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通用行政管理制度汇编

前言

为规范组织内部行政管理行为，提高工作效率，保障各项工作有序开展，特制定本制度汇编。本汇编涵盖办公管理、会议管理、档案管理、资产管理、保密管理、奖惩管理等核心模块，适用于各类企事业单位、社会团体及其他组织的日常行政管理场景，旨在为行政工作提供标准化操作指引。

一、总则

（一）目的

建立统一、规范的行政管理秩序，明确职责分工，优化资源配置，降低运营风险，促进组织高效运转。

（二）适用范围

本制度适用于组织内全体员工及涉及行政管理工作的相关部门，涵盖日常办公、会议组织、档案存储、资产使用、信息保密等全流程管理。

（三）基本原则

规范高效：流程清晰，权责明确，避免冗余环节；

严谨细致：注重细节管理，保证行政工作精准落地；

安全保密：严格遵守保密规定，防范信息泄露风险；

协同配合：加强部门间协作，形成管理合力。

二、办公管理规范

（一）办公区域管理

环境维护：员工需保持个人工位整洁，物品摆放有序；公共区域（会议室、走廊、茶水间等）由专人负责每日清洁，禁止堆放杂物。

秩序维护：工作时间保持安静，禁止大声喧哗、长时间接听私人电话；外来人员需在前台登记，由接待人员引导进入办公区域。

（二）办公用品管理

1.申购流程

步骤说明：

（1）需求提报：每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品申购表》（见表1），注明物品名称、规格、数量、预估用途，部门负责人签字确认。

（2）审核汇总：行政部于每月28日前汇总各部门申购需求，核对库存情况，编制《月度办公用品采购计划》，报分管领导审批。

（3）采购执行：审批通过后，行政部根据采购计划比价采购，优先选择定点供应商，保证质量与性价比。

（4）验收登记：物品到货后，行政部与申购部门共同验收，核对数量、规格无误后，填写《办公用品入库登记表》（见表2），入库备用。

（5）领用发放：员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》（见表3），注明领用人、物品名称、数量、领用日期，行政部定期核销库存。

2.管理要求

实行“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止私自外借或挪用办公用品；

办公用品仅限办公使用，不得用于私人用途；

低值易耗品（笔、纸等）按月定额发放，耐用品（计算器、文件夹等）以旧换新。

三、会议组织与记录规范

（一）会议分类

例会：部门周例会、月度工作会等，固定时间、地点召开；

专题会：针对特定事项（项目推进、问题整改等）召开的临时会议；

大型会议：年度总结会、培训会等，需提前策划方案。

（二）会议组织流程

步骤说明：

（1）议题收集：会议发起部门提前3个工作日收集会议议题，明确会议目标、议程、参会人员及预计时长，填写《会议申请表》（见表4）报行政部备案。

（2）通知发布：行政部提前1-2个工作日通过内部系统或书面形式发布会议通知，注明会议时间、地点、议程、参会人员及需准备的资料。

（3）会前准备：行政部负责会场布置（桌椅、投影、麦克风、饮用水等），资料打印分发；技术部门提前调试设备，保证正常运行。

（4）会议召开：参会人员需提前5分钟到场，遵守会议纪律，手机调至静音；主持人按议程主持会议，控制会议节奏，保证高效讨论。

（5）会后纪要：会议结束后2个工作日内，由指定人员（通常为会议发起部门经办人*）整理《会议纪要》（见表5），内容包括会议时间、地点、参会人员、讨论要点、决议事项、责任分工及完成时限，经部门负责人审核后分发至参会人员及相关部门。

（三）会议管理要求

会议需准时开始，严格控制时长，避免拖延；

参会人员需提前熟悉议题，积极发言，保证讨论聚焦；

会议决议事项需明确责任人和完成时限，行政部负责跟踪落实情况。

四、档案管理规范

（一）档案分类

文书档案：制度文件、会议纪要、工作计划、总结报告等；

合同档案：各类业务合同、协议、补充文件等；

人事档案：员工入职资料、劳动合同、考核记录等（由人力资源部专项管理）；

财务档案：费用报销单、预算表、财务报表等（由财务部专项管理）。

（二）档案归档流程

步骤说明：

（1）文件收集：各部门在事项办理完毕后3个工作日内，将相关文件整理齐全，保证内容完整、字迹清晰。

（2）分类整理：按照档案分类标准对文件进行分类、编号、编制页码，填写《档案归档目录》（见表6）。

（3）移交归档：每月末，各部门将整理好的档案移交至行政部，双方核对档案数量及目录无误后，在《档案移交清单》（见表7）上签字确认。

（4）保管存放：行政部将档案存入专用档案柜，标注档案类别及编号，采取防潮、防火、防虫、防盗措施；电子档案需定期备份，存储于专用服务器或加密移动硬盘。

（三）档案查阅与借阅

内部查阅：员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》（见表8），经部门负责人审批后，在行政部查阅，查阅时需爱护档案，不得涂改、抽取、损毁。

外部借阅：外部单位需查阅档案，需持单位