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企业员工劳动合同与保险管理工具

适用工作场景

本工具适用于企业人力资源部门开展员工全生命周期中的劳动合同与保险管理工作，具体包括：新员工入职时劳动合同的签订与社保参保登记、在职期间劳动合同变更/续签与社保信息调整、员工离职时合同终止与社保停办等场景。通过标准化流程与模板，帮助企业规范用工管理，降低法律风险，保证员工社保权益及时落实。

操作流程详解

第一步：员工基础信息采集与核实

操作说明：

新员工入职前，通过《员工信息登记表》（见模板1）收集员工基本信息，包括姓名、证件号码号、户籍地址、联系方式、紧急联系人、学历、入职岗位、合同起始日期等，保证信息真实、完整。

核验员工证件号码、学历证书、离职证明等材料原件，留存复印件归档。对于外籍或港澳台员工，需额外核查工作许可、台港澳居民居住证等证件。

将员工信息录入企业人力资源管理系统（或Excel台账），建立员工档案基础数据。

第二步：劳动合同模板选择与定制

操作说明：

根据员工类型选择对应劳动合同模板：

固定期限劳动合同：适用于新入职员工，明确合同起止时间（如“自XXXX年XX月XX日起至XXXX年XX月XX日止”）；

无固定期限劳动合同：适用于连续工作满10年或符合法定条件的员工，合同期限填写“无固定期限”；

以完成一定工作任务为期限的劳动合同：适用于项目制员工，注明“以XX项目完工为终止条件”。

按模板要求填写核心条款：

工作内容与地点：明确岗位名称、工作职责（可参考《岗位说明书》）及工作城市；

工作时间与休息休假：根据企业规定填写“标准工时制/综合计算工时制/不定时工时制”，并注明年假、婚假等假期标准；

劳动报酬：约定基本工资、岗位工资、绩效工资结构及发放时间（如“每月XX日通过银行转账发放上月工资”）；

社会保险：明确“企业按国家规定为员工缴纳社会保险（养老、医疗、失业、工伤、生育保险）及住房公积金”。

特殊岗位需补充约定条款，如保密协议（涉及商业秘密）、服务期协议（涉及专项培训费用）等，作为合同附件。

第三步：合同条款审核与修订

操作说明：

由HR专员完成合同初稿后，提交部门负责人及法务（或外聘律师）审核，重点检查：

合同条款是否符合《劳动合同法》及地方性法规（如最低工资标准、加班工资计算基数等）；

岗位职责、薪酬标准是否与录用通知书一致；

双方权利义务是否对等，避免“霸王条款”（如“员工自愿放弃社保”等约定无效）。

根据审核意见修订合同，保证内容合法、表述清晰，无歧义条款。

第四步：合同签订与归档

操作说明：

组织员工签订合同：

提前3天将合同文本交员工审阅，解答疑问；

现场核对员工身份信息，由员工本人签字（不得代签），企业法定代表人或授权代表签字并加盖公章；

签订日期填写实际签署日，合同一式两份，企业与员工各执一份。

合同归档管理：

将合同原件、员工身份复印件、入职材料等统一存入员工档案袋，按部门、入职时间编号存放；

在人力资源系统中标记合同签订状态，设置合同到期提醒（如提前45天触发续签/终止流程）。

第五步：社保信息录入与申报

操作说明：

员工签订合同后，HR在社保系统中录入参保信息：

基本信息：姓名、证件号码号、参保地区（企业注册地或员工工作地）、参保类型（城镇职工/城乡居民）；

缴费基数：以员工首月应发工资为基础（不低于当地社保缴费基数下限，不高于上限），分别填写养老保险、医疗保险等险种的缴费基数；

比例与金额：按当地社保部门规定确认企业缴纳比例（如养老保险16%、医疗保险8%）及个人扣款比例（如养老保险8%、医疗保险2%）。

每月XX日前通过社保系统提交申报，核对缴费清单，保证企业及个人扣款金额准确，及时缴纳社保费用。

第六步：合同变更/续签与社保动态调整

操作说明：

合同变更：员工岗位、薪酬、工作地点等发生变化时，签订《劳动合同变更协议》（需注明变更事项及生效日期），同步更新社保缴费基数（如薪酬调整后次月起按新基数缴纳）。

合同续签：合同到期前45天，HR评估员工表现，续签的提前30天通知员工并协商新合同条款；不再续签的，提前30天书面通知员工或支付代通知金，办理社保停缴手续（停缴次月XX日前提交）。

员工离职：办理离职手续时，收回员工持有的合同原件，在系统中标记合同终止状态，社保停缴次月起，为员工办理社保关系转移手续（如员工需跨地区就业）。

核心模板与表格工具

模板1：员工信息登记表

序号

项目

内容

备注

1

姓名

*某三

与证件号码一致

2

证件号码号

110XXXXXXXXXXXXXXXXXX

核验原件

3

户籍地址

XX省XX市XX区XX街道

4

联系方式

XXXXXXXX

5

紧急联系人

*某四（父/母）

关系+电话

6

学历

本科

毕业院校+专业

7

入职岗位

市场专员

8

入职日期

2023-10-01

9

银行卡号

6222XXXXXXXX