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采购申请与审批流程标准化操作指南（成本控制型）

一、适用范围与核心目标

本指南适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，涵盖生产物料、办公用品、固定资产、服务外包等采购场景。核心目标是规范采购流程、明确审批权限、强化成本管控，保证采购活动合规、高效、经济，实现“需求合理、预算可控、成本最优”的管理要求。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提报：明确采购必要性

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作步骤：

需求发起：需求部门根据工作计划、项目预算或实际运营需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货时间及成本控制建议（如优先选择性价比高的方案）。

需求初审：需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，重点核查采购内容是否与部门职能匹配、是否为必需支出（可替代方案是否更经济），审核通过后提交至采购部门。

关键控制点：避免“为采购而采购”，杜绝非必要、超范围需求；对重复性采购（如办公用品），需汇总批量需求，降低采购成本。

（二）预算核查：保证资金可控

责任主体：财务部门

操作步骤：

预算匹配：采购部门收到《采购需求申请表》后，提交财务部门进行预算核查。财务部门需核对采购项目是否纳入年度/季度预算、预算额度是否充足，以及预算科目使用是否准确。

预算处理：

预算充足：财务部门在《采购预算核查表》中签署“同意采购”意见，返回采购部门；

预算不足：需求部门需提交《预算调整申请表》，说明调整理由（如市场价格上涨、项目需求变更），经分管领导审批后，财务部门重新核定预算；

无预算：原则上不予采购，确因突发急需需求，需经总经理特批后，同步启动预算补报流程。

关键控制点：严格执行“无预算不采购、超预算不审批”原则，保证采购支出在预算可控范围内。

（三）申请编制：规范采购信息

责任主体：采购部门

操作步骤：

信息核实：采购部门与需求部门确认采购细节（如技术参数、质量标准、交货期），避免因信息偏差导致采购物品/服务不符合实际需求。

编制申请：根据核实后的信息，填写《采购申请单》，内容包括：供应商推荐（如有3家以上比价记录）、预估单价、总价、历史采购价格（参考）、成本控制措施（如选择集中采购、替代型号等）。

附件准备：附上《采购需求申请表》《采购预算核查表》、比价记录（金额≥5000元需提供）、技术规格书等支撑材料。

关键控制点：预估价格需有市场调研或历史数据支撑，避免虚高报价；对金额较大（如≥1万元）的采购，需提前进行供应商初步筛选。

（四）分级审批：明确权限责任

责任主体：部门负责人、采购部门、财务部门、分管领导、总经理

审批权限（示例）：

采购金额（元）

审批层级

＜5000

需求部门负责人+采购部门经理

5000-20000

需求部门负责人+采购部门经理+财务经理

20000-50000

需求部门负责人+采购部门经理+财务经理+分管副总

≥50000

需求部门负责人+采购部门经理+财务经理+分管副总+总经理

操作步骤：

逐级流转：《采购申请单》及相关附件按审批权限逐级提交，各审批人需在2个工作日内完成审核，重点核查：

需求合理性、预算匹配度；

采购方式合规性（如小额采购采用询价、大额采购采用招标）；

成本控制措施是否有效（如是否通过批量采购降低单价）。

审批意见：审批人需明确签署“同意”“驳回”或“补充说明”意见，驳回需注明理由（如预算不足、需求不必要），申请部门根据意见调整后重新提交。

关键控制点：严禁越权审批或化整为零规避审批；审批人需对审批结果承担相应责任。

（五）采购执行：落实成本控制

责任主体：采购部门、需求部门

操作步骤：

供应商确定：

金额＜5000元：可采用询价方式，从合格供应商库中选择2家以上比价，优先选择报价合理、服务可靠的供应商；

金额≥5000元：需组织招标或竞争性谈判，邀请3家以上供应商参与，综合评估价格、质量、交货期、售后服务等因素，确定最终供应商。

合同签订：与供应商签订《采购合同》，明确价格、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等条款，合同金额需与审批通过的《采购申请单》一致，严禁签订“阴阳合同”。

订单下达：根据合同《采购订单》，抄送需求部门和财务部门，作为后续验收、付款的依据。

关键控制点：优先选择长期合作供应商，利用规模效应降低成本；严格执行“货比三家”原则，保证采购价格公允。

（六）验收与付款：保障履约效果

责任主体：需求部门、采购部门、财务部门

操作步骤：

货物验收：

需求部门根据《采购订单》《技术规格书》对物品/服务进行验收，重点核对数量、质量、规格型号是否符合要求，验收合格后填写《采购验收单》；

对不合格品，需及时通知采购部门与供应商协商退换货或索赔，相关记录存档。

发票审核：供应商提供合规发票后，采购部门核对发票信息（名称、税号、金额、