会议策划与执行工作单.docVIP

适用情境

在企业运营、项目管理或跨部门协作中，无论是常规的周例会、月度总结会，还是重要的战略研讨会、客户对接会，均需通过系统化的流程保证会议目标明确、筹备周密、执行高效。本工作单适用于各类会议的全周期管理，帮助团队规范流程、明确分工，避免遗漏关键环节，提升会议质量与成果落地效率。

操作流程详解

一、会议筹备阶段：目标与分工先行

明确会议核心目标

根据业务需求确定会议主题（如“2024年Q3产品规划研讨会”），清晰界定会议需达成的具体成果（如“确定Q3产品核心功能优先级、制定研发排期”）。

遵循SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），避免目标模糊导致会议方向偏离。

梳理参会人员及职责

确定必需参会人员（决策层、执行层、相关部门负责人）及可选参会人员（支持人员、观察员）。

明确核心角色：主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（记录关键信息、形成纪要）、技术支持（负责设备调试、线上会议平台维护）、后勤保障（场地布置、物料准备）。

提前3-5天发送参会确认，未确认人员需由专人二次提醒。

制定详细会议议程

按逻辑顺序排列议题（如“背景回顾→议题讨论→决策确认→下一步行动”），每个议题明确讨论时长（总时长控制在1.5-2小时内为宜）。

预留缓冲时间（每环节10分钟），避免因某议题超时影响整体进度。

议程需提前2天分发至参会人员，附会议资料（如背景文档、数据报表），便于提前准备。

筹备会议物料与场地

物料清单：演示设备（投影仪、麦克风、翻页笔）、纸质材料（议程表、签到表、会议纪要模板）、茶歇（根据会议时长准备饮品和小食）、防疫物资（如需）。

场地确认：提前1天检查会议室容量、设备运行状况、网络稳定性；线上会议需测试平台功能（如腾讯会议、Zoom），保证参会人员能顺畅接入。

二、会议执行阶段：流程与细节把控

会前最后检查

会议开始前30分钟，工作人员到场调试设备、摆放物料、设置签到台；线上会议提前15分钟开启会议室，测试音视频效果。

会议开场与流程推进

主持人准时开场（可预留5分钟等待迟到人员），简要说明会议目标、议程及时间规则。

按议程逐项推进，重点议题引导参会人员聚焦核心问题，避免讨论发散；记录人实时记录关键观点、决策结果及待办事项（明确“谁做什么、何时完成”）。

遇争议议题时，主持人需及时引导（如“我们先记录各方观点，暂缓决策，会后补充数据再讨论”），避免陷入僵局。

突发情况应对

设备故障：立即启用备用设备（如备用投影仪、手机热点），同时由技术支持人员快速排查问题。

人员迟到：主持人可根据议程灵活调整非关键环节顺序，保证核心议题不受影响。

讨论超时：提前提醒剩余时间，如需延长需征得多数参会人员同意，并调整后续环节时长。

三、会议收尾与跟进：成果落地

会议总结与确认

会议结束前10分钟，主持人总结已达成共识的决策、待办事项及负责人，记录人同步宣读纪要初稿，保证信息准确无误。

参会人员对纪要内容无异议后，确认散会。

会后资料整理与分发

会议结束后24小时内，记录人完成纪要终稿（含会议目标、议程、关键讨论、决策结果、待办清单），经主持人审核后发送至所有参会人员及相关方。

整理会议资料（演示文稿、签到表、录音录像等），按部门归档规则分类存储，便于后续查阅。

待办事项跟踪

建立“会议待办跟踪表”，明确每项任务的负责人、截止时间及完成标准，由专人（如项目助理）每周跟进进度，并在下次会议前通报完成情况，保证成果落地。

工作单模板

会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：2024年Q3产品规划研讨会

会议时间

例：2024年6月15日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上（腾讯会议）

会议目标

确定Q3产品核心功能优先级，制定研发排期

主持人

*经理

记录人

*助理

必参会人员

总监、主管、研发部/市场部负责人

可参会人员

产品专员、测试工程师

筹备任务分工表

任务名称

负责人

协助人

截止时间

完成状态（□待完成/□进行中/□已完成）

备注

制定会议议程

*主管

*助理

6月13日

□已完成

附背景资料

准备演示物料

*专员

-

6月14日

□已完成

PPT终稿已审核

确认会议室及设备

*行政

技术支持

6月14日

□已完成

备用投影仪已准备

发送参会通知

*助理

-

6月12日

□已完成

确认到会率90%

会议流程安排表

时间段

环节名称

内容要点

负责人

所需物料

14:00-14:10

开场与议程说明

主持人介绍目标、议程，明确时间规则

*经理

议程表、签到表

14:10-14:50

Q3产品需求回顾

市场部汇报用户调研数据，明确核心需求

*主管

用户调研报告PPT

14:50-15:30

功能优先级讨论

研发部评估开发难度，共同确定优先级

总监、经理

功能清单、评估表

15:30-15:50

研发