应商提供的产品说明书、技术手册，作为规格填写的依据；若无，需通过行业网站、专业平台查询通用规格参数。
第三步：填写采购物品清单及规格说明书模板
基础信息录入：填写采购项目名称、需求部门、申请人、联系方式、申请日期等基础信息，保证可追溯。
物品清单逐项填写：按照模板表格（见下文）逐项录入采购物品信息，保证每个物品的“规格型号”“技术参数”“质量要求”等字段填写完整，避免留空或模糊描述（如“类似产品”“通用规格”等需明确具体标准）。
备注补充：对特殊需求（如定制化要求、交货期、安装调试服务等）在“备注”栏详细说明，保证供应商理解并响应。
第四步：内部审核与流程审批
技术审核：由技术部门或专业人员对物品规格参数的准确性、适用性进行审核，保证采购物品满足使用需求（如生产设备需确认参数是否符合工艺标准）。
预算审核：财务部门根据物品单价、数量及市场行情，审核采购预算是否合理，超预算需说明原因并报批。
采购部门确认：采购部门审核清单的完整性、供应商信息合规性（如是否在合格供应商名录内），确认无误后提交至相关负责人（如*经理）审批。
第五步：提交采购与供应商对接
采购订单：审批通过后，采购部门根据清单内容向供应商下达采购订单，明确物品规格、数量、交付时间、付款方式等条款，保证订单信息与模板一致。
供应商沟通：针对清单中的特殊要求（如定制规格、质量验收标准），与供应商进行再次确认，避免后续执行出现歧义。
第六步：物品验收与清单更新
到货验收：物品送达后，由需求部门、采购部门、质检部门共同按照清单中的“规格型号”“技术参数”“质量要求”进行验收，重点核对实物与描述是否一致，数量是否准确，并填写《验收单》。
异常处理：若验收不合格（如规格不符、质量不达标），需及时联系供应商退换货，并在模板中备注异常情况及处理结果。
清单存档：验收通过后，将本模板与采购订单、验收单、发票（若有）等资料一并存档，作为采购凭证和后续追溯依据。
采购物品清单及规格说明书模板（表格）
采购项目名称
需求部门
申请人
联系方式
申请日期
年月日
预计交付日期
年月日
序号
物品名称
规格型号
单位
数量
用途说明
技术参数（分项列出）
质量要求/验收标准
供应商信息（名称/联系人/电话）
预算单价（元）
预算总价（元）
备注（如定制要求、交货期等）
1
示例：办公打印机
HPLaserJetProM404n
台
2
日常文件打印
打印速度：30页/分钟；分辨率：600×1200dpi；接口：USB/Ethernet；纸张尺寸：A4/A5/信封
需3C认证；打印清晰无卡纸；提供1年保修
科技公司/*经理/
3500
7000
需包含墨盒1套，安装调试服务
2
示例：生产零件
钢轴-Φ20×100mm
件
100
设备维修配件
材质：45#钢；表面处理：镀锌；公差：±0.05mm；抗拉强度≥600MPa
符合GB/T307.1-2015标准；无裂纹、毛刺
机械厂/*主管/1395678
25
2500
防潮包装，10日内交付
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
总预算金额（元）
审核人意见
（签字/日期）
填写与使用注意事项
信息准确性与完整性：
物品名称需使用规范通用名称（如“笔记本电脑”而非“本本”），避免使用别名或俗称；
规格型号、技术参数需具体量化（如“内存16GBDDR4”而非“内存大”），避免模糊表述；
数量需根据实际需求填写，注明最小起订量（如供应商要求最小起订50件，需按50填写）。
规格参数的合规性：
采购涉及国家强制标准的物品（如电器、建材等），需注明执行标准编号（如“GB4943.1-2011”），保证符合法规要求；
定制化物品需提供图纸、样品或详细技术协议，作为规格的补充说明。
供应商信息核实：
优先选
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