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企业行政事务管理与流程标准化手册
前言
本手册旨在规范企业行政事务管理流程，提升行政工作效率，保障各项行政工作有序开展。手册涵盖办公环境、会议组织、固定资产、印章证照、公文处理、差旅接待等核心模块，明确各环节责任主体、操作步骤及标准要求，为企业行政工作提供标准化指引。
一、办公环境与设施管理
事务适用范围
适用于企业总部及各分支机构的办公区域环境维护、办公设施（如空调、打印机、办公家具等）日常管理及故障报修处理。
标准化操作流程
1.办公环境日常维护
责任主体：行政专员、保洁人员
操作步骤：
（1）每日上班前30分钟，保洁人员对办公区域（前台、走廊、会议室、茶水间等）进行清洁，保证地面、桌面、门窗无杂物、污渍；
（2）行政专员每日9:00前检查办公区域环境，对清洁不到位的地方及时反馈保洁人员整改；
（3）每周五下午组织“办公环境大检查”，重点检查工位整洁度、文件归档情况、绿植养护状态，检查结果纳入部门月度考核。
2.办公设施故障报修
责任主体：员工、行政专员、维修人员
操作步骤：
（1）员工发觉办公设施故障后，通过企业OA系统“设施报修”模块填写报修单，注明故障设备名称、位置、故障现象及紧急程度（一般/紧急）；
（2）行政专员收到报修单后，1小时内响应：一般故障24小时内安排维修，紧急故障（如空调停运、网络中断）2小时内到场处理；
（3）维修完成后，员工在OA系统确认维修结果，行政专员每月汇总报修记录，分析高频故障点，推动设施维护优化。
配套工具表单
表1-1：办公环境巡检记录表
检查日期
检查区域
检查项目（整洁度/绿植/设备）
问题记录
整改责任人
完成时限
检查人
2023-10-01
3楼办公区
工位整洁度、茶水间卫生
3-5工位文件堆放杂乱
保洁人员
当日17:00
张*
表1-2：设施维修申请表
申请人
所属部门
联系方式
设备名称
故障位置
故障描述
紧急程度
报修时间
李*
市场部
5678
打印机
2楼会议室
卡纸、无法打印
一般
2023-10-0109:30
执行要点提示
保洁人员需统一着装、佩戴工牌，清洁作业时避免干扰员工正常办公；
办公设施维修前，行政专员需提前通知员工做好数据保存或物品整理；
每季度对办公区域进行消防设施检查，保证灭火器、应急通道符合安全规范。
二、会议组织与管理
事务适用范围
适用于企业内部各类会议（如周例会、月度总结会、项目研讨会、外部对接会）的筹备、召开、纪要及后续跟进。
标准化操作流程
1.会议筹备
责任主体：会议发起人、行政专员
操作步骤：
（1）会议发起人提前2个工作日通过OA系统提交《会议申请》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（投影仪、白板、饮用水等）；
（2）行政专员审核申请后，1小时内反馈：若会议室冲突，协调调整时间或更换备用会议室；若物料缺失，提前准备到位；
（3）会议召开前1天，行政专员通过OA系统发送会议通知，附上会议议程及预习材料（如有）。
2.会议召开与记录
责任主体：主持人、记录人、参会人员
操作步骤：
（1）参会人员提前5分钟入场，签到就座；主持人宣布会议纪律（如关闭手机静音、禁止无关讨论）；
（2）记录人使用《会议签到表》记录参会情况，根据会议议程逐项记录讨论要点、决议事项及责任分工、完成时限；
（3）会议结束前，主持人总结决议事项，记录人确认记录内容无误后，请主持人及参会人员签字确认。
3.会议纪要与跟进
责任主体：记录人、行政专员、责任人
操作步骤：
（1）会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经部门负责人审核后，通过OA系统分发至所有参会人员及相关部门；
（2）行政专员将会议纪要、签到表、会议照片等资料归档保存，期限不少于3年；
（3）责任部门根据会议纪要中的完成时限，定期在OA系统更新任务进展，行政专员每周跟踪决议事项落实情况。
配套工具表单
表2-1：会议申请表
发起部门
会议主题
时间
地点
参会人员
议程
所需物料
申请人
审批人
人力资源部
第三季度招聘计划会
2023-10-1014:00-16:00
1楼会议室
各部门负责人、招聘组
招聘需求汇总、渠道评估、计划确认
投影仪、签到表
王*
刘*
表2-2：会议纪要模板
会议主题：X会议
时间：2023年X月X日X:-X:
地点：X会议室
参会人员：张、李、王*（共X人）
缺席人员：赵*（请假，已提前提交申请）
记录人：钱*
一、会议议题及讨论要点
议题一：X
讨论要点：（1）X；（2）X。
议题二：X
讨论要点：（1）X；（2）X。
二、决议事项及责任分工
序号
决议事项
责任部门/人
完成时限
1
X
市场部-李*
2023-10-15
2
X
技术部-王*
2023-10-20
三、其他事项
（如无则填写“无”）
执行要点提示
会议
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