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采购成本控制与供应商管理标准化流程模板

第一章适用范围与核心目标

一、应用场景概述

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门，用于规范采购全流程中的成本控制与供应商管理行为。具体场景包括：生产物料采购、办公用品采购、服务外包采购、设备采购等常规采购项目，以及年度供应商框架协议签订、战略供应商合作评估等专项工作。通过标准化流程实现“降本增效、风险可控、合作共赢”的目标，解决采购过程中常见的成本超支、供应商资质不足、履约监管不到位等问题。

二、核心价值定位

成本可控：通过需求审核、比价议价、成本分析等环节，保证采购支出不超预算，实现年度成本降低目标；

供应商优化：建立供应商准入、评估、淘汰机制，筛选优质供应商，提升供应链稳定性；

流程规范：明确各环节职责分工，减少人为操作偏差，规避合规风险；

数据支撑：通过模板化记录积累采购数据，为后续成本分析、供应商选择提供决策依据。

第二章标准化操作流程

一、需求确认与计划阶段

目标：保证采购需求真实、合理，从源头控制成本浪费。

1.1需求提报

责任部门：业务部门（如生产部、行政部、项目组）

操作说明：

（1）业务部门根据实际需求填写《采购需求申请表》（见表1），注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、预计单价、预算金额、需求用途、紧急程度及交付时间；

（2）附上相关技术参数、图纸或市场调研报告（如为新物料/服务），保证需求描述清晰、无歧义；

（3）需求部门负责人对需求的合理性及预算准确性签字确认。

1.2需求审核与预算匹配

责任部门：采购部、财务部

操作说明：

（1）采购部收到需求后，1个工作日内审核需求的必要性（如是否存在替代方案、库存是否充足）；

（2）财务部同步审核预算金额是否符合公司年度预算及部门预算，若超预算，需求部门需提交《预算调整申请说明》；

（3）审核通过后，采购部在《采购需求申请表》上签字确认，进入寻源环节；若不通过，退回需求部门并说明理由。

二、供应商寻源与评估阶段

目标：筛选符合资质、价格合理、服务优质的供应商，建立合格供应商库。

2.1市场调研与供应商初选

责任部门：采购部

操作说明：

（1）通过行业平台、展会、同行推荐等渠道收集潜在供应商信息，至少初选3家以上候选供应商；

（2）对供应商进行初步资质筛查，包括：营业执照（经营范围是否匹配）、相关行业资质（如ISO9001认证、医疗器械生产许可证等）、生产/经营规模、市场口碑；

（3）剔除存在重大风险（如失信被执行人、行政处罚记录）的供应商，形成《供应商初选名单》。

2.2供应商资质审核与现场考察

责任部门：采购部、质检部、技术部（如需）

操作说明：

（1）要求候选供应商提供《供应商资质申报表》（见表2），附营业执照、资质证书、财务报表（近1年）、产品检测报告等证明材料；

（2）对关键物料/服务供应商，组织现场考察（由采购部牵头，质检部、技术部参与），重点核查：生产设备、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力、环保合规情况；

（3）现场考察后，填写《供应商现场考察评估表》，综合评分低于70分（满分100分）的供应商直接淘汰。

2.3商务谈判与样品测试

责任部门：采购部、需求部门、财务部

操作说明：

（1）采购部与剩余供应商进行商务谈判，内容包括：价格（单价、批量折扣、阶梯价）、付款方式（账期、预付款比例）、交货周期、运输方式、售后服务、违约责任等；

（2）对首次合作或技术复杂的物料/服务，需求部门需进行样品测试，填写《样品测试报告》，测试合格方可进入下一环节；

（3）谈判结果形成《采购报价对比表》（见表3），明确各供应商的性价比排名，推荐最优供应商（综合价格、质量、服务等因素）。

三、采购执行与成本控制阶段

目标：通过订单管理、交付跟踪、成本分析，保证采购成本不超目标，物料/服务按时交付。

3.1采购订单下达

责任部门：采购部

操作说明：

（1）根据谈判结果，拟定《采购订单》（见表4），明确：订单编号、供应商信息、物料/服务详情、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、验收标准、付款条款等；

（2）采购部经理*审核订单内容无误后，加盖公司公章发送给供应商，同步抄送财务部、需求部门；

（3）供应商确认订单后，双方签订正式采购合同（金额较大或长期合作项目）。

3.2交付跟踪与成本监控

责任部门：采购部、需求部门

操作说明：

（1）采购部在供应商生产/备货期间定期跟踪进度（如每周1次），保证按期交付；若延迟风险，要求供应商提供《交付延迟说明》及解决方案；

（2）物料/服务交付后，需求部门按《采购订单》及验收标准进行检验，填写《入库验收单》（见表5），合格物料入库，不合格物料则启动退货/换货流程；

（3）财务部根据实际验收数量、合同价格核算采购成本，对比预算分析差异，若成本超支5%以上，采购