行政后勤管理流程标准化手册.docVIP

行政后勤管理流程标准化手册

前言

为规范企业行政后勤管理工作，提升服务效率与质量，保证各项事务有序开展，特制定本手册。本手册涵盖行政后勤核心工作流程，适用于企业日常运营中的行政后勤管理场景，相关岗位人员需严格遵照执行，保证流程标准化、操作规范化。

第一章办公环境管理规范

一、场景说明

本流程适用于企业办公区域（含前台、会议室、办公区、公共区域等）的日常环境维护、设施检查及绿植养护管理，旨在营造整洁、有序、舒适的办公环境。

二、操作流程

步骤1：日常环境巡查

执行人：行政专员*

操作内容：

每日上午9:00前完成办公区域巡查，检查地面、桌面、门窗、照明等是否整洁完好；

检查公共区域（茶水间、卫生间、走廊）的卫生状况及物资（如纸巾、洗手液）是否充足；

检查绿植生长状态，及时枯萎、缺水植株进行处理。

输出结果：《办公环境巡查记录表》（见本章表1）。

步骤2：问题整改与反馈

执行人：行政专员、保洁人员

操作内容：

对巡查中发觉的问题（如地面污渍、设施损坏、物资短缺），分类记录并明确整改时限；

保洁人员负责卫生问题清理，设施损坏问题联系维修人员*处理；

整改完成后，行政专员*现场复核，确认问题解决。

步骤3：定期深度清洁

执行人：行政专员、保洁团队负责人

操作内容：

每周五下午组织办公区域深度清洁（包括键盘、鼠标、空调滤网等易忽略部位）；

每季度对公共区域进行一次全面消毒（如会议室、卫生间）；

清洁完成后，行政专员*拍照存档，保证清洁质量达标。

三、相关表单

表1办公环境巡查记录表

巡查日期

巡查区域

发觉问题

整改责任人

整改时限

完成情况

复核人

2023-10-01

前台

地面有污渍

保洁人员*

当日12:00

已完成

行政专员*

2023-10-01

会议室A

空调不制冷

维修人员*

当日17:00

已完成

行政专员*

四、关键提示

日常巡查需覆盖所有办公及公共区域，避免遗漏；

设施维修需优先保障办公区域正常使用，紧急问题（如断电、漏水）需2小时内响应；

绿植养护需根据季节调整浇水频率，避免病虫害影响环境。

第二章行政物资采购与管理流程

一、场景说明

本流程适用于企业日常办公物资（如文具、耗材、劳保用品等）、固定资产（如办公设备、家具）的采购、入库、领用及盘点管理，旨在规范物资流转，控制采购成本，保证物资合理使用。

二、操作流程

步骤1：需求提报与汇总

执行人：各部门需求提报人、行政专员

操作内容：

各部门每月25日前提交下月《物资需求申请表》（见本章表2），注明物品名称、规格、数量、用途及预算；

行政专员*汇总各部门需求，核对库存情况，编制《月度采购计划》。

步骤2：审批与供应商选择

执行人：行政专员、部门负责人、行政总监*

操作内容：

《月度采购计划》经部门负责人审核后，报行政总监审批；

审批通过后，行政专员*根据“质优价廉、服务稳定”原则选择供应商（至少比价2家），签订采购协议。

步骤3：采购执行与验收入库

执行人：行政专员、仓库管理员

操作内容：

行政专员*向供应商下达采购订单，明确交货时间、地点及质量要求；

物资送达后，仓库管理员与行政专员共同验收，核对数量、规格及质量，填写《物资入库单》（见本章表3）；

验收合格后，物资入库登记；不合格物资当场拒收，联系供应商退换货。

步骤4：领用与盘点

执行人：各部门领用人、仓库管理员、行政专员*

操作内容：

领用人填写《物资领用表》（见本章表4），经部门负责人签字后到仓库领取；

仓库管理员*发放物资并更新库存台账；

每月最后1个工作日，行政专员组织仓库管理员及各部门对接人进行库存盘点，编制《月度库存盘点表》，保证账实相符。

三、相关表单

表2物资需求申请表

申请部门

申请人

申请日期

物品名称

规格型号

单位

需求数量

用途

预算金额

市场部

张*

2023-09-25

A4打印纸

80g

包

20

日常办公

300.00

表3物资入库单

入库日期

供应商名称

物品名称

规格型号

单位

数量

单价

总金额

验收人

2023-10-01

办公

签字笔

0.5mm

支

50

2.00

100.00

仓库管理员、行政专员

表4物资领用表

领用日期

领用部门

领用人

物品名称

规格型号

单位

数量

用途

领取人签字

审批人

2023-10-02

市场部

李*

A4打印纸

80g

包

5

项目资料

李*

部门负责人*

四、关键提示

采购需严格执行预算，超预算需求需重新报批；

固定资产采购需额外填写《固定资产验收单》，粘贴资产标签，录入资产台账；

低值易耗品（如笔、本）按需领用，避免浪费；劳保用品（如口罩、手套）按标准发放，保障员工安全。

第三章会务管理流程

一、场景说明

本流程适用于公司内部会议（如周例会、项目评审会）、外部会议（如客户洽谈会、行业交流会）的筹备、组织及后续管