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采购申请审批流程与成本估算工具指南

一、适用业务场景与对象

本工具适用于企业内部各类采购事项的规范化管理，涵盖日常办公用品采购、生产原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、维修等）等场景。使用对象包括需求部门申请人、部门负责人、财务审核人员、采购执行人员及管理层审批人员，旨在通过标准化流程保证采购合规性、成本可控性及审批效率。

二、采购申请审批全流程操作指南

（一）需求提出与确认

需求发起：需求部门根据实际工作需要（如部门办公耗材补充、项目材料采购等），由申请人*填写《采购需求说明》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途及期望交付时间，并附相关需求依据（如会议纪要、项目计划等）。

需求确认：部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，确认是否符合部门年度工作计划及预算范围，签字确认后进入下一步。

（二）成本估算与初步审核

成本估算：申请人*根据采购需求，参考历史采购数据、市场价格信息（至少询价2家供应商）或供应商报价，填写《成本估算明细表》，逐项列明物品/服务的单价、数量、预估总价，并注明成本构成（如采购价、运输费、安装费等）。

初步审核：需求部门负责人*对成本估算的准确性、合理性进行复核，重点关注是否存在虚高报价、重复采购等情况，审核通过后提交至财务部门。

（三）填写采购申请审批表

申请人*根据确认的需求和成本估算，填写《采购申请审批表》，需包含以下核心信息：

申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购物品/服务明细（名称、规格、数量、用途）；

预算金额（含分项成本）及资金来源；

期望交付时间及供应商推荐（如有）；

部门负责人审核意见。

（四）部门内部审批

需求部门负责人*对《采购申请审批表》进行最终审核，重点确认：

采购需求是否符合部门职能及工作目标；

是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；

预算金额是否在部门年度预算额度内。

审核通过后，签字并加盖部门公章，提交至财务部门。

（五）财务部门成本与预算审核

财务审核人员*收到材料后，在2个工作日内完成审核，重点核查：

成本估算与市场价格是否匹配（参考近期采购记录或第三方比价平台数据）；

预算金额是否符合公司财务制度（如是否超预算、预算科目是否正确）；

资金来源是否合规（如项目预算需对应立项文件）。

审核通过后，签署意见；若不通过，注明原因并退回需求部门重新调整。

（六）管理层审批

根据采购金额及事项重要性，划分审批层级：

小额采购（如金额≤5000元）：由采购部负责人*审批，确认采购计划合理性后签字；

中等金额采购（如5000元＜金额≤50000元）：由分管副总*审批，重点评估成本效益及必要性；

大额采购（如金额＞50000元）：需提交总经理*审批，必要时召开采购评审会议，综合评估供应商资质、成本控制及战略匹配度。

（七）审批结果反馈与归档

结果反馈：审批完成后，由采购部*将结果（通过/驳回）反馈至申请人。若通过，同步发送《采购任务通知书》；若驳回，说明原因并指导申请人调整后重新提交。

资料归档：所有审批材料（含需求说明、成本估算表、审批表、审核意见等）由采购部统一整理归档，保存期限不少于3年，以备审计或查询。

（八）采购执行与跟进

供应商选择：采购部*根据审批通过的采购需求，通过公开招标、询价比价或定向采购方式确定供应商，保证供应商资质合规（如营业执照、相关行业许可证等）。

合同签订与执行：与供应商签订采购合同，明确交付时间、质量标准、付款方式及违约责任；采购部跟进履约情况，保证物品/服务按时按质交付。

验收与付款：需求部门与财务部共同验收，确认无误后签署《验收单》，财务部根据合同约定及审批流程办理付款手续。

三、配套模板工具

表1：采购申请审批表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

采购物品/服务名称

规格型号

数量

用途

预算金额（元）

资金来源

期望交付时间

供应商推荐

部门负责人意见

签字：

日期：

财务审核意见

签字：

日期：

采购部意见

签字：

日期：

分管副总意见

签字：

日期：

总经理意见

签字：

日期：

表2：成本估算明细表

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

合计（元）

成本构成说明（如采购价、运费等）

供应商名称（询价来源）

1

2

…

…

…

…

…

…

…

…

…

预估总价

四、关键注意事项与风险规避

审批时效管理：各环节审批人需在收到材料后1-3个工作日内完成审核，紧急采购（如生产设备故障维修）可启动“绿色通道”，但需在事后补全书面审批手续。

成本估算准确性：采购物品需明确规格型号，避免“模糊描述”（如“一批办公用品”），成本估算需附询价记录或价格依据，防止虚报成本。

合规性要求：严禁拆分采购金额规避审批流程，严禁采购未经审批的物品或服务；涉及招标、固定资产采购的，需额外遵守相关法规要求。

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