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会议纪要编写模板高效会议管理

一、适用工作场景

项目启动会：明确项目目标、分工节点及关键风险，同步各方预期；

周/月度例会：跟踪工作进展、协调跨部门资源、解决执行中的卡点；

问题复盘会：分析项目/工作中的失败原因，总结经验并制定改进措施；

跨部门协调会：对接多方需求，明确协作边界及责任分工，避免推诿；

阶段性总结会：回顾阶段成果，评估目标达成情况，规划下一步工作重点。

二、会议纪要编写全流程步骤

（一）会前准备：保证会议高效聚焦

明确会议核心目标

会前与主持人沟通，确认本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户投诉响应滞后问题”），避免会议主题发散。

确定参会人员并提前通知

列出必须参会的关键角色（决策人、执行人、相关方），提前2天发送会议通知，包含：会议时间、地点/、核心议题、需提前准备的材料（如数据报表、方案初稿）。

制定详细会议议程

按优先级排序议题，明确每个议题的讨论时长（如“议题1：需求评审（30分钟）”“议题2：资源协调（20分钟）”），并标注需输出成果（如“形成决议”“明确责任人”）。

准备会议记录工具

根据会议性质选择记录方式：常规会议可使用模板文档实时填写；复杂讨论可辅以录音（需提前告知参会人员），重点标注争议点、决策节点。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

聚焦核心议题，避免细节堆砌

优先记录与会议目标直接相关的内容，如“项目延期原因”“方案优缺点对比”，而非泛泛的讨论过程。例如针对“客户投诉响应滞后”议题，需记录：投诉量数据、当前响应流程卡点（如跨部门审批环节多）、各部门提出的解决方案。

区分“讨论过程”与“最终决策”

讨论要点：客观记录不同观点（如“认为需增加客服人手，建议优化系统自动分单功能”），避免主观评价；

决策事项：明确标注“决议：X”，例如“决议：自下周一起，客服投诉响应时效从48小时缩短至24小时，由*负责协调系统支持”。

记录行动项关键要素

每个行动项需包含：任务描述、负责人、协作人（如有）、截止时间。例如：“行动1：整理客户投诉TOP3问题清单，负责人：*，截止时间：X月X日17:00前”。

标注待确认信息

对会议中未明确的内容（如“需财务部确认预算”），实时标注“待确认：X”，会后及时跟进补充。

（三）会后整理：形成规范可执行的纪要

24小时内完成初稿

会后根据记录快速整理纪要，保证信息准确（核对时间、数据、责任人），语言简洁（避免口语化，用“决议”“行动项”等规范表述）。

按模板规范排版

使用标准模板（见下文“会议纪要标准模板表格”），保证结构清晰：会议基本信息→议程→讨论要点→决策事项→行动项→下一步计划→附件。

经主持人审核后分发

初稿完成后提交主持人确认，重点核对决策事项、行动项的准确性无误后，在1个工作日内分发给所有参会人员及相关方，并抄送需知晓的领导。

建立行动项跟踪机制

在项目管理工具（如飞书、钉钉）中同步行动项，设置截止日期提醒，定期（如每周例会）更新完成状态，保证“事事有跟进，件件有闭环”。

三、会议纪要标准模板表格

会议基本信息

会议名称

X项目周例会（2023年X月X日）

会议时间

2023年X月X日14:00-15:30

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（X）

主持人

*（项目经理）

记录人

*（项目助理）

参会人员

（产品经理）、（开发负责人）、（测试负责人）、（运营主管）

缺席人员

*（设计负责人，因出差已同步会议纪要）

会议议程

1.上周项目进度回顾（15分钟）2.当前问题讨论：需求变更影响（20分钟）3.下周计划安排（15分钟）

一、讨论要点

议题1：上周项目进度回顾

-：开发模块A已完成90%，剩余接口联调，预计X月X日完成；-：测试模块A用例覆盖率达85%，发觉3个bug，已修复2个，剩余1个高优先级bug待开发确认；-*：运营素材准备滞后，影响下周上线计划，原因是设计稿未通过审批。

议题2：需求变更影响

-争议点：客户临时增加“数据导出Excel”功能，开发评估需额外3天，可能导致延期；-：建议优先级排序，将此功能放入二期，保证核心功能按时上线；-：客户坚持本次上线需包含，需协调开发加班或砍减非核心功能。

二、决策事项

决议1

保持原定上线时间不变，“数据导出Excel”功能调整至二期开发，由*负责与客户沟通确认。

决议2

设计稿审批流程优化：设计负责人需在提交后24小时内完成初审，*负责跟进反馈，保证X月X日前输出最终版。

三、行动项

任务编号

任务描述

ACT-001

与客户沟通“数据导出Excel”功能延期至二期，确认客户接受方案

ACT-002

优化设计稿审批流程，制定《设计评审SOP》

ACT-003

完成模块A剩余接口联调，提交测试

ACT-004

跟进运营素材准备，保证X月X日前提交最终