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供应链采购合同审核流程标准规范文档

一、适用范围与核心目标

本规范适用于企业内部各类供应链采购合同的审核管理，涵盖原材料采购、服务外包、设备购置等合同类型，旨在通过标准化审核流程，保证合同条款合规、风险可控、成本合理，保障企业与供应商的合法权益，提升采购管理效率。核心目标包括：规范合同审核动作、明确各环节责任边界、防范法律与财务风险、优化资源配置效率。

二、采购合同审核全流程操作指引

（一）合同发起与资料准备

责任部门：采购部

操作说明：

采购部根据采购需求（如《采购申请单》《供应商比价报告》），组织拟定合同初稿，保证合同内容与采购需求一致；

收集并整理审核所需附件资料，包括但不限于：供应商营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明、供应商资质证书（如行业准入许可、质量体系认证）、previous合作履约记录（如有）、技术规格说明书、价格构成明细表等；

填写《合同审核发起表》，注明合同编号、合同名称、供应商信息、合同金额、采购项目背景、预计签署日期等基本信息，连同合同初稿及附件一并提交至下一审核环节。

输出物：《合同审核发起表》、合同初稿、附件资料清单

时间要求：资料齐全后1个工作日内发起审核

（二）采购初审（需求与合规性核对）

责任部门：采购部（可协同需求部门）

操作说明：

审核合同初稿与采购需求的匹配度：检查标的物名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、交付地点等是否与《采购申请单》一致；

核对供应商基本信息：确认供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人等与营业执照一致，保证合同主体不存在法律禁止或限制情形（如被列入经营异常名录、严重违法失信企业名单）；

审核商务条款合理性：包括价格构成（是否含税、运费、安装费等）、付款方式（是否符合企业财务制度，如预付款比例、到货付款节点）、违约责任（对双方违约情形的约定是否对等）等；

对初审中发觉的不合理条款，标注修改意见并反馈至采购经办人，要求供应商调整后重新提交。

输出物：《采购合同初审意见表》（含修改意见标注）

时间要求：收到资料后2个工作日内完成

（三）法务合规审核

责任部门：法务部

操作说明：

审核合同法律条款的合法性与合规性：重点检查合同主体是否具备完全民事行为能力、合同内容是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规及行业监管要求；

审核权利义务对等性：确认双方权利义务约定是否明确、公平，避免出现“霸王条款”（如供应商单方面免责、企业承担过重违约责任）；

审核关键条款完整性：包括标的物所有权转移风险、质量验收标准与期限、售后服务承诺、知识产权归属、争议解决方式（建议约定由企业所在地法院管辖）、保密条款等；

对法律风险点提出修改建议，如“争议解决方式约定不明”“质量异议期过短”等，要求采购部与供应商协商调整。

输出物：《法务审核意见书》（含法律风险提示及修改建议）

时间要求：收到初审通过资料后3个工作日内完成

（四）财务条款审核

责任部门：财务部

操作说明：

审核合同财务数据的准确性与合理性：核对合同金额、价格构成（单价×数量）是否与采购预算一致，是否存在超预算情形；

审核付款方式与资金安全：检查付款节点设置是否符合企业资金流规划（如预付款是否提供履约担保、到货付款是否与验收流程挂钩），避免提前支付或资金占用；

审核发票与税费条款：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间（如交付后7个工作日内）、税费承担方（如“含税价包含增值税”），保证企业进项抵扣合规；

审核财务风险点：如大额合同是否需分期付款、供应商是否具备收款主体资格（避免合同方与收款方不一致）等。

输出物：《财务审核意见书》（含财务风险提示及修改建议）

时间要求：收到法务审核通过资料后2个工作日内完成

（五）业务部门确认（需求匹配性复核）

责任部门：需求部门（如生产部、市场部、工程部等）

操作说明：

审核合同技术条款与业务需求的匹配度：确认标的物的技术参数、功能指标、质量标准等是否满足实际使用需求（如生产用原材料需符合工艺标准，设备需满足产能要求）；

核对交付与验收细节：确认交付时间是否影响生产/项目进度，验收流程（如初检、复检、第三方检测）是否明确、可执行；

审核服务条款（如适用）：包括培训、质保期、售后响应时间（如“24小时内到场维修”）等是否满足业务场景需求；

对业务需求不匹配的条款提出调整意见，反馈至采购部与供应商沟通。

输出物：《业务需求确认函》（含技术与服务条款确认意见）

时间要求：收到财务审核通过资料后2个工作日内完成

（六）最终审批

责任部门：管理层（根据合同金额及重要性分级审批，如采购总监、分管副总、总经理）

操作说明：

审批人综合采购、法务、财务、业务部门的审核意见，对合同的整体合规性、风险可控性、成本效益进行最终决策；

对于大额合同（如金额超过万元）或重大采购项目（如核心设备、战略供