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办公文档归档与保管管理制度高效工作流程设计

一、适用情境与背景

本流程适用于企业各部门在日常运营、项目管理、合规审计等环节中产生的各类办公文档（包括纸质文档、电子文档、影像资料等）的标准化归档与保管工作。具体场景包括：

日常行政类文档（如通知、会议纪要、请示报告）的定期整理；

项目全周期文档（如立项书、合同过程文件、验收报告）的系统化管理；

财务、人事、法务等专业领域文档的合规性归档；

内部审计、外部检查所需文档的快速调取与追溯。

通过规范流程，实现文档“分类清晰、存放有序、调阅便捷、安全可控”，提升办公效率，降低信息丢失或泄露风险。

二、全流程操作指引

（一）文档分类与编码：标准化基础

操作主体：各部门文档专员*

操作内容：

制定分类标准：根据企业业务特点，参考《企业文件材料归档范围和文书档案保管规定》，将文档划分为一级类目（如“行政管理”“项目管理”“财务管理”“人力资源”等），二级类目（如“行政管理”下分“通知公告”“会议管理”“印章管理”等），三级类目（如“会议管理”下分“周例会”“专题会”等）。

赋予唯一编码：采用“一级类目代码（2位字母）+二级类目代码（2位数字）+年份（4位数字）+流水号（3位数字）”规则，例如“XZ-01-2024-001”表示“行政管理-通知公告-2024年-第1号文件”。电子文档需在文件名中体现编码，纸质文档需在右上角标注编码。

输出分类目录：编制《企业文档分类目录表》（见模板1），明确各级类目定义及编码规则，经部门负责人审核后报档案管理部门备案。

（二）文档收集与整理：源头把控

操作主体：文档形成人、部门文档专员*

操作内容：

实时收集：文档形成后24小时内，形成人需将文档（含电子版及纸质版原件）提交至部门文档专员*；项目类文档需在项目各阶段（立项、执行、验收）结束后3个工作日内完成收集。

初步整理：文档专员*核对文档完整性（如纸质文档需签字盖章齐全、电子文档需无病毒损坏），剔除重复或无效文件，按编码顺序排序，并填写《文档收集清单》（见模板2），注明“文档名称、编码、形成日期、页数、状态（完整/待补）”。

部门审核：部门负责人*每周末对《文档收集清单》进行抽查，保证重要文档无遗漏，审核后在清单签字确认。

（三）文档审核与移交：规范交接

操作主体：部门文档专员、档案管理员

操作内容：

归档前审核：文档专员*每月5日前整理上月已审核文档，重点检查：

分类编码是否符合标准；

内容是否完整、准确（如合同需核对双方签字盖章页、日期）；

纸质文档是否已按“左上角对齐”装订，电子文档是否已统一格式（如PDF、Word）。

移交档案室：审核通过后，文档专员于每月10日前将纸质文档（移交时需贴《文档归档标签》，标注编码、名称、移交日期）及电子文档（刻录成光盘或至档案管理系统）一并移交至档案管理员，双方共同核对《文档收集清单》，无误后在《文档归档登记表》（见模板3）签字确认。

（四）文档保管与维护：安全存储

操作主体：档案管理员、IT运维专员

操作内容：

纸质文档保管：

按编码顺序放入专用档案盒，标注“一级类目-二级类目-年份”，如“XZ-01-2024”；

存放于符合标准的档案柜（防火、防潮、防虫、防盗），温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

每月检查一次档案柜环境，记录《档案环境检查表》（含温湿度、柜体完好度、虫害情况等）。

电子文档保管：

存储于企业专用服务器或加密云盘，设置访问权限（仅授权人员可查阅/编辑）；

每日进行增量备份，每周进行全量备份，备份数据异地存储（如总部与分支机构互备）；

IT运维专员*每季度检查备份数据的可用性，填写《电子文档备份记录表》（含备份时间、存储路径、验证结果等）。

（五）文档借阅与使用：权限管控

操作主体：借阅人、档案管理员、部门负责人

操作内容：

提交申请：借阅人填写《文档借阅申请表》（见模板4），注明“文章样式、名称、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日）、用途（查阅/复印）”，经部门负责人审批后提交至档案管理员。

审核与登记：档案管理员核对借阅权限（如涉密文档需经总经理审批），确认无误后登记《文档借阅登记表》，发放纸质文档或开通电子文档临时访问权限。

使用与归还：借阅人仅可在指定区域（如档案室查阅室）查阅文档，不得涂改、抽取、增删；复印需经档案管理员监督，并在复印件上标注“复印件仅供用途，再次无效”；借阅到期后1个工作日内归还，档案管理员检查文档完整性，确认后注销借阅记录。

（六）文档到期处置：合规销毁

操作主体：档案管理员、审计专员、行政经理*

操作内容：

鉴定保管期限：档案管理员*每年末对照《文档分类目录表》，梳理到期文档（如“会议纪要”保管期限为3年、“合同”保管期限为10年），编制《到期文档清单》（见模板5）。

审批与销毁：审计专员对清单内容