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跨部门协作项目沟通记录及反馈模板通用版
一、适用工作场景
本模板适用于多部门联合推进的项目中，需系统性记录沟通内容、明确责任分工、跟踪问题解决的各类场景，具体包括：
项目启动会：明确项目目标、范围、各部门职责及关键里程碑；
阶段进展同步会：定期复盘阶段性成果、识别风险、调整资源分配；
问题专项对接会：针对项目推进中出现的跨部门协作障碍、技术瓶颈等展开讨论；
阶段性复盘会：总结经验教训，优化后续协作流程；
临时需求沟通会：对突发需求或变更进行快速协商与决策。
二、标准化操作流程
（一）沟通前准备
明确沟通目标：根据项目阶段确定本次沟通需解决的核心问题（如明确任务分工、确认技术方案、协调资源等），避免目标发散。
确定参会人员：提前梳理涉及部门（如市场部、研发部、设计部、运营部等），保证各部门关键负责人（或接口人）参会，必要时邀请项目决策人列席。
准备会议材料：整理项目背景文档、当前进度表、待解决问题清单、相关数据报表等，提前1-2天发送给参会人员，保证各方提前知晓议题。
（二）沟通中记录
同步基础信息：记录会议基本信息，包括项目名称、沟通主题、时间、地点（或线上会议）、主持人、记录人、参会部门及人员（用“”代替姓名，如“市场部：经理”“研发部：*工”）。
聚焦议题讨论：按议题顺序逐项记录讨论要点，包括：
各部门对议题的观点陈述；
存在的分歧或争议点；
初步共识或备选方案。
明确决议与待办：对达成共识的事项，清晰记录决议内容；对未解决的问题或需跟进的任务，明确“待办事项”，包括：
具体任务描述（如“完成用户需求文档终稿”“协调测试资源支持”）；
责任部门/责任人（如“设计部：组长”“产品部：专员”）；
计划完成时限（精确到日期，如“2024年X月X日17:00前”）；
所需支持（如“需研发部提供技术接口文档”）。
（三）沟通后跟进
整理记录文档：会议结束后24小时内，根据会议记录整理成《跨部门项目沟通记录表》，保证内容准确、无遗漏，重点突出决议事项和待办任务。
分发与确认：将记录表发送至所有参会人员及项目相关方，要求各部门负责人在1个工作日内确认内容无误（如有异议，需反馈修改意见）。
跟踪任务进度：记录人每周更新待办任务进度，通过项目管理系统或定期同步会提醒责任人，对逾期未完成的任务及时预警并协调解决。
归档与复盘：项目结束后，将所有沟通记录表整理归档，作为项目复盘的依据，重点关注跨部门协作中的效率问题及优化点。
三、沟通记录及反馈模板
跨部门项目沟通记录表
项目基本信息
项目名称
沟通主题
（如：Q3产品迭代需求评审会、项目延期风险应对会）
沟通时间
年月日时分-时分
沟通地点/线上平台
（如：3号会议室/腾讯会议）
主持人
记录人
参会部门及人员
（示例：市场部-经理、研发部-主管、设计部-组长、运营部-专员）
议题及讨论内容
议题1：（如：产品功能优先级确认）
讨论要点：1.市场部提出“用户调研显示A功能需求优先级高于B功能，建议优先开发”；2.研发部反馈“A功能技术实现周期需2周，B功能仅需1周，若优先A可能导致项目延期3天”；3.设计部建议“可同步推进B功能UI设计，压缩研发等待时间”。决议：优先开发A功能，设计部同步启动B功能UI设计，研发部优化A功能技术方案，争取将延期压缩至1天内。待办事项：1.研发部：提交A功能优化技术方案，工负责，X月X日前完成；2.设计部：启动B功能UI初稿设计，组长负责，X月X日前完成。
议题2：（如：跨部门资源协调）
讨论要点：1.运营部提出“需2名测试人员支持上线前回归测试，当前测试组人手不足”；2.研发部反馈“可抽调1名测试人员支持，另1名需协调其他项目组”；3.主持人决议：向项目管理办公室申请临时协调1名测试资源，专员负责对接，X月X日前确认。待办事项：1.运营部：提交回归测试详细需求清单，专员负责，X月X日前完成；2.*专员：向PMO申请测试资源，X月X日前反馈结果。
议题3：（如：项目风险预警）
讨论要点：1.研发部提出“第三方接口对接存在不确定性，可能影响联调进度”；2.市场部建议“提前对接第三方供应商确认接口稳定性，同时准备备选方案”；决议：由研发部牵头，工负责对接第三方供应商，X月X日前反馈接口稳定性结果；市场部协助调研备选方案供应商。待办事项：1.研发部：对接第三方供应商，工负责，X月X日前提交反馈报告；2.市场部：调研备选方案供应商，*经理负责，X月X日前提供名单。
反馈与问题跟踪
序号
反馈/问题描述
责任部门/人
1
A功能优化技术方案需确认技术可行性
研发部-*工
2
回归测试需求清单未提交
运营部-*专员
3
第三方接口对接结果未反馈
研发部-*工
下一步行动计划
1.本次会议决议事项由记录人*专员汇总后，今日18:00
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