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品牌宣传素材管理与更新模板

一、适用工作场景

多部门协作素材管理：当市场部、设计部、销售部等团队需共享、使用品牌素材时，可统一规范素材的提报、审核、存储及更新流程，避免信息孤岛或版本混乱。

高频更新素材场景：如新品上市、节日促销、品牌升级等节点，宣传素材需频繁迭代时，通过模板可保证更新过程有序、责任明确。

跨渠道素材适配：当素材需适配不同宣传渠道（官网、社交媒体、线下物料等）时，可记录各渠道的规格要求及版本差异，保证素材合规有效。

长期素材追溯：对品牌核心视觉元素（如LOGO、标准色、品牌标语等）的历史版本进行归档，便于后续审计或品牌溯源。

二、标准化操作流程

（一）素材需求提报

发起人：市场部/销售部/其他需求部门（如新品推广需设计宣传海报，由市场部*经理发起）。

操作内容：

填写《品牌宣传素材需求提报表》（详见“核心模板表格”），明确素材名称、类型、规格要求、使用场景、期望完成时间等关键信息。

如有参考素材或设计初稿，需作为附件一并提交（参考素材需标注“参考用途”，避免混淆）。

提交路径：通过企业内部协同系统（如OA/钉钉）提交至设计部负责人主管处，抄送市场部负责人总监。

（二）素材审核与确认

审核人：设计部负责人主管（审核素材技术可行性）、市场部负责人总监（审核素材内容与品牌调性一致性）。

审核要点：

技术维度：素材格式（如图片需JPG/PNG，视频需MP4）、分辨率（如社交媒体封面图需1080×1080px）、文件大小（如单张图片不超过5MB）是否符合要求。

内容维度：素材是否符合品牌VI规范（如LOGO使用标准色、字体统一）、有无违规内容（如虚假宣传、侵权素材）、是否贴合当前营销主题。

审核结果处理：

通过：设计部进入素材制作环节，需求部门同步收到“审核通过”通知。

不通过：审核人需在表格中注明修改意见，退回需求部门重新提报（如“LOGO颜色需调整为品牌标准蓝#0066CC”）。

（三）素材制作与入库

制作责任人：设计部设计师*专员根据审核通过的需求制作素材，制作完成后需自行检查：

素材内容与需求描述是否一致；

文件命名是否符合规范（格式：品牌名_素材类型_用途_版本号，如“品牌_海报_新品上市_V1.0”）；

是否保留源文件（如PSD/文件），便于后续修改。

入库登记：设计师协同IT部门将素材至企业指定服务器（如“品牌素材库/当前版本”文件夹），并在《素材审核与入库登记表》中填写素材编号、存储路径、入库日期等信息，同步更新素材库目录。

（四）素材更新触发

更新触发条件：

品牌升级（如LOGO迭代、VI手册更新）；

营销策略调整（如节日主题更换、活动信息更新）；

素材内容错误或合规问题（如产品参数描述错误）；

渠道适配需求（如抖音视频需调整为竖屏格式）。

更新发起人：由需求部门（如市场部）填写《素材更新申请单》，说明更新原因、需修改的具体内容及期望完成时间，提交至设计部。

（五）素材替换与通知

替换流程：

设计部根据更新申请修改素材，版本号升级（如V1.0→V1.1），原版本素材转移至“素材库/历史版本”文件夹；

更新后素材需重新审核（流程同“素材审核与确认”），审核通过后替换服务器中的原文件。

通知机制：

设计部通过企业内部系统向所有使用该素材的部门（如销售部、电商部）发送“素材更新通知”，明确更新时间、新版本号及主要变更内容；

对紧急更新（如活动信息错误），需通过电话/即时通讯工具同步提醒关键联系人，保证旧素材停止使用。

（六）素材效果跟踪与复盘

跟踪指标：市场部定期统计素材使用效果，包括：

线上渠道：素材曝光量、率、转化率（如海报引导至官网的访问量）；

线下渠道：物料使用反馈（如展会易拉宝的咨询量提升情况）。

复盘优化：每季度召开素材管理复盘会，由市场部总监、设计部主管、销售部*经理共同参与，分析素材使用效果，提出优化建议（如“节日海报的红色主题转化率较高，后续可延续此类设计风格”），并更新至素材管理规范中。

三、核心模板表格

表1：品牌宣传素材需求提报表

需求编号

需求部门

需求人

工号

素材名称

素材类型（图片/视频/文案等）

规格要求（尺寸/时长/格式等）

使用场景（新品/节日/品牌宣传等）

期望完成时间

需求描述（如风格参考、核心信息等）

附件（设计稿/参考素材）

需求部门负责人签字

提交日期

XR-202405001

市场部

*经理

M123

夏季新品主视觉

图片

3000×2000px，JPG，≤10MB

新品上市（6月）

2024-05-20

清新夏日风格，突出产品“清凉”特性，包含LOGO及活动口号

参考竞品海报风格图（附件1）

*总监

2024-05-10

表2：素材审核与入库登记表

素材编号

素材名称

素材类型

规格描述

文件大小

存储路径（服务器路径）

审核人

审核日期

审核结果（通过/不