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行政文件归档与资料管理标准化手册

一、手册适用范围与管理对象

本手册适用于[公司/单位名称]各部门（含分支机构、子公司）行政文件及资料的归档与管理工作，涵盖文件从形成、流转、整理到保管、利用、销毁的全生命周期管理。管理对象包括但不限于：上级单位来文、本单位发文、会议纪要、工作报告、规章制度、合同协议、审批材料、声像资料、电子档案等具有保存价值的行政文件资料。

二、管理职责分工

（一）行政部门统筹职责

行政部门作为行政文件归档与资料管理的牵头部门，负责制定归档管理制度、组织培训、执行，统筹档案库房建设、数字化设备配置及档案鉴定、销毁工作。

（二）文件形成部门职责

各部门为本部门文件归档的第一责任部门，指定专人（兼职档案管理员*）负责本部门文件的形成、收集、初步整理及向档案管理岗的移交工作，保证文件材料齐全、规范。

（三）档案管理岗职责

档案管理岗（由行政部门专职人员*担任）负责接收各部门移交的档案，审核归档质量，分类编目、登记入库，提供档案借阅服务，维护档案安全与完整，定期开展档案清点与保管状况检查。

三、行政文件全流程归档操作指引

（一）文件收集：保证应收尽收

收集范围

上级单位发来的需实施执行的文件（通知、批复、意见等）；

本单位形成的各类正式文件（发文、会议纪要、工作报告、请示等）；

部门间往来具有查考价值的函件、审批单、会议材料；

反映单位重大活动、重要事件的声像资料（照片、录音、录像）及电子文件；

经确认具有保存价值的其他资料（如合同、协议、规划方案等）。

收集要求

文件形成后3个工作日内，由兼职档案管理员*收集齐全，避免遗漏；

收集时检查文件是否为定稿（含正式签批手续），草稿、重复件无需归档（特殊注明除外）；

声像资料需标注拍摄时间、地点、事件、参与人员等文字说明，电子文件需为最终版本（非临时缓存文件）。

（二）文件分类：科学划分层级

采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类法，保证分类清晰、逻辑严谨。

一级分类：年度

按文件形成年度划分，如“2024年”“2023年”，跨年度文件归入办结年度。

二级分类：机构（问题）

按机构分类：适用于各部门形成的文件，如“综合管理部”“财务部”“业务部”；

按问题分类：适用于综合性文件或跨部门文件，如“行政管理”“人力资源管理”“项目建设”。

三级分类：保管期限

依据《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》划分为：

永久：反映单位主要职能和历史面貌的文件（如发展规划、年度总结、机构设置文件、重大合同等）；

长期（30年）：参考价值较高的文件（如规章制度、会议纪要、季度/年度工作报告等）；

短期（10年）：在一定时期内具有参考价值的文件（如一般性通知、临时性请示、统计报表等）。

（三）文件整理：规范整理细节

排序与组卷

按文件形成时间顺序或逻辑关系排序，如：批复在前、请示在后，正本在前、附件在后；

组卷时遵循“一事一卷”或“一会一卷”原则，避免文件混杂，卷内文件一般不超过200页。

编页与装订

纸质文件采用铅笔编写页码（正面编单号，背面编双号），空白页不编号；

使用棉线装订或不锈钢夹装订，避免使用金属订书钉，保证文件平整、不损毁。

填写卷内目录与备考表

卷内目录包含：文件题名、文号、责任者、日期、页号、备注等项（详见模板1）；

备考表注明卷内文件数量、缺损情况、整理人、检查人、日期等（详见模板2）。

（四）文件鉴定与归档移交

归档审核

兼职档案管理员整理完成后，提交部门负责人审核，重点检查文件完整性、分类准确性、保管期限划定是否合规；

审核通过后，填写《行政文件归档移交清单》（详见模板3），一式两份（部门留存一份、档案管理岗一份）。

移交与接收

每月25日前，各部门将审核后的档案及移交清单移交至档案管理岗；

档案管理岗核对档案数量、质量，核对无误后在移交清单上签字确认，双方各执一份备查。

四、档案保管与利用规范

（一）档案保管要求

库房管理

档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光等条件，温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%；

定期检查库房环境（每季度至少1次），配备消防器材（如灭火器、烟雾报警器），严禁存放易燃易爆物品。

档案存放

纸质档案装入无酸档案盒，按分类号顺序整齐存放于档案柜，标注清晰分类标签；

电子档案存储于专用服务器或移动硬盘，定期备份（至少3份），异地存放1份，防止数据丢失。

安全保密

涉密档案单独存放，由专人保管，借阅需经单位分管领导*批准；

档案管理人员严格遵守保密纪律，不得擅自复制、摘抄、传播涉密内容。

（二）档案借阅与使用流程

借阅申请

内部员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》（详见模板4），说明借阅事由、档案名称、借阅期限，经部门负责人*审批后提交档案管理岗；

借阅涉密档案需经分管领导*签字批准，借阅期限不超过3天；非涉密档案借阅期