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机关单位公文写作格式指导

公文作为机关单位履行职能、处理公务的重要载体，其格式的规范性直接关系到公文的质量、效力和严肃性。准确掌握公文写作格式，是每一位机关工作人员必备的基本素养。本文旨在结合实践经验，对机关单位常用公文的标准格式进行系统梳理与阐释，以期为提升公文规范化水平提供有益参考。

一、公文的基本构成要素

机关公文的格式要素是公文权威性和严肃性的具体体现，通常由版头、主体、版记三大部分构成，各部分包含特定要素，需严格按照《党政机关公文处理工作条例》及相关国家标准执行。

（一）版头部分

版头位于公文首页红色分隔线以上，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。份号、密级和保密期限、紧急程度并非所有公文都需标注，应根据公文实际情况确定。发文机关标志应使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，置于发文机关标志下空两行位置，居中排布，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。签发人用于上行文，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。

（二）主体部分

主体部分为公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分，是公文内容的核心承载，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

标题是公文的“眼睛”，应准确概括公文的主要内容并标明文种，一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，力求简明扼要。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

正文是公文的核心，是对公文内容的具体阐述。其结构一般包括开头、主体、结尾三部分。开头部分通常说明发文缘由、依据或目的；主体部分阐述具体事项、政策规定、工作要求等，应做到逻辑清晰、条理分明、内容准确；结尾部分根据文种不同，可采用“特此通知”“请遵照执行”“妥否，请批示”等规范用语。正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

附件说明是公文附件的顺序号和名称，如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）。

发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称，编排于成文日期之上，以成文日期为准居中排布。

成文日期是公文的生效日期，署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

印章是公文生效的标志。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（三）版记部分

版记位于公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上，包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。版记中的分隔线与版头部分的分隔线样式相同。

抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，编排于印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

印发机关和印发日期一般编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。

页码是公文页数顺序号，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

二、常用公文文种的格式特点

不同文种的公文在格式上虽有共性，但也存在细微差别，需准确把握。

（一）通知

通知是机关单位常用的下行文，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。其标题通常为“发文机关+事由+通知”。正文开头一般说明发文原因、依据或目的，主体部分明确通知事项和具体要求，结尾常用“特此通知”“请认真贯彻执行”等。批转、转发类通知，正文部分可简要表明态度和要求，附件为批转或转发的文件。

（二）报告

报告是上行文，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告不得夹带请示事项。其标题一般为“发文机关+事由+报告”。正文开头简明扼要说明报告的目的