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企业宣传材料与资料统一格式模板使用指南

一、核心应用场景与场景覆盖

对外宣传类：企业宣传册、产品手册、展会海报、招商PPT、官网文章、新媒体推文（公众号、微博等）；

对内沟通类：内部培训材料、企业文化手册、部门工作汇报PPT、员工活动通知；

商务合作类：合作方案PPT、项目介绍手册、答谢函、企业简介单页。

二、标准化操作流程与实施步骤

步骤1：需求沟通与目标明确

操作内容：明确宣传材料的核心目标（如品牌推广、产品介绍、活动通知）、受众群体（客户、合作伙伴、员工）、发布渠道（线上/线下、印刷/电子）及交付时间。

责任主体：需求发起部门（如市场部、销售部）与设计/文案部门对接人*经理共同确认。

输出成果：《宣传材料需求确认单》（含目标、受众、内容框架、视觉风格等）。

步骤2：模板选择与框架搭建

操作内容：根据需求场景选择对应模板（如“企业宣传册模板”“产品手册模板”），按模板表格要求搭建内容明确章节标题、核心信息模块（如企业简介、产品优势、服务案例、联系方式）。

责任主体：文案专员撰写内容设计专员确认视觉布局。

输出成果：内容框架初稿（含文字大纲、配图标注）。

步骤3：内容填充与素材整合

操作内容：

文字内容：按框架填充具体信息，保证语言简洁、符合品牌调性（如企业宣传材料需突出使命愿景，产品材料需强调功能参数）；

视觉素材：选用符合模板规范的图片（分辨率≥300DPI、格式为JPG/PNG）、图表（数据可视化清晰）、Logo（按品牌VI规范使用）；

信息核对：检查数据、日期、联系方式等关键信息准确性。

责任主体：文案专员负责文字，设计专员负责素材整合，需求部门负责人*审核内容准确性。

步骤4：多级审核与修改优化

操作内容：

一级审核：内容部门审核文字信息（如数据无误、无错别字）；

二级审核：品牌部门审核视觉规范（如Logo位置、配色、字体是否符合VI标准）；

三级审核：需求发起部门审核整体效果（是否符合目标、受众需求）。

责任主体：各级审核人需在《宣传材料审核表》签字确认，修改后重新提交审核。

步骤5：定稿归档与版本管理

操作内容：

定稿输出：按最终审核版本印刷文件（CMYK模式）或电子文件（RGB模式），命名格式为“【宣传类型】【主题】【版本号】_【日期】”（如“【企业宣传册】_2024年度品牌介绍_V1.0）；

归档管理：将定稿文件、需求单、审核表统一存入企业共享服务器指定文件夹，按“年度-宣传类型”分类，便于后续调用。

责任主体：设计专员负责文件输出，行政专员负责归档登记。

三、核心模板表格与结构设计

表1：宣传材料封面信息表

项目名称

填写示例

必填项

备注

宣传材料标题

《2024年度企业可持续发展报告》

是

需包含核心主题，简洁明了

副标题

绿色创新·责任同行·共筑未来

否

补充说明标题内容

企业Logo

按VI规范放置于封面左上角/居中

是

禁止拉伸变形

版本号

V1.0

是

首版为V1.0，修订后递增

制作部门

市场部

是

负责材料内容与设计

负责人

*经理

是

对材料最终质量负责

发布日期

2024年3月1日

是

需与内容日期一致

适用渠道

线上官网+线下印刷发放

是

明确发布形式

表2：宣传材料内容框架表

章节标题

核心内容要点

配图要求

文字规范

企业简介

发展历程、使命愿景、核心业务

企业总部/团队合影

字数≤300字，用第三人称

产品/服务优势

核心功能、创新点、客户价值

产品实物图/场景应用图

分点列举，每点≤50字

成功案例

典型客户项目、数据成果（如效率提升30%）

项目现场图/客户证言截图

案例需脱敏处理，隐去客户敏感信息

联系方式

官网、公众号、地址、客服电话（用“[客服]”代替）

企业二维码（官网/公众号）

电话需用统一话术，如“欢迎拨打[客服]咨询”

表3：视觉元素规范表

元素类型

规范要求

示例/备注

主色调

企业标准色（如蓝色#0066CC）

背景色、标题文字色

辅助色

浅灰（#F5F5F5）、白色

图文背景、分隔线

字体（中文）

思源黑体Bold/字号24-28pt；微软雅Light/字号14-16pt

全文统一，无艺术字体

字体（英文）

ArialBlack/字号18-24pt；Arial/字号12-14pt

中英文字体搭配协调

图片风格

高清、实景、无水印、无侵权风险

禁用网络随意图片

页边距

上下2.5cm，左右2cm

保证内容不溢出、留白美观

表4：宣传材料版本管理表

版本号

修改日期

修改人

修改内容说明

审核人

归档文件路径

V1.0

2024-03-01

*专员

初稿创建，完成基础内容框架

*主管

共享服务器/2024/企业宣传册/

V1.1

2024-03-05

*专员

优化产品优势描述，更新案例图片

*经理

共享服务器/2024/企业宣传册/

V