企业合同管理与审批流程.docVIP

一、适用业务场景

本工具模板适用于各类企业内部的合同全生命周期管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议等多种合同类型。具体场景包括：企业对外合作业务开展、供应商/客户协议签署、内部资源调配协议制定、知识产权保护协议管理等。通过标准化流程，可规范合同起草、审核、签署、履行及归档各环节，降低合同法律风险，提升审批效率，保证合同内容符合企业制度及法律法规要求。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同发起与起草

发起申请

业务部门根据合作需求，填写《合同审批申请表》（详见模板一），明确合同类型、对方主体信息、合作金额、核心条款摘要等基础信息，并附上合作背景说明（如项目立项批复、会议纪要等支撑材料）。

提交至部门负责人*进行初步审核，确认业务必要性及基础信息准确性后，流转至法务部。

合同起草

法务部或指定业务专员根据《合同审批申请表》及合作需求，选用企业标准合同模板（如无模板则参考行业通用范本），起草合同文本。

合同内容需包含：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作标的与数量、质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款、生效条件等核心要素。

起草完成后，发起人需自查合同条款的完整性、逻辑性及与企业制度的合规性，保证无重大遗漏或矛盾。

（二）合同审核与评审

部门审核

业务部门负责人*审核合同内容的业务可行性，如合作范围、资源匹配度、交付标准等是否符合部门工作目标，并签署审核意见。

涉及财务收支的，需同步提交财务部*审核，重点审核价款构成、支付节点、税费承担、发票类型等财务条款的合规性与合理性，评估资金风险。

法务审核

法务部*对合同文本进行法律风险审核，重点包括：

合同主体资格（对方是否为合法存续的企业，是否具备相应资质或许可）；

条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销风险）；

权利义务对等性（双方责任、违约责任是否明确且对等，是否存在单方义务过重情形）；

争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否明确、有效）。

法务部需出具书面审核意见，对存在风险的条款提出修改建议，发起人根据意见调整文本后重新提交审核。

专项评审（如需）

涉及技术合作的，由技术部*对技术标准、研发成果归属、知识产权条款进行评审；

涉及人力资源的，由人力资源部*对劳动合同期限、薪酬福利、竞业限制等条款进行合规性检查；

合同金额较大（如超过企业规定限额，例如人民币50万元）或涉及重大合作事项的，需组织跨部门评审会议，由分管领导*牵头，各相关部门共同参与讨论，确定最终合同文本。

（三）合同审批与签署

最终审批

审核通过的合同文本，根据企业授权审批权限表（如：金额10万元以下由部门负责人审批；10万-50万元由分管领导审批；50万元以上由总经理*审批），提交至相应审批人签署审批意见。

审批人需重点关注合同核心条款（如金额、履行期限、违约责任）是否符合企业利益，审批权限内的事项需在3个工作日内完成审批。

合同签署

审批通过后，由法务部或行政部*统一安排签署。

纸质合同签署需保证双方签字/盖章清晰、完整，法定代表人签字需附证件号码复印件，企业公章需为合同专用章或公章（不得使用财务章、部门章）；

电子合同签署需通过企业指定的第三方电子签约平台（如e签宝、法大大等），保证签署身份真实、合同内容不可篡改，并同步保存电子签约凭证。

（四）合同履行与归档

履行跟踪

业务部门为合同履行第一责任人，需建立《合同履行跟踪表》（详见模板三），定期记录合同履行进度（如交付节点、验收情况、付款状态等），对可能出现的延迟、违约等风险及时预警，并向分管领导*汇报。

对方违约时，业务部门需收集证据（如逾期交付证明、验收不合格报告等），及时与对方沟通协商，必要时由法务部*介入处理，通过催告、仲裁或诉讼等方式维护企业权益。

合同变更与解除

履行过程中需变更合同内容的（如标的、金额、履行期限等），由双方协商一致并签订《合同补充协议》，补充协议需履行原合同相同的审核审批流程；

因不可抗力或对方违约需解除合同的，业务部门需提交书面解除申请，说明解除原因及依据，经法务部审核、审批人批准后，向对方发出《合同解除通知书》，并协商处理后续事宜（如已付款项退还、损失赔偿等）。

合同归档

合同签署完成后，由行政部*或档案管理部门统一归档，归档材料包括：合同审批申请表、各环节审核意见、合同文本（含补充协议）、签署页、电子签约凭证、履行过程中的重要文件（如验收报告、付款凭证等）。

归档需按“一合同一档”原则，纸质合同装入档案袋并标注合同编号、名称、签署日期等，电子合同存储至企业指定服务器或云端档案系统，保证档案安全、可追溯，保存期限不少于合同终止后10年。

三、合同管理常用模板表格

模板一：合同审批申请表

申请部门

申请人