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行政后勤管理日常事务清单模板

适用工作场景

事务处理流程指引

行政后勤日常事务需按“分类梳理—责任到人—流程执行—记录反馈”的逻辑闭环推进，以下按核心事务模块分步骤说明：

一、办公环境维护管理

核心目标：保障办公区域整洁、安全、舒适，营造高效工作氛围。

操作步骤：

每日巡检（8:00-9:00）：

保洁人员*对办公区（前台、会议室、工位、走廊、卫生间）进行基础清洁，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理、卫生间消毒；

行政专员*同步检查办公环境是否达标（如绿植状态、照明设施、空调出风口是否正常），记录问题点（如“3号会议室空调异响”“前台绿植叶片发黄”）。

问题处理（9:00-12:00）：

对巡检中发觉的环境问题，行政专员*按“紧急-一般”分类：

紧急问题（如水管漏水、电路故障）：立即联系维修人员*，30分钟内到场处理，同步通知相关部门人员临时规避；

一般问题（如设施损坏、绿植养护）：48小时内协调维修或外包服务，并在行政工作群同步进度。

闭环反馈（17:00前）：

保洁人员*确认当日清洁任务完成，提交《清洁工作记录表》（含清洁区域、时长、问题备注）；

行政专员*汇总问题处理情况，更新《环境维护台账》，对未完成事项标注跟进计划。

二、办公物资与资产管理

核心目标：保证物资供应充足、资产使用规范，避免浪费或流失。

操作步骤：

物资申领与发放（9:00-11:30）：

员工通过OA系统提交《办公用品申领单》（注明物品名称、数量、用途），部门主管审批后流转至行政专员；

行政专员*核对库存（如打印机、A4纸、笔、文件夹等），库存充足时当日发放，不足时启动采购流程（优先合作供应商，24小时内补充）。

库存盘点（每周五16:00-17:30）：

行政专员与仓库管理员共同对办公物资进行盘点，核对《库存台账》与实际数量，差异率超过5%时查找原因（如漏记、损坏），形成《盘点报告》并调整库存。

资产登记与巡检（每月末最后工作日）：

新增资产（如电脑、打印机、办公家具）需由使用部门填写《资产登记表》，行政专员*编号、贴标签、录入资产管理系统；

每月末对固定资产进行全面检查，核对资产状态（在用/闲置/维修）、存放位置，更新《资产台账》，闲置资产1周内协调调配。

三、会议与活动支持

核心目标：保障会议/活动顺利开展，提供全流程后勤保障。

操作步骤：

会前准备（会议前1-2天）：

接到会议需求后，行政专员*与申请人确认：会议主题、时间、地点、参会人数、设备需求（投影仪、麦克风、白板）、茶水/餐饮需求；

预订会议室（通过系统或人工协调，优先保障重要会议），提前1小时调试设备，检查桌椅、文具（笔、便签纸、议程）是否齐全。

会中服务（会议期间）：

人员签到（大型会议使用签到表，小型会议由行政专员*引导）；

茶水服务（提前10分钟准备茶水、咖啡、纸杯，每30分钟补充一次）；

应急处理（如设备故障，5分钟内启用备用设备或协调技术支持*）。

会后整理（会议结束后1小时内）：

行政专员*清理会议室（桌椅归位、垃圾清理、设备关闭），检查物品是否有遗漏；

收集会议资料（如需归档），同步《会议服务记录》至申请人确认。

四、访客接待与服务

核心目标：展现专业形象，提供便捷访客体验，保障办公秩序。

操作步骤：

访客预约（接待前1天）：

接待部门提前向行政专员提交《访客预约信息》（姓名、单位、事由、到访时间、陪同人员）；

行政专员*确认访客信息，发送《访客须知》（如办公区路线、WiFi密码、停车指引），必要时准备访客证。

接待执行（访客到访时）：

前台人员提前10分钟到岗，核对访客信息，引导至会议室或接待区，通知陪同人员；

提供茶水（如访客停留超过30分钟），主动询问需求（如是否需要打印、翻译等支持）。

离送与反馈（访客离开后）：

陪同人员送访客至电梯口，前台人员协助叫车；

行政专员1小时内收集接待反馈（如陪同人员填写《访客满意度表》），整理归档。

五、设施设备维护

核心目标：保证办公设施（水电、空调、网络、电梯等）正常运行，减少故障停机时间。

操作步骤：

日常巡检（每日10:00-11:00）：

维修人员*检查公共设施：

水电：查看配电箱有无异常、公共区域照明是否完好；

空调：检查主机运行参数、滤网清洁度（每月清洗一次）；

网络：测试公共区域WiFi信号强度；

电梯：检查运行平稳度、紧急呼叫按钮功能。

故障处理（发觉故障时）：

轻微故障（如插座接触不良、空调滤网堵塞）：2小时内修复；

严重故障（如电梯停运、大面积断网）：立即启动应急预案（通知物业或专业维修单位，同步在办公群发布临时通知），修复后提交《维修记录表》。

定期保养（每季度末）：

对重点设施（空调、消防系统、电梯）进行全面保养，联系第三方维保单位出具《保养报告》，行政专员*存档并跟踪问题整改。

六、档案与信息管理

核心目标